DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Gestion des plannings de VP ENTERPRISE

DEFINITION

Dans VISUAL PLANNING ENTERPRISE, la gestion des plannings se fait directement depuis l'Admin Center.

Il est possible de manipuler ces plannings :

  • d'en créer,
  • d'en importer,
  • d'en restaurer,
  • d'en exporter,
  • d'en supprimer.

ADMINISTRATION

Visualisation des plannings

Dans l'ADMIN CENTER, la visualisation des plannings est accessible en cliquant sur le bouton Plannings :

La liste des plannings apparaît alors :

Création d'un planning

Seul l'administrateur global de VISUAL PLANNING peut créer un nouveau planning.

c.f. Créer un nouveau planning

Modification d'un planning

La modification d'un planning concerne généralement le paramétrage de celui-ci.

Dans l'ADMIN CENTER, la modification d'un planning concerne :

  • l'affectation des utilisateurs,
  • et des administrateurs du planning.

Cette affectation est accessible en cliquant sur le bouton Plannings :

Ensuite, Cliquer droit sur un planning > Modifier,

La fenêtre suivante apparaît :

Il est alors possible de modifier ces propriétés puis de valider en cliquant sur le bouton Valider.

Nom

Donner un nom au planning, donné lors de la création.
Ce nom est unique pour chaque planning.

Description

Donner une description au planning. Cette donnée est facultative.

Activer la "SmartToolbar"

En cochant la case, la barre de menu dans VISUAL PLANNING sera changé par la ”SmartToolbar”.

Activer la suppression de l'historique

Cette case, si elle est cochée, permet de supprimer automatiquement l'historique des entités qui ont été supprimées depuis plus de 60 jours.

Date de restauration

Il s'agit de la date de la dernière restauration du planning.

Accès aux données privées

Cette case, si elle est cochée, permet à l'utilisateur “admin” d'accéder aux données privées.

Activer Annuler (Undo)

Cette case, si elle est cochée, active la fonction d'annulation dans la partie “Visual Planning Client”.

Version

Il s'agit de la version de la structure du planning en base de données.

Ce numéro peut vous être demandé par le Support technique de STILOG I.S.T. en cas de maintenance.

Utilisateurs administrateurs

Définir, si nécessaire, la liste des utilisateurs ayant les droits d'administrateur du planning.

Utilisateurs/Groupes autorisés

Définir la liste des groupes et/ou des utilisateurs ayant accès au planning en lecture/modification.

Bloquer l'accès

Le fait de cocher cette case engendre la déconnexion de tous les utilisateurs du planning.

c.f. Utilisateurs connectés

Après cette déconnexion, seuls l'administrateur global et les administrateurs du planning peuvent se reconnecter.

Protection active

Cette case est cochée si les permissions du planning sont activées. (c.f. Gestion des permissions)

Le fait qu'un planning soit protégé ou non se visualise, dans la liste des plannings, grâce à l'image situé à gauche du nom du planning.

Exemple :

Planning protégé
Planning non protégé

Activer 'Import/export'

Il est nécessaire de cocher cette case dans le cas où des imports et/ou exports par service doivent être lancés à fréquence régulière sur ce planning.

c.f. Export par service et Import par service

Activer 'Send mail'

Il est nécessaire de cocher cette case pour activer l'envoi automatique de mails depuis un ou plusieurs événements depuis ce planning.

c.f. Envoi automatique d'e-mails

Activer sauvegarde automatique

Il est nécessaire de cocher cette case pour activer la sauvegarde automatique du planning.

c.f. Service de sauvegarde automatique

Activer l'url d'export

Il est nécessaire de cocher cette case pour activer l'export de planning via un URL. Pour faire afficher l'URL d'export, c.f. afficher l'url d'export.

Suppression d'un planning

Attention :

La suppression d'un planning doit être envisagée avec d'extrêmes précautions

Toute suppression de planning est irréversible et détruit :

  • l'ensemble des données (Ressources, Événements…),
  • le paramétrage effectué,
  • les permissions existantes.

Il est vivement conseillé de bien vérifier qu'il s'agit d'un planning pouvant être supprimé !

Il est judicieux d'effectuer une sauvegarde du planning au préalable (c.f. Export de Planning)

Pour supprimer un planning, aller dans Admin Center, dans la section Plannings.

Cliquer droit sur le planning > Supprimer.

Le message d'avertissement suivant apparaît :

  • Pour confirmer, cliquer sur Oui,
  • Pour annuler, cliquer sur Non.

Export de planning

Pour effectuer un export de planning, cliquer droit sur le planning à exporter > Exporter le planning.

Ensuite, deux possibilités sont offertes :

  • Exporter dans un fichier,
  • Exporter comme modèle.

Le fichier .VPS contient l'intégralité du planning ainsi que les groupes associés et leurs permissions. Il contient également les fichiers modèles pour le publipostage ainsi que les fichiers de type Image qui ont été téléchargés sur le serveur.

Exporter dans un fichier

Cela permet d'exporter une sauvegarde du planning sous la forme d'un fichier au format *.VPS

La fenêtre suivante s'ouvre:

Il faut alors :

  • définir le chemin où sera enregistré le fichier *.VPS,
  • choisir un Nom,
  • et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Exporter comme modèle

Cela permet de créer un nouveau modèle de planning à partir duquel, il sera possible de créer un nouveau planning.

La fenêtre suivante s'ouvre :

Il faut alors préciser :

  • un Nom,
  • une Description,
  • Et cliquer sur le bouton Valider.

Ce modèle est alors visible lors de la création d'un nouveau planning.

Import de planning

L'import de planning permet de créer un nouveau planning, une nouvelle base de données à partir d'un fichier de type *.VPS.

Pour effectuer un import de planning, aller dans la Barre de menu > Importer le planning.

La fenêtre suivante s'ouvre :

Il faut :

  • rechercher le fichier du planning qui est sous l'extension *.VPS,
  • le sélectionner
  • puis cliquer sur Ouvrir.

La fenêtre suivante apparait :

Il faut alors renseigner :

  • le Nom du nouveau planning à importer
  • la description de ce planning.
  • puis cliquer sur OK

Si un planning ayant le même nom existe déjà dans le planning, la fenêtre suivante apparaît :

Pour remplacer le planning existant, cliquer sur “Oui”. Sinon, cliquer sur “Non”.

Restauration de planning

La restauration de planning permet d'écraser un planning existant par un planning sauvegardé au format *.VPS en conservant le même nom.

Il est possible de restaurer un planning depuis un fichier ou depuis une sauvegarde automatique.

Pour restaurer un planning, cliquer droit sur le planning à écraser > Restaurer > Choisir la bonne option.

Restaurer à partir d'un fichier

La fenêtre de choix du fichier à restaurer s'ouvre alors :

Il faut :

  • rechercher le fichier du planning qui est sous l'extension *.VPS,
  • le sélectionner,
  • puis cliquer sur Ouvrir.

L'importation peut durer quelques minutes.

Restaurer à partir d'une sauvegarde

La fenêtre de choix de la date de sauvegarde s'ouvre alors :

Choisir la date et cliquer sur OK pour lancere la restauration.

Afficher l'url d'export

Cette fonctionnalité n'est active que si l'activation de l'url a été cochée. (c.f. activer l'url d'export)

En cliquant sur ce lien, l'URL d'export du planning s'affichera.

Il suffira de copier/coller cet URL dans un navigateur internet ou la fonctionnalité voulue pour déclencher l'export du planning.

Le fichier qui en résultera sera de la forme “Nom_du_planning_yyyymmdd_hhmm.vps”.

Déconnexion des utilisateurs

Il est possible de déconnecter tous les utilisateurs d'un planning.

c.f. Déconnexion des utilisateurs

Utilisateurs connectés

Il est possible de voit la liste de tous les utilisateurs connectés sur un planning.

c.f. Utilisateurs connectés

Historique des connexions

Il est possible de consulter l'historique des connexions sur un planning donné.

Pour ce faire dans ADMIN CENTER, il faut cliquer sur le bouton Planning

Puis, il faut effectuer un Clic droit sur le planning > Historique des connexions

 Historique des connexions

Une fenêtre montrant la liste des utilisateurs connectés au planning apparaît. Deux possibilités d'affichage existent :

  • En mode Tableau
  • En mode Arbre. Pour changer en mode Arbre, cliquer sur le bouton

Il est alors possible de préciser le début et la fin de la période de temps.

Le début et la fin de la période de temps se définissent de la même façon.

Il est possible de définir des périodes de temps :

  • dont le Début et la Fin sont relatifs,
  • dont le Début et la Fin sont fixes,
  • dont le Début est fixe et la Fin est relative,
  • dont le Début est relatif et la Fin est fixe.
Date Fixe

Dans ce cas, il faut préciser une date et une heure.

Cette date est indépendante du moment où la période de temps est utilisée.

Valeur Relative

Dans ce cas, il faut préciser une période relative au moment où la période de temps est utilisée.

Chaque période glissante est définie par:

  • Une Valeur relative : Un nombre. La période de référence est représentée par le nombre 0.
  • Une Unité relative : Heure, Jour, Semaine, Mois…

Exemples :

Période de temps Date courante (date d'utilisation de la fonctionnalité) Signification
La date fixe du 1er Janvier 2012 quelque soit la date courante signifie toujours le 1er Janvier 2012
La valeur relative 1 Jour à la date du 31 décembre 2011 signifie le 1er Janvier 2012
La valeur relative 1 Jour à la date du 1er Janvier 2012 signifie le 2 Janvier 2012

Noter qu'en faisant double clic sur une session, une fenêtre comme la suivante s'affiche.

Les informations décrites sont les modifications des éléments réalisées par l'utilisateur. Pour apparaître, ces éléments ne doivent pas avoir eu des modification ultérieures.

Envoyer un mail

Attention : Cette option est accessible uniquement si le serveur SMTP a été correctement configuré.

L'option permet d'envoyer depuis l'Admin Center, un mail aux utilisateurs du planning. La fenêtre du mailer s'ouvre alors, ayant comme destinataires l'ensemble des utilisateurs.

Imprimer/exporter
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