ENVOI D'UN MAIL DEPUIS UN ÉVÉNEMENT

VISUAL PLANNING permet l'envoi de mails depuis un événement ou une sélection de plusieurs événements.

Selon la version, l'envoi de mails peut s'effectuer :

  • Manuellement via un logiciel de messagerie (version ONE ou ENTERPRISE),
  • Manuellement via un serveur SMTP (version ENTERPRISE uniquement),
  • Automatiquement via un serveur SMTP (version ENTERPRISE uniquement).

Ces mails utilisent des modèles prédéfinis.

Prérequis

Prérequis techniques

Un logiciel de messagerie doit être installé sur le poste client qui va envoyer le mail.

Cette fonctionnalité a été validé pour MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 et +.

Le serveur SMTP doit être accessible depuis le serveur VISUAL PLANNING ENTERPRISE dans le cas d'envoi de mails par SMTP et/ou en automatique.

Prérequis fonctionnels

Cette fonctionnalité nécessite la création d'au moins un modèle d'envoi de mails.

Cependant, pour une bonne utilisation, il est conseillé de créer dans un formulaire de l'événement qui utilise l'envoi de mails :

  • Une rubrique nommée VPMAIL :

    • de type Texte,

    • ou de type Texte Multi-lignes,

    • ou de type Booléen.

Cette dernière permet de stocker la date, l'heure du dernier envoi de mail à partir de chaque ressource ainsi que le login de l'expéditeur. Dans le cas de la rubrique de type Booléen, cette dernière sera cochée une fois le mail envoyé.

Définition des administrateurs

Un administrateur de cette fonctionnalité est l'utilisateur qui va pouvoir paramétrer les modèles d'envoi de mails..

Cet administrateur dépend de la version de VISUAL PLANNING.

En version ONE

La version ONE ne permet qu'à un seul utilisateur d'accéder à VISUAL PLANNING.

Cet utilisateur possède le droit de paramétrer les modèles d'envoi de mails.

En version ENTERPRISE

En version ENTERPRISE, l'administrateur de VISUAL PLANNING (utilisateur "admin") peut toujours paramétrer les modèles d'envoi de mails.

Il est possible de définir en supplément d'autres administrateurs de cette fonctionnalités, c.-à-d. les utilisateurs qui vont pouvoir paramétrer les modèles d'envoi de mails.

Pour ce faire, aller dans l'Admin center, puis dans la liste des Modules > Cliquer droit sur Mail > Modifier.

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

Choisir alors parmi les utilisateurs ceux qui sont administrateurs de la fonctionnalité.

Il faut ensuite cliquer sur le bouton Valider.

Paramétrage d'un modèle mail

Il est nécessaire de paramétrer au moins un modèle d'envoi de mails.

Pour cela, aller dans le menu Paramètres > Bloc Configuration > VPMail.

La fenêtre d'édition s'ouvre. Cliquer droit sur Modèles VPMail > Créer un  modèle VPMail.

Le panneau de droite s'active alors :

Il convient alors de définir les caractéristiques du modèle puis de Valider pour confirmer la création du modèle.

Nom

Donner un nom au modèle.

Description

Donner une description au modèle. Cette donnée est facultative.

Historique

Il s'agit de la date, de l'heure de création et de la dernière modification du modèle, ainsi que du login de l'utilisateur qui a effectué ces actions.

Cette propriété se met à jour automatiquement.

Contenu

Il s'agit d'une zone de texte libre qui contient le corps du message.

Il est possible d’insérer dans ce texte une ou plusieurs entités du planning :

  • Rubriques de dimension ou de formulaire,

  • Postes de valorisation,

  • Attributs d'événements (dont l'historique),

  • Les variables globales $USERNAME et $USERFULLNAME,

  • Les variables de l'événement père, si c'est un envoi de mail à partir d'un événement fils.

Format HTML

Cette case, si elle est cochée, permet de générer le mail au format HTML.

Joindre les attachements

Si des rubriques de type Attachement existent, alors, il est possible de les joindre au mail en tant que pièces jointes.

Les rubriques de type Attachement qui seront associées au mail sont celles des dimensions de l'événement ou du formulaire de celui-ci.

Destinataires

Choisir la ou les rubriques de type texte ou multi-lignes qui contiennent l'adresse e-mail du destinataire.

Ces rubriques peuvent contenir plusieurs adresses séparées par un point-virgule. Dans le cas d'une rubrique de type multi-lignes, si les adresses mails sont séparées par des retours à la ligne, ils seront remplacés par des ”;”.

Envoyer une invitation

Cette case, si elle est cochée, permet d'envoyer une invitation aux destinataires du message.

Ceux-ci pourront alors enregistrer l'invitation dans leur outil de messagerie et répondre à l'adresse mail expéditrice du mail mais ne pourront pas reproposer d'autres dates qui modifieront celles de VISUAL PLANNING.

Objet

Il s'agit d'une zone de texte libre qui contient l'objet du message.

Il est possible d’insérer dans ce texte une ou plusieurs entités du planning :

  • Rubriques de rubriques dimension et/ou formulaire,

  • Valeurs de l'évènement sélectionné,

  • Postes de valorisation,

  • Les variables globales $USERNAME et $USERFULLNAME,

  • Les variables de l'événement père, si c'est un envoi de mail à partir d'un événement fils.

Filtre d'événements

Définir le filtre d’événements qui va déterminer la possibilité ou non d'utiliser le modèle pour envoyer par e-mail l'événement sélectionné.

Seuls les événements respectant ce filtre peuvent utiliser le modèle.

Marquer l'envoi

Si cette case est cochée, la date ainsi que l'heure et le login de l'utilisateur qui a envoyé l'événement par mail seront sauvegardés.

Ouverture du mailer

Cocher cette case pour voir apparaitre le mailer, intégré dans VISUAL PLANNING, avant l'envoi du mail.

Dans le cas d'une sélection multiple d'évènements, un mailer s'ouvre pour chaque évènement sélectionné.

Emetteur en copie caché

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi automatique de mails.

Création/modification d'événements

Cette case permet d'activer le déclenchement de l'envoi de mails lors de la création et/ou modification d'événements.

Activé

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi automatique de mails.

Adresse mail expéditeur

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi automatique de mails.

Déclencheurs

Ce paramètre n'est disponible que si le serveur SMTP est paramétré.

Cela n'est utile que dans le cas d'un envoi automatique de mails.

Paramétrage du serveur SMTP

Serveur SMTP

Le paramétrage du serveur SMTP s'effectue dans l'Admin Center.

Dans la liste des modules, cliquer droit sur Mail > Modifier > Paramètres.

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

Il convient ensuite d'entrer les paramètres du serveur SMTP :

  • MAIL.receiveProtocol : Définir le protocole (imap ou pop3),

  • MAIL.receiveServer : Adresse du serveur du compte de réception (mdp saisi dans l'Admin center > Configuration accès externe),

  • MAIL.receiveSSL : pour activer ou non la réception SSL,

  • SMTP.password : le mot de passe du compte SMTP,

  • SMTP.port : le port du serveur SMTP,

  • SMTP.server : le nom du serveur SMTP,

  • SMTP.SSL : envoie ou non via SSL,

  • SMTP.TLS :envoie ou non via TLS,

  • SMTP.user : le nom du compte SMTP : il peut s'agir d'une adresse mail.

Expéditeur

Il est nécessaire de définir l'adresse mail de l'expéditeur.

L'expéditeur est l'utilisateur de VISUAL PLANNING.

Pour ce faire, dans l'Admin center, dans la section Utilisateurs > Cliquer droit sur l'utilisateur > Modifier.

  • Saisir l'Adresse mail de l’utilisateur,

  • et enfin Valider.

Envoi manuel de mails

Choix du modèle

Pour envoyer un e-mail, Cliquer droit sur un ou plusieurs événements > Envoyer un mail.

Il existe plusieurs possibilités :

  • Si aucun modèle ne correspond à l'événement qui doit être envoyé, alors rien ne se produit et le mail n'est pas envoyé,

  • Si un seul modèle correspond à l'événement qui doit être envoyé, alors l'envoi du mail débute.

  • Si plusieurs modèles de mails correspondent à l'événement qui doit être envoyé, alors le choix est donné sur les modèles correspondants.

Sélectionner le modèle à utiliser pour envoyer l'événement par mail, puis de cliquer sur Valider.

Envoi du mail

Deux cas sont possibles selon l'utilisation ou non d'un serveur SMTP :

  • Si le serveur SMTP n'est pas paramétré, c'est un logiciel de messagerie qui permet l'envoi du mail. C'est le cas en version ONE ou ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré).

  • Si le serveur SMTP est paramétré, c'est le serveur SMTP qui envoie le mail. Cela ne fonctionne qu'en version ENTERPRISE à condition que le serveur SMTP soit paramétré.

Cas du logiciel de messagerie

Dans les versions ONE ou ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré), la fenêtre de l'outil de messagerie s'ouvre afin de :

  • Remplir ou modifier les différents champs de l'e-mail (objet, corps de l'e-mail, etc),

  • Valider l'envoi.

Cas du serveur SMTP

En version ENTERPRISE, si le serveur SMTP est paramétré, le mail est envoyé directement depuis VISUAL PLANNING, sans ouvrir un logiciel de messagerie.

Si l'option Ouverture du mailer est cochée, alors la fenêtre suivante apparaît avant l'envoi du mail, rempli selon le paramétrage du modèle choisi :

L'adresse mail de l'expéditeur est :

  • Soit celle de l'utilisateur définie dans l'Admin Center si l'expédition est manuelle,

  • Soit celle définie dans le contexte du mail si l'expédition est automatique.

Marquage de l'événement

Dans le cas où le modèle de mail utilise la fonctionnalité de marquage d'envoi, l'historique ainsi que le nom du contexte de mail sont stockés dans l'événement envoyé :

  • dans une rubrique de formulaire nommée VPMAIL, si elle existe. (cf. prérequis fonctionnels ci-dessus)

  • dans la note de l'événement, si cette rubrique n'existe pas.

Envoi automatique de mails

Paramétrage

Le paramétrage se constitue de trois paramètres :

  • configuration du serveur SMTP,

  • paramétrage du déclenchement des contextes d'envoi de mails,

  • Gestion du service d'automatisation (c.f. ci-dessous).

Gestion du service d'automatisation
Activation du service dans le planning

Dans l'Admin Center, cliquer droit sur le planning concerné > Modifier.

Cocher l'option Activer 'Send mail'.

Démarrage et Arrêt du service

Dans l'Admin Center, cliquer droit sur le service "Send Mail" puis :

  • Démarrer le service pour démarrer le service,
  • Stopper le service pour stopper le service. Un service stoppé est grisé.
Démarrage automatique

Il est possible de définir si le service d'envoi doit être lancé au lancement ou au redémarrage du serveur VISUAL PLANNING.

Pour cela, cliquer droit sur le service "Send Mail" > Modifier.

Dans la fenêtre qui apparaît, cocher la case Démarrage automatique.

Envoi du mail

L'utilisation de cette fonctionnalité est transparente sur le planning.

Pour chaque modèle d'envoi de mails qui possède au moins un déclencheur, tous les événements qui répondent au filtre défini dans le modèle sont envoyés.

La seule action visible dans le planning est donc le marquage de l'historique d'envoi dans l'événement, si cela est activé.

L'adresse mail de l'expéditeur est celle définie dans le contexte du mail si l'expédition est automatique.

Marquage de l'événement

Dans le cas où le modèle de mail utilise la fonctionnalité de marquage d'envoi, l'historique ainsi que le nom du contexte de mail sont stockés dans l'événement envoyé :

  • dans une rubrique de formulaire nommée VPMAIL, si elle existe. (cf. prérequis fonctionnels ci-dessus)

  • dans la note de l'événement, si cette rubrique n'existe pas.

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