¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS?

¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS?

Uno de los conceptos básicos de Visual Planning es la planificación de recursos. La planificación de recursos hace referencia al conjunto de acciones y a la metodología que utilizan las organizaciones para asignar de manera eficiente los recursos que tienen a los trabajos, las tareas o los proyectos que deben realizar, y para planificar las fechas de inicio y fin de cada tarea o cada proyecto, teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos. En función de la industria, los recursos pueden ser personas (ya sean empleados o contratistas independientes), equipos y máquinas (esto es frecuente en los negocios de construcción, fabricación o mantenimiento) o espacios e instalaciones. Nuestros clientes y potenciales clientes también pueden necesitar recursos consumibles (por ejemplo, materiales y piezas para la fabricación).

La planificación de recursos es un paso clave de la gestión de proyectos. Cuando la disponibilidad de los recursos y la capacidad de trabajo son los factores básicos que determinan el plazo de un proyecto, los gestores de proyectos suelen hablar de planificación de recursos limitados. Pero la planificación de recursos a menudo se utiliza para gestionar operaciones sencillas. Permite a los gestores esbozar fechas de realización para las tareas asignadas a sus equipos. Pueden responder ante los accionistas, como los clientes o la junta directiva.

PASOS DE LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

Entre los pasos típicos de la planificación de recursos, se incluyen:

Listado de tareas o trabajos que deben completarse, junto con un supuesto de duración o esfuerzo. Se puede expresar en horas, días o porcentaje de ocupación.

Identificación de limitaciones de cada trabajo o tarea. Puede ser un plazo, un conjunto de habilidades necesarias para completar la tarea, una ubicación a la que deben desplazarse los recursos para realizar el trabajo, etc.

Identificación de los tipos y del número de recursos necesarios para completar cada tarea, es decir, la demanda de recursos. Se puede expresar la demanda de cada tipo de recurso en horas o días en relación con las personas, máquinas, etc., y en cantidad si también se necesitan piezas y materiales.

Control de la disponibilidad en el futuro de los recursos de cada categoría (empleados, equipo, espacios…). Esto se denomina en ocasiones «capacidad». Si los recursos son básicamente personas, se debe saber cuánto trabajo suelen hacer al día, cuál es su carga de trabajo actual y prevista, si hay previsión de alguna ausencia o de algún periodo de vacaciones, nuevas contrataciones, etc. Se puede expresar la disponibilidad total para un periodo en un número de días y horas. Para los consumibles, esto implica la cantidad en stock, los retrasos de envío para las entregas justo a tiempo, etc.

Unir los recursos disponibles a las tareas o los trabajos, es decir, planificar cada recurso para realizar una tarea específica o trabajo en una fecha específica, hasta que se asigne todo el trabajo. Si un tipo de recurso se demanda mucho y tiene baja capacidad, este paso puede incluir retrasar algunos trabajos o proyectos, ya que los plazos originales no pueden cumplirse. Por este motivo, prever adecuadamente la capacidad frente a la proporción de demanda permite a los gestores anticipar los cuellos de botella o los bajos periodos de actividad.

¿CÓMO PUEDO PLANIFICAR LOS RECURSOS EN VISUAL PLANNING?

En Visual Planning, la planificación de recursos mostrará qué recurso se asigna a qué tarea. Se enumeran los recursos individuales de una categoría (por ejemplo, todos los empleados o todas las máquinas). También se muestra qué se asigna que haga cada uno de esos recursos en una línea de tiempo que puede verse en una escala de horas, días, semanas o meses. Los acontecimientos son elementos de trabajo individual como tareas o trabajos en Visual Planning. Se identifican en la planificación mediante bloques de color.

Los acontecimientos también pueden ser no laborables para representar la indisponibilidad (vacaciones para los empleados, mantenimiento planificado para equipos, etc.). Si se utilizan varios tipos de recursos, los usuarios pueden cambiar fácilmente de una vista de planificación de recursos a otra, o ver varias planificaciones a la vez. Esto se denomina planificación de varios recursos.

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