DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Envoi automatique d'e-mails

DEFINITION

Cette fonctionnalité permet l'envoi automatique d'e-mails à partir d'un événement à une fréquence définie.

Cela n'existe que dans la version ENTERPRISE de VISUAL PLANNING. Cette fonctionnalité est adaptée en cas d'envoi multiple de nombreux e-mails.

Ainsi, ce module utilise un serveur SMTP existant pour assurer l'envoi des e-mails.

PRE-REQUIS

Pré-requis technique

Ce module nécessite de disposer d'un serveur SMTP opérationnel.

Pré-requis fonctionnel

Ce module nécessite la création de contexte d'envoi d'e-mails.

c.f. Envoi d'un e-mail depuis un événement

PARAMETRAGE

Le paramétrage se constitue de trois paramètres :

  • configuration du serveur SMTP
  • paramétrage du déclenchement des contextes d'envoi d'e-mails
  • Gestion du service d'automatisation

Configuration du serveur SMTP

Gestion des modèles d'envoi d'e-mails

Il est nécessaire de créer des modèles d'envois d'e-mails pour pouvoir effectuer des envois automatiques.

c.f. Envoi d'un e-mail depuis un événement

Gestion du service d'automatisation

Démarrage et Arrêt du service

Depuis ADMIN CENTER, cliquer sur le bouton Services :

Pour démarrer le service, Cliquer droit sur Send Mail > Démarrer le service.

Pour stopper le service, Cliquer droit sur Send Mail > Stopper le service.

Pour plus d'informations sur les services : voir Gestion des services.

Démarrage automatique

Depuis ADMIN CENTER, cliquer sur le bouton Services :

Dans la liste des services, Cliquer droit sur Send Mail > Modifier.

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

Il est alors possible de définir si le service d'envoi doit être lancé au lancement du serveur VISUAL PLANNING en cochant la case Démarrage automatique.

UTILISATION

L'utilisation de cette fonctionnalité est transparente sur le planning.

Pour chaque modèle d'envoi d'e-mail qui possède au moins un déclencheur, tous les événements qui répondent au filtre défini dans le modèle sont envoyés.

La seule action visible dans le planning est donc le marquage de l'historique d'envoi dans l'événement, si cela est activé.

L'adresse mail de l'expéditeur est : Soit celle de l'utilisateur définie dans ADMIN CENTER si l'expédition est manuelle , Soit celle définie dans le contexte du mail si l'expédition est automatique.

Marquage de l'événement

Dans le cas où le modèle de mail utilise la fonctionnalité de marquage d'envoi, l'historique est stocké dans l'événement envoyé :

  • dans une rubrique de formulaire nommée VPMAIL, si elle existe. (cf. prérequis fonctionnels ci-dessus)
  • dans la note de l'événement, si cette rubrique n'existe pas.
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