DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Envoi d'une impression de ressource par e-mail

DEFINITION

VISUAL PLANNING permet l'envoi de courrier électronique depuis une ressource du planning avec, en pièce jointe au format *.PDF, l'impression de la ressource.

L’adresse du destinataire peut être définie dans le planning par le contenu d’une rubrique.

L'administrateur du planning peut choisir le mode d'envoi de l'e-mail :

  • soit par un logiciel de messagerie,
  • soit par un serveur SMTP.

PREREQUIS

Prérequis techniques

Un logiciel de messagerie doit être installé sur le poste client qui va envoyer l'e-mail.

Cette fonctionnalité a été validé pour :

  • MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 et 2010

Serveur SMTP

Le serveur SMTP doit être accessible depuis le serveur VISUAL PLANNING.

c.f. Pré-requis techniques du serveur SMTP

Pré-requis fonctionnels

Dans tous les cas et pour une bonne utilisation, il est conseillé de créer pour chaque dimension qui utilise l'envoi d'e-mails :

  • Une ou plusieurs rubriques de type texte qui contiennent la ou les adresses e-mails des destinataires de l'envoi.

Cette dernière permet de stocker la date, l'heure du dernier envoi de mail à partir de chaque ressource ainsi que le login de l'expéditeur.

Serveur SMTP

Dans ce cas, il est nécessaire de définir l'adresse e-mail de l'utilisateur expéditeur.

Pour ce faire, aller dans ADMIN CENTER, puis dans la section Utilisateurs, effectuer un Clic droit sur l'utilisateur > Modifier.

Puis dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir l'Adresse e-mail de l’utilisateur et enfin Valider.

c.f. Serveur SMTP

PARAMETRAGE

Cette fonctionnalité utilise le paramétrage effectué pour l'impression d'une ressource.

Ce paramétrage est sauvegardé dans l'affichage favori lors de son enregistrement. Il peut aussi être modifié à chaque utilisation (c.f. ci-dessous)

Serveur SMTP

Dans le cas d'un envoi par serveur SMTP, il nécessaire de paramétrer celui-ci.

c.f. Paramétrage du serveur SMTP

UTILISATION

Cette fonctionnalité permet d’envoyer un courrier électronique avec une pièce jointe : un fichier au format *.PDF contenant l'impression de la ressource sélectionnée.

Dans le cas d'une sélection multiple de ressources, un seul fichier au format *.PDF sera envoyé à toutes les ressources sélectionnées. Le fichier contiendra l'impression des ressources sélectionnées, une ressource par page.

Pour utiliser ce type d'envoi, il suffit de faire un Clic droit sur une ressource > Envoyer > PDF par mail

La fenêtre de configuration d'impression apparait :

Les paramètres d'impression sont, par défaut, ceux qui sont sauvegardés dans l'affichage favori.

Il est possible de modifier ces paramètres d’impression si nécessaire, (c.f. Impression d'une ressource)

Cliquer ensuite sur le bouton Valider.

Deux cas sont alors possibles selon l'utilisation ou non d'un serveur SMTP :

  • Soit c'est un logiciel de messagerie qui permet l'envoi de l'e-mail. C'est le cas en version ONE, ESSENTIAL ou encore ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré),
  • Soit un serveur SMTP envoie l'e-mail. Cela ne fonctionne qu'en version ENTERPRISE à condition que le serveur SMTP soit paramétré.

Cas du logiciel de messagerie

Dans les versions ONE, ESSENTIAL et ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré), à chaque envoi de mail, la fenêtre de l'outil de messagerie s'ouvre afin de :

  • Remplir ou modifier les différents champs de l'e-mail (objet, corps de l'e-mail, etc),
  • Valider l'envoi.

Exemple de fenêtre d'envoi de mail d'un outil de messagerie :

Cas du serveur SMTP

En version ENTERPRISE, si le serveur SMTP est paramétré,en cas d'envoi de mail à partir d'une ressouve, un mailer VISUAL PLANNING s'ouvre automatiquement à la place du logiciel de messagerie.

L'adresse mail de l'expéditeur est celle de l'utilisateur définie dans ADMIN CENTER.

c.f. Envoi d'un e-mail par serveur SMTP

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