DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Gestion des groupes

DEFINITION

Un Groupe d’utilisateurs contient l’ensemble des utilisateurs ayant les mêmes droits d’accès à un planning particulier.

Il est identifié par :

  • son nom,
  • une description facultative,
  • et une liste des utilisateurs.

Pour être utilisés, les groupes doivent être affectés à un planning.

Admin Center permet de créer, modifier, supprimer des groupes, de leur affecter des utilisateurs et de les associer à des plannings.

Cela ne fonctionne qu'avec VISUAL PLANNING ENTERPRISE.

ADMINISTRATION

Acteurs de la gestion des groupes

La gestion des groupes est ouverte à l’administrateur central et aux administrateurs locaux.

Lorsqu’un administrateur local ouvre ADMIN CENTER et clique sur le bouton “Groupes”, il voit s’afficher la liste des groupes affectés au(x) planning(s) dont il est chargé.

Il peut créer de nouveaux groupes, leur affecter des utilisateurs et les affecter à un ou plusieurs plannings dont il est administrateur.

Visualisation des groupes

Les groupes sont visibles dans l'Admin Center en cliquant sur le bouton Groupes :

La liste des groupes apparaît alors :

Création d’un groupe

Dans l'ADMIN CENTER, la création d'un groupe est accessible en cliquant sur le bouton Groupes :

Cliquer droit sur un groupe > Ajouter un groupe,

La fenêtre suivante apparaît :

Préciser alors les caractéristiques du groupe puis cliquer sur le bouton Valider.

Cela est aussi accessible par un autre point d'entrée : Toolbar > Ajouter un groupe .

Il est possible de créer de groupes consécutivement. Pour cela, cliquer sur le bouton Appliquer.

Les caractéristiques d'un groupe sont les suivantes :

Nom

Saisir le nom du groupe dans ce champ. Il doit être unique parmi l’ensemble des groupes existants. Si le nom sélectionné est déjà utilisé, un message vous en informe.

Description

Saisir un commentaire (facultatif), qui apparaîtra sur la liste des groupes existants.

Utilisateurs

Il s'agit de visualiser et/ou de modifier la ou les utilisateurs qui appartiennent au groupe.

Cliquer droit sur le bouton de droite.

La fenêtre de sélection des utilisateurs apparaît :

Dans cette fenêtre, il suffit de faire glisser les utilisateurs de gauche à droite via les flèches :

Il est aussi possible de voir le ou les groupes d'appartenance d'un utilisateur grâce à la Gestion des utilisateurs.

Les groupes sont visibles également dans la liste des plannings. Si le planning possède un grand nombre de groupes, les noms des groupes sont visibles dans l'infobulle.

Envoyer un mail

Attention : Cette option est accessible uniquement si le serveur SMTP a été correctement configuré.

En cliquant droit sur le nom d'un groupe, le menu contextuel apparait:

L'option permet d'envoyer depuis l'Admin Center, un mail aux utilisateurs du groupe. La fenêtre du mailer s'ouvre alors, ayant comme destinataires l'ensemble des utilisateurs.

Modification d’un groupe

Dans l'ADMIN CENTER, pour modifier un groupe, cliquer sur le bouton Groupe ,

puis cliquer droit sur le groupe > Modifier (ou double-clic sur le groupe). (c.f. Création d'un groupe).

Il n'est pas possible d'annuler la modification d'un groupe.

Suppression d’un groupe

Dans l'ADMIN CENTER, pour supprimer un groupe, cliquer sur le bouton Groupes ,

puis cliquer droit sur le groupe > Supprimer.

Il n'est pas possible d'annuler la suppression d'un groupe.

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