DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Glossaire

Administration

Côté fonctionnel, l'administration de VISUAL PLANNING permet de gérer les utilisateurs, les groupes, les permissions et les plannings.

Côté technique, il est aussi possible d'administrer certaines caractéristiques de l'outil.

L'application ADMIN CENTER permet cette administration.

Affichage favori

Un affichage favori est une « photographie » de la fenêtre principale de VISUAL PLANNING.

Il est associé généralement à un scénario d’utilisation de l’outil.

Il s'agit d'une des fonctionnalités les plus importantes pour les utilisateurs finaux de VISUAL PLANNING.

Grâce aux affichages favoris, les utilisateurs retrouvent rapidement leur tableau de bord préféré.

Un affichage favori se compose principalement de vues.

Il s'agit de duplicata des vues existantes.

Un affichage favori mémorise donc notamment :

  • La ou les vue(s) utilisées, leurs positions et leurs caractéristiques,
  • Les filtres appliqués.

c.f. vue

Afin d'optimiser la communication entre collaborateurs sur l'outil, il est conseillé de mettre à disposition des utilisateurs une bibliothèque d'affichages favoris publics, chacun correspondant à un besoin de planification.

Il est aussi possible de permettre aux utilisateurs de créer leurs propres affichages favoris privés.

Album d'icones

L'album d'icônes est l'ensemble des icônes utilisables par les ressources et par les événements.

Cet album est organisé par catégorie.

Barre de Menu

La Barre de menu est visible dans la Fenêtre Principale.

Orienté horizontalement, il se décompose en sous menus contenant des blocs.

La visibilité des blocs dépend de l'élément sélectionné préalablement et des droits de l'utilisateur.

Ces blocs disparaissent ou sont grisés lorsque l'utilisateur n’a pas le droit de les utiliser.

Les éléments des blocs sont grisés lorsqu'ils ne correspondent pas à l'utilisation en cours.

Calendrier

Certaines dates apparaissent colorées (par défaut en gris) sur le planning : ce sont les types de période qui peuvent être travaillés ou non travaillés.

Un Calendrier est un assemblage de différents types de période.

Plusieurs calendriers peuvent être définis :

  • les calendriers journaliers indiquent notamment les jours non travaillés (week-ends éventuels et jours de repos) ;
  • les calendriers horaires indiquent notamment les périodes horaires non travaillées (par tranches de 5 minutes).

Tous les calendriers peuvent être combinés de manière cyclique ou non grâce aux modèles horaires ou journaliers.

Chaque événement porte le calendrier horaire et le calendrier journalier d'une des ressources qu'il possède.

c.f. Calendrier

Calendrier horaire

Un Calendrier horaire est une partie du planning. Il peut être constitué d'un modèle horaire ou de plusieurs.

Il permet de définir une configuration de planning pour une ressource.

Un calendrier horaire est composé de périodes travaillées et/ou non travaillées.

Le calendrier horaire permet aussi la représentation visuelle des différents types de périodes en vue planning.

Par exemple : les heures de nuit de couleur grise.

Calendrier Journalier

Un Calendrier Journalier est une partie du planning. Il est constitué d'un modèle journalier ou de plusieurs (cas des calendriers combinés).

Il permet de définir une configuration de planning pour une ressource.

Il s'agit d'un type de Calendriers, composé de périodes journalières travaillées et/ou non travaillées.

Le calendrier permet aussi la représentation visuelle des différentes types de périodes dans une vue donnée.

Par exemple en vue planning : les Week-end en gris

Contrainte

Une Contrainte est une fonctionnalité d'alerte sur la création ou la modification d'un ou de plusieurs événements.

Les contraintes sont visibles sous la forme d'un message d'erreur ou d'indication.

Celles qui sont activées s’appliquent dès qu’un événement est créé, déplacé ou modifié, pour vérifier qu’il n’est pas en contradiction avec les autres événements déjà en place.

Les contraintes peuvent avoir un effet impératif (elles empêchent la création ou la modification), ou peuvent simplement envoyer un message d’avertissement.

Il existe trois types de contraintes :

Il est possible de créer autant de contraintes que l'on souhaite.
Cependant, pour des raisons de performance de l'application, il est conseillé d'en activer qu'un nombre restreint.
(c.f. conseils de paramétrage)

c.f. Contrainte

Contrainte de cohérence

Une Contrainte de Cohérence se présente sous la forme d'un message d'erreur ou d'avertissement à la création, la modification ou le déplacement d'un événement.

Cette fonctionnalité permet de vérifier qu'un événement n’entre pas en contradiction avec les autres événements déjà en place.

La contrainte de cohérence peut prendre deux formes :

  • Interdiction formelle de la création ou la modification d'un événement ;
  • Avertissement par le biais d'un message que l'action menée ne respecte pas la contrainte ;
  • Authentification par le biais d'un message qui invite l'utilisateur à ressaisir son mot de passe.

La contrainte de cohérence s'applique via trois filtres:

Contrainte d'objectif

La Contrainte d'Objectif s’applique dès qu’un événement est créé, déplacé ou modifié, pour vérifier qu’il n’est pas en contradiction avec les autres événements déjà en place.

La contrainte d'objectif permet de vérifier le non-dépassement d'une quantité sur un ensemble d'événements pour une période de temps définie. Cette vérification peut se faire sur un ensemble de ressources ou bien ressource par ressource.

La contrainte d'objectif peut prendre deux formes :

  • Interdiction formelle de la création ou la modification d'un événement ;
  • Avertissement par le biais d'un message que l'action menée ne respecte pas la contrainte ;
  • Authentification par le biais d'un message qui invite l'utilisateur à ressaisir son mot de passe.

La contrainte d'objectif s'applique via trois filtres :

Contrainte d'écart de temps

La Contrainte d'écart de temps s’applique dès qu’un événement est créé, déplacé ou modifié, pour vérifier qu’il n’est pas en contradiction avec les autres événements déjà en place.

La contrainte d'écart de temps permet de vérifier le respect d'un écart de temps sur un ensemble d'événements pour une période de temps définie. Cette vérification peut se faire sur un ensemble de ressources ou bien ressource par ressource.

La contrainte d'écart de temps peut prendre trois formes :

  • Interdiction formelle de la création ou la modification d'un événement ;
  • Avertissement par le biais d'un message que l'action menée ne respecte pas la contrainte ;
  • Authentification par le biais d'un message qui invite l'utilisateur à ressaisir son mot de passe.

La contrainte d'écart de temps s'applique via trois filtres :

Dimension

Une Dimension est une entité représentant un ensemble de ressources d'un type particulier.

D'un point de vue métier, les dimensions peuvent être :

  • les ressources humaines (gestionnaires , employés, sous traitants),
  • les ressources informationnelles (information et technologies d’information,etc),
  • les ressources matérielles (équipements, outils, bâtiments, salles,etc),
  • les ressources financières (budget,etc).

Avec VISUAL PLANNING, les dimensions sont aussi :

  • les tâches/affectations, projets, phases, clients,
  • les absences,
  • les statuts.

Toute entité pouvant être planifiée est potentiellement une dimension et donc une ressource.

c.f. Dimension

Evénement

Un Événement est un rectangle de couleur positionné sur le planning.

Il s'agit de la maille la plus fine pour représenter un moment, un élément temporel.

Il comporte nécessairement :

  • une ou plusieurs ressources,
  • une date/heure de début (celle-ci est de format dd/mm/aaaa si vous êtes en langue française),
  • une date/heure de fin (même format que la date/heure de début),
  • une durée,
  • Une charge,

Il peut comporter éventuellement :

Les événements peuvent être hiérarchisés entre eux. (c.f. Hiérarchie d'événements)

En vue planning et en vue agenda, la représentation visuelle d'un événement est appelée Barre de durée.

Un événement peut être travaillé ou non travaillé. (c.f. Travaillé)

c.f. Evénement

Fenêtre Principale

La Fenêtre Principale de VISUAL PLANNING permet d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités de l'outil, sous réserve des droits de l'utilisateur.

Elle se présente ainsi :

Filtre

Un Filtre est une requête permettant de rechercher certaines données selon des critères définis.

On peut filtrer les ressources ou les événements.

Le principe général d’un filtre (ressource ou événement) est le suivant :

  • Un ensemble de requêtes regroupées en « groupes de conditions »
  • Chaque requête est constituée :
    • D'une caractéristique de ressource ou d'événement,
    • D’un opérateur,
    • D’une valeur (éventuellement « à demander »).
  • L'ensemble des conditions d'un groupe respecte l'INTERSECTION ou l'UNION de celles-ci.
  • On peut grouper (ou dégrouper) des groupes de conditions entre eux.

c.f. Filtre

Filtre d'Evénements

Un Filtre d’Evénements permet de filtrer les événements d'un planning en fonction de critères sur :

  • Les caractéristiques de l’événement : date de début, date de fin, charge, etc.
  • Toutes les rubriques des ressources de l'événement.

Il s'agit d'un outil très important dans la manipulation quotidienne de l'outil.

Un Filtre d'événements permet de simplifier la visualisation et peut être utilisé par de nombreuses fonctionnalités de VISUAL PLANNING.

Les filtres d'événements sont un assemblage d'un ou de plusieurs critères de différents types.

Filtre de Ressources

Un Filtre de Ressources permet de filtrer les ressources d'une dimension en fonction de nombreux critères.

Il s'agit d'un outil très important dans la manipulation quotidienne de l'outil.

Un Filtre de ressources permet de simplifier la visualisation et peut être utilisé par de nombreuses fonctionnalités de VISUAL PLANNING.

Les filtres de ressources d’une même dimension sont un assemblage d'un ou de plusieurs critères de différents types.

Formulaire

Un Formulaire permet d’entrer des informations dans les événements, de manière structurée.

Il est ainsi porté par un événement et apparaît comme un onglet supplémentaire dans l'événement auquel il est rattaché.

Un événement ne peut avoir qu'un seul formulaire au maximum.

Ce formulaire possède une ou plusieurs rubriques.

Les formulaires sont ensuite utilisés de manière analogue aux autres propriétés de l'événement : ils sont visualisés, imprimés et peuvent servir de critères pour les Rapports d’événements, les Filtres d’événements

Un Formulaire permet donc de ne pas créer de dimensions pour certaines caractéristiques d'un événement.

c.f. Formulaire

Hiérarchie d'événements

Une Hiérarchie d'événements est une configuration possible de ressources permettant de constituer un événement.

Il existe deux types de hiérarchies pouvant être combinées entre elles :

  • Hiérarchie horizontale : Il s'agit d'un assemblage de plusieurs dimensions sur le même niveau hiérarchique.
  • Hiérarchie verticale : Dans ce cas, les dimensions sont hiérarchisées entre elles. Il existe donc des événements-pères et des événements-fils tels que :
    • Un événement-fils possède toutes les ressources du père ;
    • Les dates des événements-fils sont comprises dans celles de l'événement-père.

Icône

Chaque icône est une image d'une taille de 16*16 pixels et dont la palette des couleurs possibles s'étend sur 16 millions de couleurs.

VISUAL PLANNING gère la transparence éventuelle des pixels.

Les icônes sont attachées aux ressources.

Ainsi, chaque ressource peut posséder une icône.

Elles sont visualisables au sein des vues et notamment sur les barres de durées représentant les événements.

c.f. Icône

Import et Export

VISUAL PLANNING permet de communiquer avec l'extérieur grâce à plusieurs fonctionnalités d'entrée et de sortie d'informations.

Modèle horaire

Il s'agit d'un ensemble horaire de types de périodes.

Le principe est simple : un modèle horaire représente une journée de vingt quatre heures (de minuit à minuit) sur laquelle sont répartis un ou plusieurs types de périodes horaires.

Ces modèles horaires sont ensuite combinés entre eux pour former les calendriers horaires qui seront affectés aux ressources ou aux règles de création.

Exemple :

Un modèle horaire simple peut être constitué de deux types de périodes :

  • Type 1 (Travaillé),
  • Type 2 (Non travaillé).
de 00h00 à 08h00 de 08h00 à 17h00 de 17h00 à 00h00
Type 2 Type 1 Type 2
Non travaillé Travaillé Non travaillé

Ce modèle horaire peut s'appliquer du Lundi au Vendredi.

Modèle journalier

Un Modèle journalier est un ensemble journalier de types de périodes.

Le principe est simple : un modèle journalier représente une semaine (du Lundi au Dimanche) sur laquelle chaque jour possède un type de période.

Ces modèles journaliers sont ensuite combinés entre eux pour former les calendriers journaliers qui seront affectés aux ressources ou aux règles de création.

Exemple :

Soit un modèle journalier simple constitué de deux types de périodes : Type 1 (Travaillé) et Type 2 (Non travaillé).

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
Type 1 Type 1 Type 1 Type 1 Type 1 Type 2 Type 2
Travaillé Travaillé Travaillé Travaillé Travaillé Non travaillé Non travaillé

Période libre

Une Période Libre est une période sans événements.

La Recherche de Période Libre, décrite ici, regroupe deux fonctionnalités :

  • La Recherche de Plage libre commune à plusieurs ressources, disponible uniquement en vue planning.
    Elle se déroule selon les phases suivantes :
    1. filtre les ressources ayant une période sans événements d’un certain type.
    2. et positionne la vue planning sur la première Plage libre commune à ces ressources.
  • La Recherche de ressources communes à une même période libre, disponible en vue planning et en vue ressources.
    Le planning des ressources recherchées contient une période sans événements d’un certain type.

Par ailleurs, la Durée d'une Période Libre peut être calculée :

c.f. Disponibilité

Période de temps

Dans VISUAL PLANNING, une Période de temps prédéfinie est un ensemble de jours définis par :

  • une date de début fixe ou glissante,
  • une date de fin fixe ou glissante.

Une Période de temps peut être travaillée ou non.

Il existe une liste de périodes de temps prédéfinies par défaut. (Aujourd'hui, Ce mois, Cette semaine, Le mois précédent, Tout le planning, etc.)

Il est aussi possible de définir de nouvelles périodes de temps à ajouter à cette liste.

Enfin, on peut utiliser des périodes de temps personnalisées.

Plan de charge

Un Plan de charges permet de totaliser, période par période, pour un ensemble de ressources et selon des critères choisis, certaines valeurs numériques des événements planifiés sur ces ressources.

On peut comparer au sein d'un plan de charges :

  • la charge qui représente la quantité de travail à fournir. Il peut s'agir :
  • l'objectif qui représente la disponibilité ou la capacité des ressources pour effectuer ce travail. Il peut s'agir :

Le rapport entre la charge et la capacité sur un plan de charges peut faire l'objet de couleurs particulières en fonction de la valeur prise au fil du temps.

Cette dernière notion peut être vue comme semblable à la notion de seuil des totaux de contrôle.

Poste de valorisation

Un Poste de Valorisation est le moyen d’assigner une ou plusieurs valeurs numériques à chaque événement.

Il peut s'agir de :

  • Montant,
  • Kilométrage,
  • Cadence,
  • etc.

Un poste de valorisation peut être calculé de manière fixe ou en fonction de la durée.

Lorsque plusieurs valeurs sont affectées à un événement, chacune correspond à un poste de valorisation différent.

Rapport d'événements

Un Rapport d’événements constitue le tableau principal d’analyses des données présentes sur le planning.

Son paramétrage très complet lui permet de ventiler toutes les informations existantes dans le planning, selon des critères choisis à un instant donné.

Comme pour les filtres, plusieurs rapports d'événements différents peuvent être enregistrés et rappelés.

Le résultat apparaît dans une vue dédiée.

On peut facilement exporter un rapport d'événements au format *.XLS ou *.CSV.

Règle de création

Une règle de création est une entité guidant l'ensemble des caractéristiques des futurs événements créés.

Toute création d'événement est soumise à l'application des règles de création.

De plus, la modification d'un événement peut aussi être guidée par ces même règles.

Workflows

La fonctionnalité Workflows va permettre de modéliser un processus métier au sein d'un planning pour une dimension donnée et une sélection d'événements. Pour chaque état source il va falloir définir les états de destinations autorisés.

Exemple : Un workflow va définir que pour un événement Absence au statut “Demandé”, il sera possible de passer aux statuts “Validé” ou “Refusé”.
Par contre, il ne sera pas possible une fois que l'absence est passée au statut “Refusé” d'affecter à celle-ci de nouveau le statut “Demandé”.

c.f. Workflows

Ressource

Une ressource est l'élément de base dont VISUAL PLANNING traite le planning.

Les ressources sont les données contenues dans les dimensions.

D'un point de vue métier, les ressources peuvent être :

  • les ressources humaines (gestionnaires , employés, sous traitants),
  • les ressources informationnelles (information et technologies d’information,etc),
  • les ressources matérielles (équipements, outils, bâtiments, salles,etc),
  • les ressources financières (budget,etc).

Avec VISUAL PLANNING, les ressources sont aussi :

  • les tâches/affectations, les projets, les phases,
  • les absences,
  • les statuts.

Toute entité pouvant être planifiée est potentiellement une dimension et donc une ressource.

Les ressources peuvent être visualisées grâce aux vues.

c.f. Ressource

Rubrique

Une Rubrique permet d'apporter un type d'information à une ressource ou à un événement.

Les rubriques peuvent être vues comme les caractéristiques des dimensions et des formulaires.

Elles permettent de structurer les propriétés de chacune de ces entités.

Il existe de nombreux types de rubriques différents en fonction de l'information à stocker.

c.f. Rubrique

Total de Contrôle

Il s'agit d'un type de rubrique de dimension ou de Formulaire.

Une rubrique de type Total de Contrôle permet d'effectuer un calcul :

  • pour chaque ressource d'une dimension ou pour chaque événement contenant le formulaire,
  • pour des événements répondant à un filtre (uniquement pour la ressource),
  • dans une période finie (uniquement pour la ressource).

Ce calcul peut concerner :

  • soit le nombre d'événements,
  • soit la durée,
  • soit la charge,
  • soit certaines valeurs numériques du formulaire,
  • soit certains postes de valorisation
  • soit certaines valeurs de ressources.

Un total de contrôle peut être persistant ou non.

Dans le cas du formulaire, le calcul se fait sur tous les événements-fils d'un père. Le résultat du calcul sera alors visible dans la rubrique de type Total de contrôle de l'événement-père.

Type de période

Un Type de période est l'entité de base qui permet de constituer des calendriers.

Cela permet d'associer une couleur et éventuellement un coefficient de valorisation aux modèles horaires et aux modèles journaliers.

Vue

Une vue est une représentation de données de VISUAL PLANNING.

Il existe cinq types de vues :

  • La Vue Planning. Elle permet de visualiser les ressources d'une dimension et leurs événements sur un planning horizontal.
  • La Vue Agenda permet de visualiser les événements d'une ou plusieurs ressources sous la forme d'un agenda.
  • La Vue Evénements permet de visualiser les événements sous la forme d'une liste.
  • La Vue Ressources permet la représentation visuelle des ressources. Elle sert notamment de stock de ressources à affecter sur le planning.
  • La Vue Rapport d'événements permet de visualiser le résultat d'un Rapport d'événements.

c.f. Vue

Vue Agenda

La Vue Agenda permet de voir le planning des événements, sous la forme d'un agenda.

Une Vue Agenda peut se décliner :

  • à la journée,
  • à la semaine,
  • à la semaine ouvrée, c'est-à-dire sans les jours non travaillés,
  • au mois.

vp5_vue_agenda.jpg

c.f. Vue Agenda

Vue Evénements

Une Vue Evénements est une liste récapitulative des événements d’une ou de plusieurs ressources.

C’est une liste verticale où les événements sont triés de manière chronologique ou anti-chronologique. On peut rapprocher ce concept de la « liste de tâches ».

Cette liste d'événements peut se visualiser de deux façons :

  • Dans les propriétés d'une ressource : Onglet Evénements
  • Dans une vue dédiée : la Vue Evénements traitée ici

vp5_vue_evenement_tableau.jpg

Vue Ressources

Une Vue Ressources est une vue qui permet de visualiser un ensemble de ressources de la même dimension.

Vue ressources en mode détails

Ce type de vue est utile pour constituer un “Panier” de ressources permettant de créer des événements dans une autre vue.

La vue ressources présente plusieurs modes d'affichage :

  • Mode Détails
  • Mode Icône
  • Mode Liste
  • Mode Tableau

Vue Planning

La vue planning permet de représenter la planification d'un ensemble de ressources appartenant à une dimension donnée sur une grille de planning horizontal.

Il existe d'autres types de vues. c.f. Vue

Workflows

La fonctionnalité Workflows va permettre de modéliser un processus métier au sein d'un planning pour une dimension donnée et une sélection d'événements. Pour chaque état source il va falloir définir les états de destinations autorisés.

Exemple : Un workflow va définir que pour un événement Absence au statut “Demandé”, il sera possible de passer aux statuts “Validé” ou “Refusé”.
Par contre, il ne sera pas possible une fois que l'absence est passée au statut “Refusé” d'affecter à celle-ci de nouveau le statut “Demandé”.

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