Comment connaître ses besoins en recrutement avec un logiciel SIRH ?

Comprendre précisément ses besoins en recrutement n’est pas une mince affaire, surtout lorsqu’on dirige une entreprise où le temps manque. Dans ce contexte présent, avoir un logiciel SIRH (Système d’information sur les ressources humaines) devient critique puisque vous pourrez avoir plusieurs fonctionnalités pouvant simplifier le suivi de vos ressources :

• Gestion des compétences,
• Gestion de la formation,
• Gestion des processus de recrutement,
• Gestion des absences,
• …

Heureusement, les logiciels SIRH disposent aujourd’hui des fonctionnalités puissantes pour vous aider à y voir plus clair. Mais comment s’y prendre ? Et surtout, comment un SIRH peut-il véritablement vous guider dans cette démarche stratégique ?

Visual Planning vous décrira précisément tout ce qu’il est possible de faire et notamment comment notre logiciel de gestion RH (Ressources Humaines) peut vous accompagner dans cette démarche !Plus encore, avec Visual Planning 9, vous pourrez découvrir des fonctionnalités d’automatisation !
Dans les lignes qui suivent, découvrez les fondamentaux de la gestion des commandes en production, les enjeux majeurs et les leviers pour l’optimiser.

Pourquoi est-il si important de bien cerner ses besoin en recrutement ?

Avant d’investir dans des outils ou de lancer une campagne de recrutement, il faut d’abord comprendre ce que votre entreprise recherche. Cela va bien au-delà du simple « poste à pourvoir ». Il s’agit de cerner les compétences, les profils, les expériences nécessaires pour que votre organisation puisse grandir et faire face à ses défis.
Plus encore, il s’agit également de définir si ce besoin de recrutement est lié à une charge de travail importante temporaire ou si elle relève d’une augmentation pure et dure de la charge de travail sur le long terme.

Dans beaucoup d’entreprises, cette étape est souvent bâclée ou sous-estimée. Pourtant, recruter sans analyse précise, c’est s’exposer à des erreurs coûteuses, tant en termes financiers qu’en temps perdu.
Par exemple, un recrutement mal ciblé peut générer des coûts cachés qui s’élèvent parfois à plusieurs milliers d’euros. Dans une autre situation, il sera possible pour l’entreprise « d’accumuler » les compétences déjà présente dans l’entreprise au lieu de cibler la compétence requise.

Grâce à un logiciel SIRH, vous pouvez automatiser et structurer cette phase d’analyse. Vous collectez et exploitez des données internes sur vos équipes actuelles, leurs compétences, et même leurs performances, ce qui vous offre une vue globale claire pour anticiper vos besoins puisque vous pourrez les corréler avec les caractéristiques de votre activité !

Comment un logiciel SIRH vous aide à définir vos besoins en recrutement ?

L’un des points forts du SIRH (Système d’information sur les Ressources Humaines), c’est sa capacité à centraliser toutes les informations RH en un seul endroit. Selon les types d’informations, cela peut être appelé la Gestion Documentaire (GED). Cela change tout quand on doit analyser ses besoins.
Voici ci-dessous, quelques exemples d’avantages que peut vous apporter un SIRH :

Recrutez avec des données concrètes, pas sur des intuitions

Votre SIRH vous permet d’identifier précisément les compétences manquantes dans vos équipes, mais également en fonction des besoins que vous avez pu avoir lors de votre activité opérationnelle.
Plutôt que de tabler sur des intuitions ou des impressions, vous avez des données concrètes à portée de main :

• Compétences disponibles,
• Compétences indisponibles,
• Difficulté de vos équipes,
• Charge de travail,
• Pertes issues du manque de compétences,
• …

Cela vous aide à savoir exactement quels profils rechercher (expériences, compétences, …).

Planifiez vos recrutements avec précision

Le logiciel facilite la planification à court, moyen, et long terme. En observant les cycles d’activité, les départs prévus, ou les évolutions de poste, vous pouvez anticiper quand et combien de recrutements seront nécessaires.
Une seule question peut dès lors se poser : comment faire pour suivre toutes ces informations ?

Très régulièrement, les logiciels SIRH sont très souvent interfacés avec les logiciels de gestion des activités permettant dès lors, de suivre la charge de chacun des collaborateurs, mais également, l’évolution de l’activité :

• Dans un contexte d’activité cyclique, vous pourrez avec des indicateurs vous signalant qu’une externalisation de l’activité pourrait être plus avantageuse qu’un recrutement.
• Dans un contexte d’activité « long-terme », vous pourrez avoir des indicateurs de charge de vos ressources qui ont toujours été au seuil d’alerte.
• Dans un contexte « imprévus », le logiciel SIRH sera capable d’émettre des seuils d’alertes concernant l’absence prolongée (ou non) d’une ressource, l’augmentation de la charge pour les autres, … Afin que vous puissiez prendre la meilleure décision.

Pour ce qui est des prévisions de départ, des évolutions de poste ou autre, il est possible de le voir et de le suivre via les différents entretiens RH réalisés en cours d’années : entretien annuel de performance, entretien mensuel de satisfaction, entretien mi-annuel de performance, …
L’intégration des contenus des entretiens annuels dans une entreprise permet à chaque responsable de suivre et de définir la stratégie à adopter à court et long terme !

Les fonctionnalités clés du SIRH pour analyser vos besoins

Les solutions SIRH ne se limitent pas à stocker des CV ou gérer les congés. Elles proposent des outils d’analyse puissants pour la gestion proactive des talents :

• Cartographie des compétences : visualisez facilement qui maîtrise quoi dans votre organisation.
• Tableaux de bord personnalisés : suivez en temps réel les indicateurs liés à vos ressources humaines.
• Prévisions RH : établissez des scénarios d’évolution en fonction des données historiques.
• Gestion des entretiens et évaluations : collectez des feedbacks précieux sur les forces et faiblesses des collaborateurs.

Tous ces outils réunis vous donnent une véritable boussole pour comprendre où investir en recrutement.

Les erreurs fréquentes à éviter pour ne pas fausser l’analyse

Même avec un SIRH performant et bien organisé, il est facile de commettre quelques erreurs qui vont fausser votre lecture des besoins :

• Ne pas actualiser régulièrement les données : un SIRH n’est utile que si ses informations sont à jour, que cela soit au niveau des différents KPI disponible dans un logiciel de SIRH ou autour des informations transmises par les salariés actuels.
• S’appuyer uniquement sur les chiffres sans consulter les managers opérationnels ou les ressources concernées par une action ou autre situation.
• Oublier d’inclure les évolutions stratégiques de l’entreprise dans la réflexion.
• Ne pas suivre les compétences disponibles dans votre entreprise.
• Ne pas suivre les besoins en formation dans votre entreprise.
• Manque de visibilité sur l’évolution de votre activité et de l’impact sur les ressources présentes.
• Perte de l’information autour des entretiens RH de l’entreprise.

Le bénéfice d’utilisation d’un logiciel SIRH ou tout simplement, d’un logiciel de gestion des Ressources Humaines comme Visual Planning est de simplifier les processus administratifs et décisionnels.
Il n’est en rien, un outil qui va venir apporter des réponses précises, mais principalement des pistes et une vision plus claire sur votre situation.

Visual Planning : un logiciel RH complet pour piloter vos besoins en recrutement

Améliorez le pilotage de vos activités et la gestion du personnel avec un logiciel RH performant comme Visual Planning. Quels que soient vos besoins, ce logiciel vous permet de suivre l’évolution des compétences de vos équipes, de gérer leurs plannings et d’optimiser la charge de travail individuelle.
Voici ci-dessous, quelques fonctionnalités qu’il est possible de réaliser, de manière native avec Visual Planning :

Digitalisation de vos processus RH

Grâce à Visual Planning, vous digitalisez l’ensemble de vos processus RH pour simplifier la gestion du personnel tout en améliorant la communication avec vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi signaler les présences, gérer les absences, organiser le télétravail et transmettre facilement les documents.

Dans un contexte de planification de l’activité, il est possible pour le planificateur ou responsable, d’avoir des vues filtrées qui lui permettent de voir uniquement les ressources disposant la compétence liée à une tâche, les ressources disponibles (en partie ou sur la durée), ...
Il est également possible de créer une ou plusieurs vues spécifiques pour qu’un manager/responsable d’équipe puisse observer qui de ses collaborateur est en télétravail, qui est absent, … Pour aller plus loin, si vous souhaitez ajouter des contraintes selon les formats d’événements, vous pourrez également le faire (ex. 2 jours de télétravail par semaine).

La centralisation des informations au cœur de votre logiciel de gestion RH.

Visual Planning est aussi flexible et évolutif, il s’adapte aux spécificités de votre entreprise et centralise l’ensemble de vos processus RH. La gestion des compétences, des formations, ainsi que la gestion administrative du personnel, sont simplifiées dans un seul outil. Pour simplifier cet aspect, des vues « éditeurs » de ressources ont été mise en place afin que tout responsable puisse accéder aux compétences, aux certifications, au temps de travail horaire et bien plus encore !
Dans un contexte purement administratif, la fonctionnalité VP Documentum (gestion documentaire), vous pourrez décider de classifier tous les documents de vos collaborateurs selon des catégories (contrat de travail, justificatif médicaux, note de frais de transport, …) afin d’éviter toute perte d’information.

Ces documents pourront également être retrouvés soit par les différentes catégories ou sinon, par des mots-clés rattachés aux documents.

Améliorez le suivi de vos équipes

Un bon logiciel RH doit aussi vous permettre d’accompagner l’évolution de vos employés. Visual Planning vous offre la possibilité de recenser les compétences disponibles, suivre les habilitations, gérer les plans de formation, mais aussi consulter l’historique des entretiens et évaluations. Cela vous donne une vision claire et précise pour anticiper vos besoins en recrutement.

Plus encore, vous pourrez également suivre via le plan de charge, l’impact de la productivité de votre entreprise sur l’ensemble de vos ressources et déterminer si un besoin en recrutement ou externalisation peut survenir.

Créez autant de vues personnalisées que vous avez de ressources

En planifiant votre activité grâce à des vues personnalisées, vous obtenez des plans de charges individuels ou d’équipes. Ces indicateurs vous apportent la visibilité nécessaire pour arbitrer efficacement vos besoins en ressources humaines et éviter les surcharges. Visual Planning étant un logiciel de gestion RH entièrement personnalisable vous aurez le choix de choisir un format de plan de charge ou encore, déterminer dans votre cahier des charges, les différents seuils de capacité (= Capacity Planning).

Enfin, avec l’accès mobile via l’application VPGo et la plateforme web VPPortal, vos collaborateurs peuvent consulter leurs plannings, renseigner leurs heures, et ajuster leur charge de travail en toute autonomie, où qu’ils soient. Dans une optique purement « Ressources Humaines », vos ressources pourront également transmettre tous types de justificatif ou encore, réaliser des demandes d’absences.

Vous souhaitez piloter vos recrutements et la gestion RH de manière plus efficace ? Que vous soyez responsable des Ressources Humaines ou collaborateur, découvrez sans plus attendre toutes les fonctionnalités dites « opérationnelles » de votre logiciel de gestion RH.

Testez Visual Planning et bénéficiez d’une solution complète, intégrable avec vos SIRH et ERP, pour optimiser votre gestion des ressources humaines.