ENVOI D'UN MAIL DEPUIS UNE RESSOURCE

DÉFINITION

VISUAL PLANNING permet l'envoi de mails depuis une ressource du planning. Il est possible d'envoyer :

  • un mail vide à rédiger,
  • ou un mail avec, en pièce jointe au format PDF, l'impression de la ressource.

L'adresse du destinataire peut être définie dans le planning par le contenu d'une rubrique, ou bien saisie par l'utilisateur au moment de l'envoi.

L'objet du courrier ainsi qu'un message texte peuvent être saisis. Des documents additionnels peuvent également être joints au courrier.

PRÉREQUIS

Prérequis techniques

Un logiciel de messagerie doit être installé sur le poste client qui va envoyer le mail.

Cette fonctionnalité a été validé pour MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 et +.

Le serveur SMTP doit être accessible depuis le serveur VISUAL PLANNING.

Prérequis fonctionnels

Cette fonctionnalité ne possède aucun prérequis indispensable.

Cependant, pour une bonne utilisation, il est conseillé de créer pour chaque dimension qui utilise l'envoi de mails :

  • Une ou plusieurs rubriques de type Texte qui contiennent la ou les adresses mails des destinataires de l'envoi.

  • Une rubrique de la ressource nommée VPMAIL :

Cette dernière permet de stocker la date, l'heure du dernier envoi de mail à partir de chaque ressource ainsi que le login de l'expéditeur. Dans le cas de la rubrique de type Booléen, cette dernière sera cochée une fois le mail envoyé.

Serveur SMTP

Dans ce cas, il est nécessaire de définir l'adresse mail de l'utilisateur expéditeur.

Pour ce faire, aller dans l'Admin Center, puis dans la section Utilisateurs, Cliquer droit sur l'utilisateur > Modifier.

Puis dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir l'Adresse e-mail de l’utilisateur et enfin Valider.

PARAMÉTRAGE

Envoi d'un mail vide à rédiger

Cette fonctionnalité ne nécessite pas de paramétrage

Envoi d'une impression de ressource par mail

Cette fonctionnalité utilise le paramétrage effectué pour l'impression d'une ressource.

Ce paramétrage est sauvegardé dans l'affichage favori lors de son enregistrement. Il peut aussi être modifié à chaque utilisation (c.f. ci-dessous)

Dans le cas d'un envoi par serveur SMTP, il est nécessaire de paramétrer celui-ci (c.f. ci-dessous).

UTILISATION

Envoi d'un mail vide à rédiger

Pour envoyer un mail, Cliquer droit sur une ressource > Envoyer > un mail.

Si une ou plusieurs rubriques de la ressource contiennent une ou plusieurs adresses mails, celles-ci sont intégrées directement comme les adresses destinataires du mail.

Le reste de la définition du mail ainsi que son envoi effectif dépendent intégralement de l'outil de messagerie.

Cas du logiciel de messagerie

Dans les versions ONE et ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré), à chaque envoi de mail, la fenêtre de l'outil de messagerie s'ouvre afin de :

  • Remplir ou modifier les différents champs de l'e-mail (objet, corps du mail, etc),

  • Valider l'envoi.

Cas du Serveur SMTP

En version ENTERPRISE, si le serveur SMTP est paramétré, en cas d'envoi de mail à partir d'une ressource, un mailer VISUAL PLANNING s'ouvre automatiquement à la place du logiciel de messagerie.

L'adresse mail de l'expéditeur est celle de l'utilisateur définie dans ADMIN CENTER.

Envoi d'une impression de ressource par mail

Cette fonctionnalité permet d’envoyer un courrier électronique avec une pièce jointe : un fichier au format PDF contenant l'impression de la ressource sélectionnée.

Avertissement

Dans le cas d'une sélection multiple de ressources, un seul fichier au format PDF sera envoyé à toutes les ressources sélectionnées. Le fichier contiendra l'impression des ressources sélectionnées, une ressource par page.

Pour utiliser ce type d'envoi, il suffit de cliquer droit sur une ressource > Envoyer > PDF par mail.

La fenêtre de configuration d'impression apparait :

Les paramètres d'impression sont, par défaut, ceux qui sont sauvegardés dans l'affichage favori.

Il est possible de modifier ces paramètres d’impression si nécessaire.

Cliquer ensuite sur le bouton Valider.

Deux cas sont alors possibles selon l'utilisation ou non d'un serveur SMTP :

  • Soit c'est un logiciel de messagerie qui permet l'envoi du mail. C'est le cas en version ONE ou ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré),

  • Soit un serveur SMTP envoie le mail. Cela ne fonctionne qu'en version ENTERPRISE à condition que le serveur SMTP soit paramétré.

Cas du logiciel de messagerie

Dans les versions ONE et ENTERPRISE (si le serveur SMTP n'est pas paramétré), à chaque envoi de mail, la fenêtre de l'outil de messagerie s'ouvre afin de :

  • Remplir ou modifier les différents champs de l'e-mail (objet, corps du mail, etc),

  • Valider l'envoi.

Cas du serveur SMTP

En version ENTERPRISE, si le serveur SMTP est paramétré, en cas d'envoi de mail à partir d'une ressource, un mailer VISUAL PLANNING s'ouvre automatiquement à la place du logiciel de messagerie.

L'adresse mail de l'expéditeur est celle de l'utilisateur définie dans l'Admin Center.

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