DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Envoi d'un e-mail par serveur SMTP

DEFINITION

L'envoi de mail depuis VISUAL PLANNING peut se faire via un serveur SMTP existant.

Cette fonctionnalité est un module additionnel, livré gracieusement avec la version VISUAL PLANNING ENTERPRISE.

Le principal avantage fonctionnel se trouve dans le cas d'envoi manuel de nombreux e-mails simultané. Cela évite l'ouverture de nombreuses fenêtres du logiciel de messagerie.

L'utilisation d'un tel serveur SMTP permet aussi l'envoi automatique d'e-mails.

PREREQUIS TECHNIQUES

Cette fonctionnalité étant un module, elle n'est disponible que pour la version VISUAL PLANNING ENTERPRISE.

Il est indispensable que le serveur SMTP soit accessible depuis le serveur VISUAL PLANNING.

PARAMETRAGE

Serveur SMTP

Le paramétrage du serveur SMTP s'effectue dans ADMIN CENTER.

Cliquer sur le bouton Module :

Puis dans la liste des modules faire un Clic droit sur Mail > Modifier

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

Paramètres du module mail

Il faut ensuite cliquer sur Paramètres.

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

Il convient ensuite d'entrer les paramètres du serveur SMTP :

  • MAIL.receiveProtocol : Définir le protocole (imap ou pop3),
  • MAIL.receiveServer : Adresse du serveur du compte de réception (mdp saisi dans Configuration accès externe.),
  • MAIL.receiveSSL : pour activer ou non la réception SSL,
  • SMTP.password : le mot de passe du compte SMTP,
  • SMTP.port : le port du serveur SMTP,
  • SMTP.server : le nom du serveur SMTP,
  • SMTP.SSL : envoie ou non via SSL,
  • SMTP.TLS :envoie ou non via TLS,
  • SMTP.user : le nom du compte SMTP : il peut s'agir d'une adresse mail.

Expéditeur

Il est nécessaire de définir l'adresse e-mail de l'expéditeur.

L'expéditeur est l'utilisateur de VISUAL PLANNING.

Pour ce faire, il faut aller dans ADMIN CENTER, puis dans la section Utilisateurs :

Il faut effectuer un Clic droit sur l'utilisateur > Modifier,

La fenêtre apparaît :

Il faut alors :

  • saisir l'Adresse e-mail de l’utilisateur
  • et enfin Valider.

Destinataire

Pour chaque planning et pour chaque dimension utilisant l'envoi d'e-mail, il est nécessaire de créer :

  • Une ou plusieurs rubriques de type texte qui contiennent la ou les adresses e-mails des destinataires de l'envoi.

Marquage d'envoi

Par ailleurs, pour une bonne utilisation, il est conseillé de créer pour chaque planning et chaque dimension utilisant l'envoi d'e-mail :

Cette dernière permet de stocker la date, l'heure du dernier envoi de mail à partir de chaque ressource ainsi que le login de l'expéditeur

UTILISATION

L'utilisation du serveur SMTP est transparente sur le planning.

De façon simple, le logiciel de messagerie ne s'ouvre pas lors de l'envoi d'un e-mail.

Cela concerne :

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