DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

VPPublipost

INTRODUCTION

Ce document est le manuel de référence comportant la description des différentes fonctionnalités et le paramétrage du module VPPUBLIPOST de VISUAL PLANNING.

DEFINITION

L'outil de publipostage permet de générer un ou plusieurs documents au format :

  • *.DOC, *.DOCX, *.PDF si le modèle utilisé est un document Word.

Dans ce cas là, le publipostage utilise un modèle Word et une base de données constituée de champs (les informations à récupérer depuis VISUAL PLANNING).

Concrètement, l'outil fonctionne sur les mêmes principes que la fonctionnalité de publipostage de Microsoft Word :

Avec un modèle de document au format *.DOC ou *.DOCX, (ce modèle doit intégrer les champs de fusion de publipostage, c.f. : Paramétrage) ainsi qu'une source de données : un ou plusieurs événements de VISUAL PLANNING.

  • *.PRPT si l'application PENTAHO est utilisée.

Dans ce cas là, le publipostage est géré dans un outil externe à VISUAL PLANNING mais en se basant toujours sur les champs présents dans VISUAL PLANNING.

Les documents sont générés à partir d’un ou de plusieurs événements. Il est possible de générer autant de documents que d'événements sélectionnés et aussi de générer un seul document pour plusieurs événements sélectionnés.

PREREQUIS

Prérequis techniques

La fonctionnalité VPPUBLIPOST a été développé et validé pour :

  • VISUAL PLANNING ESSENTIAL, VISUAL PLANNING ENTERPRISE, versions 5.2 et 5.3,
  • Microsoft Word 2003, 2007 et 2010. Il nécessite une version de Microsoft Word incluant VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS (VBA),
  • PENTAHO version 5.4 maximum.

Pour télécharger la version 5.4 de Pentaho : Pentaho version 5.4

Prérequis fonctionnels

La fonctionnalité VPPUBLIPOST nécessite la définition d'au moins un modèle VPPUBLIPOST dans VISUAL PLANNING.

PARAMETRAGE

DEFINITION DES ADMINISTRATEURS

Un administrateur de cette fonctionnalité est l'utilisateur qui va pouvoir paramétrer les modèles VPPUBLIPOST.

Cet administrateur dépend de la version de VISUAL PLANNING.

En version ESSENTIAL

En version ESSENTIAL, seul l'administrateur peut paramétrer les modèles VPPUBLIPOST.

En version ENTERPRISE

En version ENTERPRISE, l'administrateur de VISUAL PLANNING (utilisateur “admin”) peut toujours paramétrer les modèles VPPUBLIPOST, les éventuels administrateurs du planning le peuvent aussi.

La définition d’un utilisateur en tant qu’administrateur du planning se fait dans l'ADMIN CENTER, menu Planning > Clic droit sur le planning > Modifier > Utilisateurs Administrateurs (c.f. Gestion des plannings)

Création d'un modèle de publipostage

Avant de commencer le paramétrage du Publipostage sur VISUAL PLANNING, il faut créer un modèle de document de destination WORD, ce modèle doit contenir des espaces vides qui seront remplis par VISUAL PLANNING suivant le besoin.

Paramètres

Les paramètres du Publipost sont accessibles depuis la fenêtre de paramétrage du module.

Pour cela, il faut aller sur Onglet Paramètres > Bloc Configuration > Cliquer sur Publipost

Dans la fenêtre qui apparait, cliquer sur le bouton Créer un modèle Publipost en haut à gauche, il est possible aussi de créer un modèle Publipost en cliquant droit sur Modèle VPPublipost –> créer un modèle Publipost.

Il est possible de définir autant de modèles Publipost que nécessaire.

Dès que le modèle Publipost est créé, la partie droite de la fenêtre s'active :

Il convient alors de définir les caractéristiques du modèle qui se compose de :

Nom

Donner un nom à ce modèle.

Description

Donner une description facultative au modèle.

Historique

Il s'agit de la date, de l'heure de création et de la dernière modification du modèle, ainsi que du login de l'utilisateur qui a effectué ces actions.

Cette propriété se met à jour automatiquement.

Attacher le résultat à la rubrique

Il permet de choisir une rubrique de formulaire de type Attachement dans laquelle sera attaché le résultat du publipostage.
A chaque publipostage, le résultat est attaché à cette rubrique, si elle accepte plusieurs fichiers attachés, les résultats des derniers fichiers publipostages générés sont conservés. Le dernier apparaissant en tête de liste.

Dans le cas de Pentaho, la rubrique doit obligatoirement être en téléchargement.

Filtre d'événements

Choisir le filtre d’événements qui va déterminer la possibilité ou non d'utiliser le modèle Publipost créé (c.f. Utilisation). Seuls les événements respectant ce filtre peuvent utiliser le modèle.

Propriétés

Cette fonctionnalité permet de limiter le nombre de données qui seront disponibles dans les champs de fusion lors de la saisie des valeurs venant de VISUAL PLANNING.

Si aucune propriété n'est sélectionnée, toutes les données de VISUAL PLANNING seront envoyées et pourront être utilisées comme champs de fusion.

Répertoire de sauvegarde

Si le résultat du publipostage n'est pas attaché à une rubrique ou si la rubrique est en local, définir un répertoire où tous les publipostages édités seront sauvegardés. Il faut que ce répertoire soit accessible pour tout utilisateur.

Attributs définissant le chemin

Si le résultat du publipostage n'est pas attaché à une rubrique ou si la rubrique est en local, il est possible de spécifier l'arborescence des répertoires dans laquelle le résultat du publipostage est sauvegardé, grâce aux rubriques de la dimension.

Application

Ce champ permet de choisir la provenance du modèle de publipostage : Microsoft Word ou PENTAHO.

Fichier destination unique

Cette fonctionnalité permettra de générer un seul document pour toutes les données sources utilisées, c'est à dire au lieu d'un document pour chaque événement, en cochant cette case VISUAL PLANNING génère pour plusieurs événements sélectionnés un seul document.

Sauver en PDF

Cette fonctionnalité permet de spécifier que le résultat doit être généré au format PDF, elle n'est opérationnelle que pour Word 2010 et Word 2007 avec un add-on.

Horodatage

Cette case - si elle est cochée - permet d'ajouter une extension aaaammjj_hhmmss à la fin du fichier lorsque celui-ci est généré.

Fichier modèle du publipostage

Cette fonctionnalité permet de sélectionner le fichier modèle du publipostage via le bouton :

Deux cas peuvent apparaitre en fonction de l'origine du modèle publipostage :

Cas de MSWord

Si le modèle de publipostage vient de MS Word, il convient d'activer le bouton cela effectue le lancement de Word et permet de saisir les valeurs issues du planning qui seront utilisées lors du publipostage. Lorsque l'on sauvegarde le fichier Word après avoir défini son publipostage, le dialogue suivant est affiché:

Pour prendre en compte la nouvelle définition, il convient bien évidemment de répondre oui.

Cas de Pentaho

Si le modèle de publipostage vient de Pentaho, la saisie des valeurs issues du planning se fera directement dans l'outil externe à VISUAL PLANNING.

Une fois le contexte de publipostage paramétré il faut l'exporter sous format XML en faisant un clic droit sur le contexte de publipostage :

Ensuite, dans le logiciel Pentaho, il faut ajouter le fichier XML exporté de VISUAL PLANNING en cliquant sur Data > Add Datasource > XML :

La fenêtre suivante s'affiche alors :

Il faut alors cliquer sur l'icône afin de choisir le fichier XML exporté de VISUAL PLANNING puis sur l'icône pour rajouter une valeur.

Enfin, ajouter la valeur /*/* dans le champ de note tout en bas :

Esuite, cliquer sur OK ou Preview pour vérifier que les données sont bien accessibles.

Une fois que votre fichier a été enregistré sur Pentaho, il faut revenir dans le modèle de publipostage pour rattacher le fichier .prpt au modèle.

Pour aller un peu plus loin sur le logiciel Pentaho, voir Pentaho

Création/modification d'événement

Dans le cas où on choisit de stocker le fichier généré par le publipostage dans une rubrique du formulaire du type attachement, il est possible de générer des documents publipostage automatiquement en cochant la case création/modification d'événement, un fichier publipost sera généré et stocké dans la rubrique du formulaire à chaque création ou modification d'un événement.

Il faut pour cela que les fichiers de la rubrique de type attachement soit téléchargés.

Utilisation

Pour utiliser le modèle Publipost, il faut effectuer un Clic droit sur un ou plusieurs événements puis cliquer sur Publiposter dans le menu contextuel

Deux cas possibles :

  • Si aucun modèle ne correspond à l'événement, alors il n'est pas possible de cliquer sur Publiposter.
  • Si un ou plusieurs modèle(s) correspondent à l'événement, alors il est possible de choisir parmi la liste proposée.

Un message apparaît proposant d'ouvrir ou non le(s) document(s) généré(s).

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