Comment planifier ses actions de prospection dans un CRM ?

La prospection commerciale est un enjeu majeur pour toute entreprise qui souhaite développer son chiffre d’affaires, qu’elle soit réalisée de manière digitale ou physique. Planifier ses actions de prospection dans un CRM devient alors, une étape clé pour optimiser le suivi des prospects, améliorer la gestion des équipes commerciales, booster les ventes et suivre efficacement les objectifs de l’entreprise.

Un logiciel CRM, en centralisant les données clients et prospects, facilite cette organisation. Il permet de structurer les tâches, suivre la performances des actions de prospection, d’automatiser les rappels et de suivre l’évolution du pipeline de ventes.

Dans cet article, découvrez pourquoi la prospection via un CRM est essentielle, comment planifier ses actions efficacement et quelles fonctionnalités utiliser. Vous verrez enfin comment la solution CRM de Visual Planning accompagne les équipes commerciales dans une démarche entièrement personnalisée.

Comprendre l’importance de la prospection dans un CRM

La prospection commerciale est le moteur du développement des entreprises. Sans un flux constant de prospects qualifiés ou non-qualifiés, il devient difficile d’atteindre ses objectifs de vente et de croissance dans le temps imparti. C’est pourquoi les équipes commerciales s’appuient sur des outils adaptés pour organiser leur travail et mieux gérer la relation client ayant par la même occasion, des caractéristiques pour pouvoir centraliser toutes les dimensions d’une activité commerciales.

Les entreprises doivent adopter un CRM pour soutenir leur démarche commerciale et évoluer avec elles, en fonction de leurs besoins.

Un CRM commercial s’impose comme un outil incontournable dans ce contexte. En regroupant toutes les données clients et prospects, il offre une visibilité complète sur les interactions passées et à venir.
Néanmoins, les équipes commerciales ne sont pas les seules à tirer des bénéfices de l’utilisation d’un CRM puisque les équipes Marketing sont également concernées : suivi des performances d’une ou plusieurs campagnes, suivi des leads générés par les actions d’acquisitions organiques, envoi d’emailing, mise en place du marketing automation, …

La prospection CRM permet d’avoir un suivi précis des opportunités, d’automatiser certaines tâches et d’améliorer la collaboration entre les équipes marketing et commerciales. Ce pilotage efficace aide à transformer plus rapidement les prospects en clients fidèles.

Planifier ses actions de prospection : étapes clés dans un CRM

Planifier ses actions de prospection dans un logiciel CRM commence par une organisation rigoureuse. Une bonne planification maximise la productivité des commerciaux et renforce la relation client.

Étape 1 : Centralisez les données prospects et clients

La première étape consiste à regrouper toutes les données liées aux prospects et clients dans un seul outil. L’objectif derrière cette centralisation est d’avoir toutes les informations dans une seule et même plateforme afin d’éviter la perte d’information, les doublons ou autre risque d’erreur.

Un logiciel CRM doit avoir la capacité de centraliser les informations essentielles : contact et coordonnées, historique des échanges, devis, contrats, facturation, … et bien d’autres informations qui dépendent de votre secteur d’activité.

Cette base de données unique facilite la gestion relation client et permet aux commerciaux d’avoir une vision claire et à jour de chaque dossier.

Généralement, cette constitution de base de données est liée à de la gestion documentaire permettant, en fonction des solutions disponibles sur le marché, de classifier les documents en fonction de catégories, de filtres ou encore, de les retrouver via des ancres.

Étape 2 : Définissez des objectifs clairs et segmenter les prospects

Avant de lancer des actions de prospection, il faut fixer des objectifs commerciaux précis en fonction de vos produits/services, par marché, par objectif cible, … Par exemple, augmenter le nombre de leads qualifiés sur les campagnes à direction de la France, améliorer le taux de conversion sur le canal d’acquisition Google ou encore, attaquer le marché Suédois.

Le CRM aide à segmenter les prospects selon plusieurs critères : secteur d’activité, taille de l’entreprise, comportement d’achat, canal de contact, nombre d’utilisateurs, zone géographique, …

Des logiciels de gestion de l’activité commerciale (CRM) tel que Visual Planning, permettent à tout service commercial, d’avoir une structure de segmentation entièrement personnalisée correspondant à n’importe quels critères spécifiques de leurs produits/services.

L’objectif est de permettre à chaque équipe commerciale d’avoir une vision précise de ses performances et d’adapter en conséquence, leurs stratégies commerciales pour mieux cibler les prospects.

Étape 3 : Mettez en place un pipeline de ventes adapté

Le pipeline de ventes est un élément fondamental pour piloter la prospection commerciale car il permet de savoir à quelle étape se situe un prospect, qui a la charge de sa gestion, son potentiel de signature, … Il représente les différentes étapes du processus de vente, depuis la détection du prospect jusqu’à la conclusion de la vente.

Dans un CRM, ce pipeline peut être personnalisé selon les spécificités de l’entreprise ou encore, selon les spécificités du produit qui est commercialisé. Il aide à visualiser l’avancement des affaires, identifier les points bloquants ou encore, suivre la performances des tunnels de ventes.

En prenant l’exemple de Visual Planning, il est possible de créer des listes d’événements correspondant à chacune des étapes de votre pipeline de ventes : demande entrante, démonstration personnalisée, RDV physique supplémentaire, négociation, signature client, …

Étape 4 : Programmez les actions commerciales et les rappels

Un bon plan de prospection inclut la programmation des actions à mener : appels, courriels, rendez-vous, relances, … Cette programmation dépendra entièrement de la manière dont vos processus opérationnels ont été définis, mais également des besoins de chacun de vos utilisateurs.

Le CRM propose souvent des fonctionnalités de rappel et de notifications pour ne rien oublier. En prenant l’exemple du logiciel Visual Planning pour la gestion CRM, ces alertes peuvent être programmée de plusieurs manières :

• • Par événements, ex. renouvellement de contrat
  • Par délai de traitement de retard maximum, ex. rappel après X jours non-traité
  • Par le signalement d’une date, ex. chaque premier lundi du mois
  • Par délai de traitement en amont, ex. 7 jours avant événement
  • Etc.

Cela garantit que les commerciaux suivent bien chaque prospect et respectent les délais, ce qui améliore la qualité du suivi et la satisfaction client.

Les fonctionnalités CRM qui optimisent la prospection commerciale

Les logiciels CRM avancés offrent un large panel de fonctionnalités pour automatiser et faciliter la prospection commerciale. Celles-ci peuvent aller de la planification des actions commerciales, à l’analyse des performances et bien d’autres possibilités !

L’automatisation des tâches répétitives

L’automatisation des tâches permet aux équipes commerciales de gagner du temps et de se concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée. Tout comme dans la gestion de projet, il est possible de lier des tâches les unes aux autres afin d’intégrer des rappels par exemple, pour des renouvellements de contrat, pour des négociations clients, des démonstrations, …

Il est également possible d’envoyer automatiquement un courriel de relance après un rendez-vous ou générer un rapport de suivi. Ces fonctionnalités sont possibles et natives chez Visual Planning grâce aux fonctionnalités de « Publipostage » et d’import/export de données.

Le CRM peut aussi attribuer automatiquement les prospects aux commerciaux en fonction de règles prédéfinies. Ainsi, si votre activité est partagée entre plusieurs cibles, vous pouvez définir des typologies d’entreprises qui seront de facto, affectée au commercial en question. Prenons un exemple de planification de la prospection avec Visual Planning :

• • Si vous êtes une entreprise de gestion de maintenance de matériel lourd et que vous menez vos actions de conquêtes sur l’industrie maritime, aéronautique et énergétique. Si vous n’avez que 3 commerciaux, vous pourrez attribuer chaque prospect en fonction des caractéristiques et des compétences de ces commerciaux.
  • Si vous avez 6 commerciaux, vous pourrez également ajouter une autre variable en fonction du plan de charge des membres de l’équipe.

Des tableaux de bord et un suivi en temps réel

Les tableaux de bord CRM fournissent une vision claire et instantanée des performances commerciales. Ils affichent les indicateurs clés : nombre de prospects, taux de conversion, chiffre d’affaires généré, etc. Ces rapports sur mesure aident le responsable commercial à ajuster la stratégie, piloter son équipe efficacement, intégrer de nouvelle stratégie, analyser la performances des équipes commerciales en fonction des actions marketing et bien plus encore !

Pour simplifier sa gestion et améliorer son suivi, il est possible pour le responsable commercial, d’avoir une vue macro-économique ou micro-économique, que cela soit pour chacun des commerciaux de son équipe, pour un produit/service, pour un bureau, …

Une collaboration efficace entre les équipes commerciales et marketing

Un CRM favorise la collaboration entre les équipes marketing et commerciales. Les données clients sont partagées, ce qui évite les silos d’information. Plus encore, le service marketing peut intégrer différentes caractéristiques de suivi de performances, mais également définir des caractéristiques de traitement de lead et de réattribution.

Le marketing peut ainsi cibler les prospects avec des campagnes adaptées, tandis que les commerciaux suivent les leads chauds en temps réel. Cette synergie améliore la gestion relation client et accélère le processus de vente.

Prenons l’exemple de l’utilisation du logiciel Visual Planning :

• • Vous pourrez suivre la performances de vos campagnes, ex. nombre de lead générés.
  • Vous pourrez suivre les performances commerciales issues de ces campagnes, ex. taux de poubelle, taux de conversion, …
  • Vous pourrez suivre la performances de vos campagnes en fonction des pays ou vous avez mené des actions de conquêtes.
  • Vous pourrez suivre les raisons de refus ou encore, analyser la pertinence et la qualité de vos leads.
  • Exporter les listes de contact, clients et prospects, pour mener des actions précises tout en recentrant les actions de conquête/fidélisation.
  • Envoyer des emailings,
  • Etc...

Visual Planning, l’outil CRM pour planifier efficacement vos actions de prospection

Visual Planning est un logiciel CRM complet qui facilite la planification et le suivi des actions de prospection commerciale. Adapté aux besoins des responsables et des équipes commerciales, il centralise les données clients tout en offrant des fonctionnalités agiles et intuitives. Voici comment Visual Planning optimise la gestion de votre prospection CRM.

Une gestion et un contrôle simplifiés pour les responsables commerciaux

Les responsables peuvent automatiser le respect des règles internes grâce à des alertes visuelles qui signalent toute incohérence dans les dossiers clients. En utilisant le logiciel Visual Planning pour la gestion CRM et prospection, vous avez le choix et l’opportunité de définir des règles de gestions et de contraintes qui viennent « contrôler » l’intégration ainsi que la gestion des données.

Ainsi, si quelque chose n’a pas été correctement réalisé, votre ressource n’aura pas d’autre choix que de réessayer afin de se conformer aux règles et aux contraintes prédéfinies.

La gestion des équipes et l’attribution des dossiers clients est également facilitée par un système de glisser-déposer, permettant d’assigner rapidement un prospect ou un client à un commercial. Cette fonctionnalité, corrélée aux règles de gestions, peut également permettre au responsable commercial de réattribuer un dossier client après « X » jours à une autre ressource.

Le tableau de bord offre une vue claire sur les perspectives de ventes, les potentiels de ventes, les actions à mener, les rappels administratifs, les commandes du passées et à venir, avec des statistiques personnalisables pour suivre et comparer les performances sur différentes périodes.

Ceci est valable pour le responsable commercial, mais également pour chacune des ressources.

La centralisation et un suivi rigoureux pour les équipes commerciales

Visual Planning regroupe toutes les informations essentielles dans chaque dossier client : devis, factures, mails, contrats, historiques d’échanges et bien plus encore. Cette fonctionnalité, de gestion documentaire s’appelle « VP Documentum ».

L’objectif de cette centralisation des données est de simplifier le suivi de chaque opportunité, de la prospection à la fidélisation. Dans un cadre plus « administratif », il permet à tout utilisateurs de créer des documents, mais plus principalement, sauvegarder des documents.

Il sera ensuite nécessaire de définir des contraintes d’utilisation permettant de « classifier » en différentes catégories l’ensemble de ces documents (nom, typologie, format, …) et de définir des « ancres » pour les retrouver rapidement (numéro de série, mot-clé, …).

Des rappels configurables aident les commerciaux à ne jamais manquer une relance ou une échéance importante, renforçant ainsi la relation client et marquer l’argument du suivi personnalisé pour tous types de client. (cf. Etape 4 - Programmez les actions commerciales et les rappels).

Des outils de communication intégrés et mobilité

Pour gagner en réactivité, les équipes peuvent envoyer notifications et mails directement depuis l’interface, avec une intégration fluide aux agendas électroniques.

Dans Visual Planning, cette action est possible grâce à la fonctionnalité de « Publipostage ».  Le but est de nous transmettre les modèles de documents que vous avez ou que vous souhaiteriez avoir pour que nos équipes puissent ensuite intégrer ce modèle dans votre logiciel CRM.

Vous garantirez ensuite, une conformité autour de l’ensemble des documents qui seront utilisés par vos ressources et transmit à vos clients.

Dans une autre optique, vous pourrez également faire communiquer les agendas personnels de chacune de vos ressources avec vos plannings d’activités. Ici, il s’agira de la fonctionnalité « iCal » qui à termes, réduira les risques d’oublis.

L’accès mobile via smartphones et tablettes garantit une gestion commerciale efficace, même en déplacement. Les commerciaux restent ainsi toujours connectés à leur pipeline de vente tout en ayant accès à l’information de leurs clients, ce qui facilite la planification des actions et les échanges avec ces derniers.

Que vos équipes soient régulièrement en déplacement ou sédentaire, Visual Planning a développé l’application VPGo.

L’intégration avec les autres logiciels métier

Visual Planning s’intègre aisément avec les systèmes comptables, SAV, marketing et autres outils essentiels à l’entreprise. A titre d’exemple et dans un contexte commercial, des interfaces ont déjà été développée avec des logiciels de signature électronique (Docusign). Plus encore, des développements spécifiques ont également été réalisés pour contrôler la capacité de production et de la corréler avec les besoins des clients des utilisateurs de Visual Planning.

Cette interconnexion assure une circulation fluide et sécurisée des données clients entre les différents services. Elle permet aussi de réduire les erreurs de saisie et d’éviter les doublons, pour une gestion CRM plus cohérente et efficace.

Une gestion fine des droits utilisateurs

Chaque utilisateur dispose de fonctionnalités adaptées à son rôle. Cette gestion précise des droits garantit que les commerciaux, responsables ou autres collaborateurs accèdent uniquement aux informations dont ils ont besoin.

Dans le cadre de l’activité commerciale des utilisateurs de Visual Planning, cette gestion des droits d’utilisateurs est généralement utilisée pour ne laisser aux ressources, qu’une visibilité sur leurs performances et sur les données de leurs clients.

Cela sécurise les données sensibles tout en facilitant l’accès rapide aux données pertinentes pour chaque profil.

Que faut-il retenir ?

Planifier ses actions de prospection dans un CRM est essentiel pour gagner en efficacité commerciale. Un bon logiciel CRM centralise vos données prospects, automatise les tâches répétitives et facilite le suivi des ventes. Cela permet à vos équipes commerciales de rester organisées, réactives et de maximiser leurs résultats.

Visual Planning s’impose comme une solution complète et intuitive pour gérer votre prospection CRM. En regroupant toutes les fonctionnalités clés (gestion des contacts, suivi personnalisé, automatisation des rappels, reporting précis et mobilité) il accompagne vos commerciaux au quotidien.

Programmez dès à présent une démo personnalisée de Visual Planning pour découvrir comment optimiser votre prospection commerciale.