DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Envoi d'un e-mail depuis un événement

DEFINITION

VISUAL PLANNING permet l'envoi de courriers électroniques depuis un événement ou une sélection de plusieurs événements.

Selon la version, l'envoi d'e-mails peut s'effectuer :

  • Manuellement via un logiciel de messagerie (version ONE, ESSENTIAL ou ENTERPRISE),
  • Manuellement via un serveur SMTP (version ENTERPRISE uniquement),
  • Automatiquement via un serveur SMTP (version ENTERPRISE uniquement).

Ces e-mails utilisent des modèles pré-définis.

PREREQUIS

Prérequis techniques

Un logiciel de messagerie doit être installé sur le poste client qui va envoyer l'e-mail.

Cette fonctionnalité a été validée pour :

  • MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 et 2010

Serveur SMTP

Le serveur SMTP doit être accessible depuis le serveur VISUAL PLANNING.

c.f. Pré-requis techniques du serveur SMTP

Prérequis fonctionnels

Cette fonctionnalité ne possède aucun prérequis indispensable.

Cependant, pour une bonne utilisation, il est utile de créer :

Cette dernière permet de stocker la date, l'heure du dernier envoi de mail à partir de chaque ressource, le login de l'expéditeur ainsi que le nom du contexte de mail qui a été utilisé pour l'envoi.

DEFINITION DES ADMINISTRATEURS

Un administrateur de cette fonctionnalité est l'utilisateur qui va pouvoir paramétrer les modèles d'envoi d'e-mail.

Cet administrateur dépend de la version de VISUAL PLANNING :

En version ONE

La version ONE ne permet qu'à un seul utilisateur d'accéder à VISUAL PLANNING.

Cet utilisateur possède le droit de paramétrer les modèles d'envoi d'e-mail.

En version ESSENTIAL

En version ESSENTIAL, tous les utilisateurs peuvent paramétrer les modèles d'envoi d'e-mail.

En version ENTERPRISE

En version ENTERPRISE, l'administrateur de VISUAL PLANNING (utilisateur “admin”) peut toujours paramétrer les modèles d'envoi d'e-mail.

Il est possible de définir en supplément d'autres administrateurs de cette fonctionnalités, i.e. les utilisateurs qui vont pouvoir paramétrer les modèles d'envoi d'e-mail.

Pour ce faire, il faut aller dans ADMIN CENTER, puis cliquer sur le bouton Modules :

Puis dans la liste des modules, Cliquer droit sur Mail > Modifier.

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

Choisir alors parmi les utilisateurs ceux qui sont administrateurs de la fonctionnalité.

Il faut ensuite cliquer sur le bouton Valider.

PARAMETRAGE

Il est nécessaire de paramétrer au moins un modèle d'envoi d'e-mail.

Pour cela, aller dans le menu Paramètres > Bloc Configuration > VPMail.

Il est possible de définir autant de modèles d'e-mails que nécessaire.

La fenêtre d'édition s'ouvre, cliquer droit sur Modèles VPMail > Créer un modèle VPMail.

Le panneau de droite s'active alors :

Il convient alors de définir les caractéristiques du modèle qui se compose de :

Nom

Donner un nom au modèle.

Description

Donner une description facultative au modèle.

Historique

Il s'agit de la date, de l'heure de création et de la dernière modification du modèle, ainsi que du login de l'utilisateur qui a effectué ces actions.

Cette propriété se met à jour automatiquement.

Contenu

Il s'agit d'une zone de texte libre qui contient le corps du message.

Il est possible d’insérer dans ce texte une ou plusieurs entités du planning :

  • Attributs d'évènements (dont l'historique)
  • Les variables globales $USERNAME et $USERFULLNAME
  • Les variables de l'événement père, si c'est un envoi de mail à partir d'un événement fils.

Filtre d'événements

Définir le filtre d'événéments qui va déterminer la possibilité ou non d'utiliser le modèle pour envoyer par e-mail l'événement sélectionné (c.f. Utilisation).

Seuls les événements respectant ce filtre peuvent utiliser le modèle.

Marquer l'envoi

Si cette case est cochée, la date, l'heure et le login de l'utilisateur qui a envoyé l'événement par e-mail seront sauvegardés.

c.f. Utilisation ci-dessous.

Format HTML

Cette case, si elle est cochée, permet de générer le mail au format HTML.

Joindre les attachements

Si des rubriques de type Attachement existent, alors, il est possible de les joindre au mail en tant que pièces jointes.

Les rubriques de type Attachement qui seront associées au mail sont celles des dimensions de l'événement ou du formulaire de celui-ci.

Ouverture du mailer

Il faut cocher cette case pour voir apparaitre le mailer, intégré dans VISUAL PLANNING, avant l'envoi du mail. Dans le cas d'une sélection multiple d'évènements, un mailer s'ouvre pour chaque évènement sélectionné.

Destinataires

Choisir la ou les rubriques de type texte ou multi-lignes qui contiennent l'adresse e-mail du destinataire.

Ces rubriques peuvent contenir plusieurs adresses séparées par un point-virgule.
Dans le cas d'une rubrique de type multi-lignes, si les adresses mails sont séparées par des retours à la ligne, ils seront remplacés par des ”;”.

Objet

Il s'agit d'une zone de texte libre qui contient l'objet du message.

Il est possible d’insérer dans ce texte une ou plusieurs entités du planning :

  • Rubriques de dimension et/ou formulaire
  • Valeurs de l'évènement sélectionné
  • Postes de valorisation
  • Les variables globales $USERNAME et $USERFULLNAME
  • Les variables de l'événement père, si c'est un envoi de mail à partir d'un événement fils.

Activé

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi d'e-mails automatique.

c.f. Envoi automatique d'e-mails

Emetteur en copie caché

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi d'e-mails automatique.

c.f. Envoi automatique d'e-mails

Adresse e-mail de l'émetteur

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi d'e-mails automatique.

c.f. Envoi automatique d'e-mails

Déclencheurs

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi d'e-mails automatique.

c.f. Envoi automatique d'e-mails

UTILISATION

Pour envoyer un e-mail, Cliquer droit sur un ou plusieurs événements > Envoyer un mail.

Choix du modèle

Il existe plusieurs possibilités :

  • Si aucun modèle ne correspond à l'événement qui doit être envoyé, alors rien ne se produit et l'e-mail n'est pas envoyé.
  • Si un seul modèle correspond à l'événement qui doit être envoyé, alors l'envoi du mail débute.
  • Si plusieurs modèles de mails correspondent à l'événement qui doit être envoyé, alors la fenêtre suivante apparaît :

Sélectionner le modèle à utiliser pour envoyer l'événement par e-mail, puis de cliquer sur Valider. L'envoi du mail début alors.

Envoi de l'e-mail

Deux cas sont alors possibles selon l'utilisation ou non d'un serveur SMTP :

  • Si le serveur SMTP n'est pas parametré, c'est un logiciel de messagerie qui permet l'envoi de l'e-mail. C'est le cas en version ONE, ESSENTIAL ou encore ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré).
  • Si le serveur SMTP est parametré, c'est le serveur SMTP qui envoie l'e-mail. Cela ne fonctionne qu'en version ENTERPRISE à condition que le serveur SMTP soit paramétré.

Cas du logiciel de messagerie

Dans les versions ONE, ESSENTIAL et ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré), à chaque envoi de mail, la fenêtre de l'outil de messagerie s'ouvre afin de :

  • Remplir ou modifier les différents champs de l'e-mail (objet, corps de l'e-mail, etc),
  • Valider l'envoi.

Exemple de logiciel de messagerie :

Cas du serveur SMTP

En version ENTERPRISE, si le serveur SMTP est paramétré, le mail est envoyé directement depuis VISUAL PLANNING, sans ouvrir un logiciel de messagerie.

Si l'option Ouverture du mailer est cochée, alors la fenêtre suivante apparaît avant l'envoi du mail :

L'adresse mail de l'expéditeur est :

  • Soit celle de l'utilisateur définie dans ADMIN CENTER si l'expédition est manuelle,
  • Soit celle définie dans le contexte du mail si l'expédition est automatique.

c.f. Envoi automatique d'e-mails

Envoi impossible

Des messages d'erreurs apparaissent lorsque le mail ne peut pas être envoyé :

Marquage de l'événement

Dans le cas où le modèle de mail utilise la fonctionnalité de marquage d'envoi, l'historique ainsi que le nom du contexte de mail sont stockés dans l'événement envoyé :

  • dans une rubrique de formulaire nommée VPMAIL, si elle existe. (cf. prérequis fonctionnels ci-dessus)
  • dans la note de l'événement, si cette rubrique n'existe pas.
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