DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

PUBLICATION WEBAGENDAS

INTRODUCTION

Ce document est le manuel de référence comportant la description de l'installation et des fonctionnalités du module PUBLICATION WEBAGENDAS pour VISUAL PLANNING.

La lecture de certains chapitres de ce manuel suppose que vous ayez de bonnes connaissances sur VISUAL PLANNING :

Reportez-vous si nécessaire au manuel d’utilisation ou d’administration de VISUAL PLANNING.

Le module PUBLICATION WEBAGENDAS est une option facultative. Si cette option n'est pas souscrite, les menus correspondants ne sont pas apparents dans VISUAL PLANNING.

OBJET

Le Module PUBLICATION WEBAGENDAS est une application complémentaire qui permet de diffuser de manière synchronisée une liste d'événements :

  • soit pour chaque ressource : cas de l'agenda individuel.
  • soit pour un ensemble de ressources : cas de l'agenda d'une équipe.

Le module met à disposition une URL d'accès à un fichier *.ICS

La norme utilisé pour les fichiers *.ICS est la norme ICalendar V2.

Pour simplifier la lisibilité, nous nommerons dans la suite de ce document, “Rendez-vous” les entités ICAL traitées.

PREREQUIS TECHNIQUES

Le Module PUBLICATION WEBAGENDAS a été développé et validé pour :

  • VISUAL PLANNING ENTERPRISE, version 5.3,
  • ICAL, version 2 ou supérieures.

INSTALLATION

L'installation de ce module nécessite un numéro de licence.

Pour obtenir un numéro de licence pour le module PUBLICATION WEBAGENDAS, contactez le service commercial :

Le module s’installe :

  • à partir de ADMIN CENTER, menu Modules
  • en faisant un Clic droit sur ICAL > enregistrer la licence
  • puis en suivant les instructions.

Le nombre de licences que vous avez acquis correspond au nombre d'URL que vous pouvez utiliser.

Exemple : si vous avez 10 licences ICAL, les 10 premières URL utilisées prendront les 10 licences.

PARAMETRAGE

Chaque adresse de diffusion est rattachée à une dimension.

Le paramétrage consiste à définir des contextes de publication à diffuser.

Création d'une publication

Dans le menu Paramètres > Bloc Configuration > Cliquer sur Calendriers Internet.

La fenêtre d'édition s'affiche alors.

Cliquer droit sur Calendriers Internet > Créer un Calendrier Internet > Choisir la dimension.

La partie droite s'active alors :

Préciser les caractéristiques du contexte, puis valider en cliquant sur le bouton Valider.

Les caractéristiques suivantes sont à renseigner :

Nom

Donner un nom au contexte de publication.

Description

Donner une description facultative permettant de décrire l'utilité de cette publication.

Historique

Il s'agit de la date, de l'heure de création et de la dernière modification du contexte, ainsi que du login de l'utilisateur qui a effectué ces actions.

Cette propriété se met à jour automatiquement.

Active

Il suffit de cocher ou décocher la case pour respectivement activer ou désactiver le contexte de publication.

Un calendrier par ressource

Cette case permet :

  • si elle est cochée, de publier une URL par ressource du filtre ci-dessous,
  • si elle est décochée, de publier une URL pour toutes les ressources du filtre ci-dessous.

Catégories

Choisir parmi les rubriques et autres attributs des événements, celui ou ceux qui définissent la catégorie du Rendez-vous. Cette catégorie doit être la même que celle qui est dans votre calendrier.

Contenu

Choisir parmi les rubriques et autres attributs des événements, celui ou ceux qui définissent le contenu du Rendez-vous.

Emplacement

Choisir parmi les rubriques et autres attributs des événements, celui ou ceux qui définissent l'emplacement du Rendez-vous.

Organisateur

Choisir parmi les rubriques et autres attributs des événements, celui ou ceux qui définissent l'organisateur du Rendez-vous.

Participants

Choisir parmi les rubriques et autres attributs des événements, celui ou ceux qui définissent les participants du Rendez-vous.

Objet

Choisir parmi les rubriques et autres attributs des événements, celui ou ceux qui définissent l'objet du Rendez-vous.

Filtre d'événements

Ce filtre définit les événements sur lesquels le contexte de publication s'applique.

Il est possible de :

  • sélectionner un filtre déjà existant,
  • ou de créer un filtre personnalisé propre au contexte de publication. Pour cela, il faut sélectionner la mention personnalisé, puis cliquer sur le bouton :

Les Rendez-vous visibles dans le fichier *.ICS correspondent aux événements visibles par les deux filtres d'événements et de ressources.

Filtre des ressources

Ce filtre définit les ressources sur lesquelles le contexte de publication s'applique.

Il est possible de :

  • sélectionner un filtre déjà existant,
  • ou de créer un filtre personnalisé propre au contexte de publication. Pour cela, il faut sélectionner la mention personnalisé, puis cliquer sur le bouton :

Les Rendez-vous visibles dans le fichier *.ICS correspondent aux événements visibles par les deux filtres d'événements et de ressources.

Intersectent la période

La période définit les événements sur lesquels le contexte de publication s'applique : (c.f. Période de temps)

Modification d'une publication

Pour modifier une publication existante, il faut aller dans le panneau des Paramètres Généraux, puis faire un Clic gauche sur le contexte de publication.

La partie basse s'active alors, il suffit de modifier les paramètres du contexte (c.f. Création d'une publication)

Duplication d'une publication

Pour dupliquer une publication, il faut aller dans le panneau des Paramètres Généraux, puis faire un Clic droit sur le contexte de publication > Dupliquer.

La partie basse s'active alors, il suffit de modifier les paramètres du contexte (c.f. Création d'une publication)

Suppression d'une publication

Pour supprimer un contexte de publication, il faut sélectionner le contexte par un Clic droit sur la publication > Supprimer

Le message suivant apparaît :

Cliquer sur :

  • Oui pour confirmer la suppression
  • Non pour annuler

UTILISATION

Affichage de l'URL

Pour afficher l'URL de diffusion, il faut faire un Clic droit sur la publication > Afficher l'URL

Deux cas sont possible selon que la case un calendrier par ressource est cochée ou non :

  • une URL pour toutes les ressources

  • une URL par ressource

Dans les deux cas, il est possible de faire un copier-coller de la ou les URL pour les diffuser auprès des utilisateurs.

Lecture du calendrier

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Langages
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