ADMINISTRATION

Visualisation des plannings

Les plannings sont visibles directement dans la fenêtre de l'Admin Center.

Création d'un planning

Avertissement

Seul l'administrateur global de VISUAL PLANNING peut créer un nouveau planning.

Pour créer un nouveau planning, cliquer droit dans le cadre des plannings > Ajouter un planning :

  • à partir d'un fichier vps : Choisir dans la fenêtre qui s'ouvre le planning;
  • à partir d'un modèle de planning existant : Choisir le modèle de planning.

La fenêtre suivante apparaît :

Préciser alors :

  • Le Nom du planning,
  • La Description de celui-ci,

Puis valider en cliquant sur le bouton OK.

Modification d'un planning

La modification d'un planning concerne généralement le paramétrage de celui-ci.

Dans l'Admin Center, la modification d'un planning concerne :

  • l'affectation des utilisateurs,

  • et des administrateurs du planning.

Cette affectation est accessible en cliquant droit sur le planning > Modifier.

La fenêtre suivante apparaît :

Il est alors possible de modifier ses propriétés puis de valider en cliquant sur le bouton Valider.

Nom

Donner un nom au planning, donné lors de la création. Ce nom est unique pour chaque planning.

Description

Donner une description au planning. Cette donnée est facultative.

Logo du planning

Il est possible d'associer un logo au planning. Ce logo s'affichera sur le portail d'accès à VISUAL PLANNING, si l'accès au planning a été permis ci-dessous.

Publier l'accès avec Visual Planning

Cette case permet, si elle est cochée, d'ajouter un accès direct au client riche de ce planning.

Sur le portail d'accueil de VISUAL PLANNING, une entrée directe sur le planning est ajouté.

Publier l'accès avec VPPortal

Cette case permet, si elle est cochée, d'ajouter un accès direct à la version VPPORTAL de ce planning si le paramétrage de VPPORTAL a été effectué.

Sur le portail d'accueil de VISUAL PLANNING, une entrée directe sur la version VPPORTAL de ce planning est ajouté.

Activer la "SmartToolbar"

Cette case permet, si elle est cochée, de modifier la barre de menu dans VISUAL PLANNING par la SmartToolbar.

Activer la suppression de l'historique

Cette case permet, si elle est cochée, de supprimer automatiquement l'historique des entités qui ont été supprimées depuis plus de 60 jours.

Date de restauration

Il s'agit de la date de la dernière restauration du planning.

Accès aux données privées

Cette case permet à l'utilisateur "admin" d'accéder aux données privées si elle est cochée.

Dimensions de paramétrage

Cette fonctionnalité permet de définir les dimensions du planning qui sont qualifiés de Dimensions de paramétrage.

Cela concerne par exemple les dimensions gérant les statuts.

Les ressources des dimensions présentes dans cette liste seront donc modifiées ou supprimées si un import de paramétrage est effectué.

Activer Annuler (Undo)

Cette case, si elle est cochée, active la fonction d'annulation dans le client riche VISUAL PLANNING.

Version

Il s'agit de la version de la structure du planning en base de données.

Note

Ce numéro peut vous être demandé par le Support technique de STILOG I.S.T. en cas de maintenance.

Utilisateurs administrateurs

Définir, si nécessaire, la liste des utilisateurs ayant les droits d'administrateur du planning.

Bloquer l'accès

Le fait de cocher cette case engendre la déconnexion de tous les utilisateurs du planning.

c.f. Utilisateurs connectés

Une fenêtre va alors apparaître pour vous permettre de saisir un message qui va apparaître sur tous les postes sur lesquels VISUAL PLANNING est ouvert.

En cliquant sur Valider, les utilisateurs vont être déconnectés.

Avertissement

  • Après cette déconnexion, seuls l'administrateur global et les administrateurs du planning peuvent se reconnecter.
  • Le planning va apparaître grisé dans l'Admin Center.

Protection active

Cette case est cochée si les permissions du planning sont activées.

Le fait qu'un planning soit protégé se visualise, dans la liste des plannings, grâce au cadenas sur l'icône du planning.

Activer 'Import/export'

Cocher cette case dans le cas où des imports et/ou exports par service doivent être lancés à fréquence régulière sur ce planning.

c.f. Export par service et Import par service

Attention

La modification de cette propriété ne sera prise en compte qu’au redémarrage du service.

Activer 'Send mail'

Il est nécessaire de cocher cette case pour activer l'envoi automatique de mails depuis un ou plusieurs événements depuis ce planning.

c.f. Envoi automatique de mails

Attention

La modification de cette propriété ne sera prise en compte qu’au redémarrage du service.

Activer sauvegarde automatique

Il est nécessaire de cocher cette case pour activer la sauvegarde automatique du planning.

c.f. Service de sauvegarde automatique

Activer l'url d'export

Il est nécessaire de cocher cette case pour activer l'export de planning via un URL. Pour faire afficher l'URL d'export, aller ci-dessous.

Utilisateurs/Groupes autorisés

Définir dans l'onglet correspondant la liste des groupes et/ou des utilisateurs ayant accès au planning en lecture/modification.

Suppression d'un planning

Attention

La suppression d'un planning doit être envisagée avec d'extrêmes précautions.

Toute suppression de planning est irréversible et détruit :

  • l'ensemble des données (Ressources, Événements…),

  • le paramétrage effectué,

  • les permissions existantes.

Il est vivement conseillé de bien vérifier qu'il s'agit d'un planning pouvant être supprimé !

Il est judicieux d'effectuer une sauvegarde du planning au préalable (c.f. Export de Planning)

Pour supprimer un planning, Cliquer droit sur le planning > Supprimer.

Le message d'avertissement suivant apparaît :

  • Pour confirmer, cliquer sur Oui,

  • Pour annuler, cliquer sur Non.

Restaurer un planning

La restauration de planning permet d'écraser un planning existant par un planning sauvegardé au format *.VPS en conservant le même nom.

Il est possible de restaurer un planning depuis un fichier ou depuis une sauvegarde automatique.

Pour restaurer un planning, cliquer droit sur le planning à écraser > Restaurer > Choisir la bonne option.

Restaurer à partir d'un fichier

La fenêtre de choix du fichier à restaurer s'ouvre alors :

Il faut :

  • rechercher le fichier du planning qui est sous l'extension *.VPS,

  • le sélectionner,

  • puis cliquer sur Ouvrir.

L'importation peut durer quelques minutes.

Restaurer à partir d'une sauvegarde

La fenêtre de choix de la date de sauvegarde s'ouvre alors :

Choisir la date et cliquer sur OK pour lancer la restauration.

Export de planning

Pour effectuer un export de planning, cliquer droit sur le planning à exporter > Exporter le planning.

Ensuite, deux possibilités sont offertes :

  • Exporter dans un fichier,

  • Exporter comme modèle.

Le fichier .VPS contient l'intégralité du planning ainsi que les groupes associés et leurs permissions.

Il contient également les fichiers modèles pour le publipostage ainsi que les fichiers de type Image qui ont été téléchargés sur le serveur.

Exporter dans un fichier

Cela permet d'exporter une sauvegarde du planning sous la forme d'un fichier au format *.VPS

La fenêtre suivante s'ouvre:

Il faut alors :

  • définir le chemin où sera enregistré le fichier *.VPS,

  • choisir un Nom,

  • et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Exporter comme modèle

Cela permet de créer un nouveau modèle de planning à partir duquel, il sera possible de créer un nouveau planning.

La fenêtre suivante s'ouvre :

Il faut alors préciser :

  • un Nom,

  • une Description,

  • Et cliquer sur le bouton Valider.

Ce modèle est alors visible lors de la création d'un nouveau planning.

Afficher l'url d'export

Cette fonctionnalité n'est active que si l'activation de l'url a été cochée. (c.f. Activer l'url d'export)

En cliquant sur ce lien, l'URL d'export du planning s'affichera.

Il suffira de copier/coller cet URL dans un navigateur internet ou la fonctionnalité voulue pour déclencher l'export du planning.

Le fichier qui en résultera sera de la forme “Nom_du_planning_yyyymmdd_hhmm.vps”.

Paramétrage

Dans certains contextes, il arrive qu'un planning ait besoin d'évoluer.

Pour cela, il est conseillé de faire évoluer un planning de qualification avant de reproduire les modifications de paramétrage dans le planning de production.

La fonctionnalité d'export/import de paramétrage est utile dans ces cas-là.

Cette fonctionnalité permet de faire les modifications de paramétrage dans une sauvegarde du planning, d'effectuer les tests de bon fonctionnement du planning avec le nouveau paramétrage et de répercuter les modifications sur le planning de production à la fin.

Exporter le paramétrage

Après avoir effectué les modifications et testé le bon fonctionnement sur le planning de qualification, cliquer droit sur le planning > Paramétrage> Exporter pour exporter le paramétrage.

La fenêtre suivante apparaît :

Un fichier .VPI va alors être généré. Ce fichier contient les entités structurelles du planning (dimensions, formulaires, règles de création, hiérarchies de création, ...) ainsi que les ressources des dimensions qui ont été définies comme dimensions de paramétrage.

Importer le paramétrage

Une fois le fichier .VPI généré, cliquer droit sur le planning de production > Paramétrage > Importer pour importer les modifications de paramétrage.

La fenêtre suivante apparaît :

Sélectionner le fichier correspondant et cliquer sur Ouvrir pour importer les modifications de paramétrage dans le planning.

Attention

Ces actions sont à faire avec beaucoup de précautions.

Les entités structurelles vont être modifiées, voire supprimées si elles n'existent plus dans le fichier .VPI importé.

De même, si des ressources des dimensions de paramétrage ont été supprimées, elles seront supprimées dans le planning. Les événements associées à ces dernières seront également supprimées.

Déconnexion des utilisateurs

Il est possible de déconnecter tous les utilisateurs d'un planning.

Pour ce faire, cliquer droit sur le planning > Déconnexion des utilisateurs.

La fenêtre suivante apparaît :

Saisir alors un message à destination des utilisateurs avant leur déconnexion forcée puis cliquer sur Valider.

Utilisateurs connectés

Il est possible de consulter la liste des utilisateurs connectés sur un planning donné.

Pour ce faire,  Cliquer droit sur le planning > Utilisateurs connectés.

Une fenêtre montrant la liste des utilisateurs connectés au planning apparaît alors :

Historique des connexions

Il est possible de consulter l'historique des connexions sur un planning donné.

Pour ce faire, cliquer droit sur le planning > Historique des connexions

Une fenêtre montrant la liste des utilisateurs connectés au planning apparaît alors :

Il est alors possible de préciser le début et la fin de la période de temps de visualisation de l'historique.

Il est possible de définir des périodes de temps:

  • dont le Début et la Fin sont relatifs,

  • dont le Début et la Fin sont fixes,

  • dont le Début est fixe et la Fin est relative,

  • dont le Début est relatif et la Fin est fixe.

Date Fixe

Dans ce cas, il faut préciser une date et une heure.

Cette date est indépendante du moment où la période de temps est utilisée.

Valeur Relative

Dans ce cas, il faut préciser une période relative au moment où la période de temps est utilisée.

Chaque période glissante est définie par:

  • Une Valeur relative : Un nombre. La période de référence est représentée par le nombre 0.

  • Une Unité relative : Heure, Jour, Semaine, Mois…

Exemples :

Période de temps

Date courante (date d'utilisation de la fonctionnalité)

Signification

La date fixe du 1er Janvier 2018

quelque soit la date courante

signifie toujours le 1er Janvier 2018

La valeur relative 1 Jour

à la date du 31 décembre 2017

signifie le 1er Janvier 2018

La valeur relative 1 Jour

à la date du 1er Janvier 2018

signifie le 2 Janvier 2018

Noter qu'en double-cliquant sur une session, une fenêtre comme la suivante s'affiche si des modifications ont eues lieu lors de la session.

Les informations décrites sont les modifications des éléments réalisées par l'utilisateur.

Si aucune création / modification / suppression n'a été effectuée, la fenêtre suivante apparaît :

Envoyer un mail

Cette option permet d'envoyer depuis l'Admin Center, un mail aux utilisateurs du planning. La fenêtre du mailer s'ouvre alors, ayant comme destinataires l'ensemble des utilisateurs.

Avertissement

Cette option est accessible uniquement si le serveur SMTP a été correctement configuré.

ghostghostghostghostghost
loading table of contents...