DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Envoi d'un e-mail vide à rédiger

DEFINITION

VISUAL PLANNING permet l'envoi de courriers électroniques depuis une ressource du planning.

L’adresse du destinataire peut être définie dans le planning par le contenu d’une rubrique, ou bien saisie par l’utilisateur au moment de l’envoi.

L’objet du courrier, ainsi qu’un message texte peuvent être saisis. Enfin, des documents additionnels peuvent être joints au courrier.

PREREQUIS

Pré-requis techniques

Un logiciel de messagerie doit être installé sur le poste client qui va envoyer l'e-mail.

Cette fonctionnalité a été validé pour :

  • MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 et 2010

Pré-requis fonctionnels

Cette fonctionnalité ne possède aucun prérequis indispensable.

Cependant, pour une bonne utilisation, il est utile de créer pour chaque dimension qui utilisent l'envoi d'e-mails :

  • Une ou plusieurs rubriques de type texte qui contiennent la ou les adresses e-mails des destinataires de l'envoi.

Cette dernière permet de stocker la date, l'heure du dernier envoi de mail à partir de chaque ressource ainsi que le login de l'expéditeur

PARAMETRAGE

Cette fonctionnalité ne nécessite pas de paramétrage.

UTILISATION

Cette fonctionnalité s’exécute à partir d'un Clic droit sur une ressource > Envoyer > un mail

Si une ou plusieurs rubriques de la ressource contiennent une ou plusieurs adresses e-mails, celles-ci sont intégrées directement comme les adresses destinataires de l'e-mail.

Le reste de la définition de l'e-mail ainsi que son envoi effectif dépendent intégralement de l'outil de messagerie.

En l'occurrence, l'outil de messagerie s'ouvre afin de :

  • Remplir ou modifier les différents champs de l'e-mail (objet, corps de l'e-mail, etc),
  • Valider l'envoi.

Exemple de fenêtre d'envoi de mail d'un outil de messagerie:

Cas du serveur SMTP

En version ENTERPRISE, si le serveur SMTP est paramétré,en cas d'envoi de mail à partir d'une ressource, un mailer VISUAL PLANNING s'ouvre automatiquement à la place du logiciel de messagerie.

L'adresse mail de l'expéditeur est celle de l'utilisateur définie dans ADMIN CENTER.

c.f. Envoi d'un e-mail par serveur SMTP

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