Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des interventions et qui peut l’utiliser ?

Vous gérez une équipe terrain, un service de maintenance ou une hotline ? Ou encore, avez une équipe chargée de la maintenance de vos techniciens ?

Entre les interventions qui s’enchaînent et les urgences qui s’accumulent, vous ne savez plus où de donner de la tête et votre planning devient à véritable casse-tête. Dès lors, faire correspondre les bonnes ressources avec les compétences et les disponibilités relèvent d’un véritable casse-tête.

C’est aussi pour cela que la digitalisation peut vous aider avec un logiciel de gestion des interventions comme Visual Planning. Votre organisation devient plus fluide et vous gagnez en efficacité grâce à la consolidation des données ainsi que grâce à la création de vues filtrées !

Mais à quoi sert cet outil ? Et qui peut en tirer profit ? Visual planning répond à ces questions dans les lignes qui suivent.

Logiciel de gestion des interventions : définition et fonctionnement

Vous hésitez à digitaliser l’organisation complète de vos interventions ? Avant toute chose, il est important d’en comprendre les principes et le fonctionnement. En effet, il ne s’agit pas seulement d’un planning numérique, mais bel et bien d’un véritable centre de pilotage de l’ensemble de vos interventions !

À quoi sert ce type de logiciel ?

Avec ce logiciel, vous centralisez l’ensemble du cycle d’intervention de A à Z : de la demande client (qualification du besoin et intervention) aux mesures des performances (durée de l’intervention, satisfaction client, …) en passant par le suivi administratif de l’intervention (facturation, garantie, compte-rendu d’intervention, …).

L’objectif sera de vous permettre de planifier et d’attribuer les missions en fonction des caractéristiques précises de l’intervention, de les suivre en temps réel, de communiquer avec vos équipes sur tous types de besoin et d’avoir une traçabilité des opérations tant sur le client que sur la ressource affiliée.

Ce que vous y gagnez ? Une meilleure coordination entre vos équipes, une réduction significative des erreurs, une réduction des temps d’attentes et une nette amélioration de la satisfaction client.

Comment fonctionne-t-il concrètement ?

Les logiciels de gestion des interventions s’articulent autour de plusieurs modules intégrés :

• Une vision globale du planning : vous pouvez ainsi affecter les ressources selon les compétences de vos collaborateurs terrain, leurs disponibilités et leur emplacement géographique.
  Dans un logiciel de gestion des interventions comme Visual Planning, cela est possible grâce à la centralisation des données tant sur les disponibilités, les absences (médicales ou estivales), les compétences des uns et des autres, les ressources qui leurs sont automatiquement attribuées, …
• Une application mobile et/ou web : elle permet à vos techniciens de visualiser leurs missions, d’accéder à leurs documents et de remonter les informations nécessaires (photos, signatures et commentaires).
  Chez Visual Planning, il existe deux possibilités, dépendant à chaque fois du confort de l’utilisateur : VPPortal, qui est l’application web et VPGo, qui est l’application mobile.
• Notifications : vous communiquez en temps réel entre les différents acteurs (planificateurs, techniciens et clients). La réactivité est l’une des clés du succès de toute entreprise ayant une dimension « intervention », « maintenance » et « assistance ».
  Ceci doit être le cas dès le départ, avec la planification où le planificateur/chef d’équipe/chef de secteur pourrait être informé en cas de double-affectation ou d’absence. Pour les techniciens terrains, il faut qu’ils soient avertis (via notification mobile ou emailing) qu’une modification a été effectuée.
• Rapports d’intervention automatisés : vous centralisez tous les documents, suivez vos contrats et mesurez l’efficacité de vos opérations grâce aux indicateurs de performance.
  Chez Visual Planning, nous appelons ça, la gestion documentaire. Dans le cadre de la digitalisation de vos processus opérationnels, nos équipes pourront également intégrer des modules rendant obligatoire la signature des clients et de compte-rendu d’intervention.

Qui peut utiliser un logiciel de gestion des interventions ?

En théorie, ce type d’outil est adapté à tous les secteurs (BTP, second œuvre, énergie, production, …) et toutes les tailles de structures (artisans, PME, TPE, ETI, …). Néanmoins, il faut faire attention car ce n’est pas le cas de toutes les solutions présentes sur le marché.
L’objectif est de vous permet de gérer vos missions à la fois sur le terrain et à distance (synchronisation bureau-terrain). Un atout majeur pour fluidifier votre façon de travailler et faciliter votre quotidien.

TPE, PME, grandes entreprises : des besoins différents, une solution commune

Suivant les types d’entreprises, les besoins ne seront pas les mêmes. Tandis qu’une TPE aura besoin d’un outil simple pour maîtriser son organisation, une PME cherchera davantage à structurer l’ensemble de son activité. Quant aux grandes entreprises, elles viseront la scalabilité de l’outil et un reporting avancé, à la fois sur les performances, mais aussi les délais et la productivité des équipes.

Tous les logiciels n’offrent pas cette adaptabilité à tous ces profils. Visual Planning propose des modules personnalisables qui permettent d’offrir une solution sur mesure selon les différents niveaux d’exigence des entreprises.

Bien évidemment, il est possible de faire d’apporter plus d’éléments et de précision. Tout dépend des besoins que vous nous aurez transmit lors de la rédaction du cahier des charges. Si vous voulez en savoir plus, contactez nos équipes !

Quelques exemples de secteurs concernés (maintenance, SAV, BTP, sécurité…)

Parmi les principaux utilisateurs d’un logiciel de gestion des interventions, on retrouve :

• Les entreprises de maintenance : chauffage, climatisation, ascenseurs, …
• Les services après-vente : électroménager, équipements industriels, …
• Les acteurs du BTP et des travaux publics.
• Les entreprises de nettoyage ou de sécurité.
• Les centres de support ou hotlines techniques.
• Les entreprises de production industrielles.
• Les entreprises de location de matériel professionnel et/ou particulier.
• Les entreprise de production énergétiques.
• Les services d’assistances aux personnes : ambulancier, infirmerie, …
• …

Quels problèmes ce type de logiciel résout-il ?

Si vous gérez manuellement vos interventions, vous êtes probablement confronté à plusieurs problèmes : perte de temps, désorganisation, erreurs humaines, problèmes de communication, allocation de matériel indisponible, mauvaise estimation des disponibilités machines, ...
Voici comment un logiciel efficace peut vous aider à éliminer ces points de friction.

Erreurs humaines, désorganisation, manque de traçabilité

Les outils classiques encore largement utilisés, comme le papier, les mails ou Excel sont très peu fiables et souvent vecteur de pertes de l’information. Qui n’a jamais été confronté à des doublons, oublis ou encore à des erreurs d’affection de missions ? Résultat : vous prenez du retard, certaines interventions sont annulées ou repoussées ayant comme résultat, un mécontentement de la part des clients.

Un bon logiciel de gestion des interventions, comme nous l’avons dit plus haut, est un véritable centre de pilotage : il centralise les données, automatise l’affection des ressources et garantit un historique fiable des interventions. Cela permet à tous d’avoir une vision claire et transparente des missions en cours et à venir.

Chez Visual Planning, ceci a été rendu possible grâce à la création de vues personnalisées permettant de reprendre à chaque fois, un planning pour les absences pour chacune des ressources, les maintenances pour chacune des ressources matérielles, les affectations de matériels, …
Ensuite, il vous suffira d’avoir une vue regroupant toutes les informations, afin que vous puissiez avoir toutes les informations depuis un seul et même planning. Dès lors, si une ressource n’est pas disponible pour X ou Y raisons, vous en serez notifié.

Difficultés de communication entre les équipes

Sans cette fluidité dans la gestion des opérations, et avec des méthodes traditionnelles, certaines consignes peuvent être perdues, il peut y avoir des retards de transmissions et les équipes terrain peuvent rester dans le flou. Généralement, cette transmission se réalise par des informations issues de documents spécifiques. Ce n’est bon, ni pour la satisfaction client, ni pour la motivation et donc la productivité des équipes.

Avec une application mobile intégrée, comme le VPGo de Visual Planning, les techniciens, les planificateurs reçoivent des notifications en temps réel et un fil de discussion par mission. La communication est bien plus fluide entre le bureau et les équipes : c’est moins anxiogène et cela favorise l’engagement des équipes terrain.
En effet, en quelques clics, les techniciens et les planificateurs pourront partager tous types de documents, s’avertir les uns les autres d’une modification ou d’une nouvel événement, changer des statuts d’intervention et bien plus encore !

Temps perdu dans la planification

Si vous affectez les ressources manuellement, c’est extrêmement chronophage : vous devez jongler entre les disponibilités des techniciens, leurs compétences et leur localisation.
Avec un ordonnancement automatisé, comme le propose Visual Planning, cette tâche est radicalement simplifiée.

Appelé VP Automation, ce tout nouveau module, arrivé avec Visual Planning 9, prend en compte l’auto-affectation des ressources ainsi que l’ordonnancement des tâches. Ainsi, dès lors que vous intégrerez les contextes propres au fonctionnement de ce dernier, vous pourrez générer des plannings d’interventions optimisés.
Dans un autre contexte, si les interventions se déroulent dans un ordre très précis, vous pourrez également créer des « modèles », qui reprendront chacune des étapes de l’intervention avec leurs durées, les ressources qui y sont liées et ainsi de suite !

Quels sont les bénéfices d’un logiciel de gestion des interventions ?

Investir dans une solution digitale permet de transformer en profondeur vos processus et vos performances opérationnelles. Si vous souhaitez conserver le mode de fonctionnement de l’ensemble de vos processus opérationnels, ce sera possible !
L’objectif est juste de vous doter d’une logiciel de gestion des interventions pouvant faire consolider l’ensemble des données issue de votre activité et de vous permettre d’en tirer des bénéfices :

Gain de temps et productivité

Grâce à la planification intelligente qui vous permet d’automatiser toutes les tâches, vous gagnez du temps dans votre organisation, et équipes terrain enchaînent les missions de manière fluide avec les bons outils de commutation. Vous gagnez un temps précieux et améliorez votre productivité.

En intégrant les bonnes informations sur l’ensemble de vos ressources et de votre activité, vous permettez à votre logiciel d’avoir toutes les cartes en main pour pouvoir créer des plannings optimaux.
Plus encore, vous permettrez à vos équipes d’avoir les informations critiques pour mener à bien leurs actions sans que vous n’ayez à leurs partager l’information au préalable. Grâce à la gestion des droits utilisateurs ça sera beaucoup plus fluide et simplifié !

Amélioration du service client

Qui dit meilleur suivi des interventions, notifications envoyées aux clients et réponse plus rapide à leurs demandes, vous garantissez une expérience client fluide et très rassurante. Vous renvoyez une image de fiabilité et de réactivité. Et des clients contents peuvent en ramener d’autres. Si jamais vos équipes sont habituées à travailler avec un service de « Ticketing », vous pourrez également le faire avec Visual Planning. Cette possibilité, couplée à des vues Kanban permettent de simplifier la gestion des statuts d’une intervention.

L’objectif est de pouvoir simplifier la communication avec les clients : ouvertures des informations de suivi, historique d’interventions, notification, workflow d’emailing, information d’accès sur le lieu, …

Réduction des coûts

Le logiciel vous permet de réduire les déplacements inutiles, d’optimiser les ressources et de réduire les erreurs de planification. Résultat : vous réduisez les coûts opérationnels tout en apportant une qualité de service optimale.

En vous appuyant sur le module de « Géolocalisation », il vous sera possible de visualiser toutes les informations sur vos interventions afin d’en définir un planning de tournée optimal permettant de jouer entre le temps de trajet, la durée des interventions, leurs importantes et les coûts liée au carburant !

Pourquoi choisir Visual Planning ?

Il existe de multiples solutions sur le marché, mais celle de Visual Planning apporte un plus : elle est polyvalente et s’adapte à différents métiers et tailles d’entreprises.

Nos points forts :

• Une planification fine qui tient compte de la localisation et les compétences de vos équipes, ainsi que des contraintes contractuelles définies avec vos clients.
• Une application mobile (VPGo) que vos techniciens peuvent utiliser hors ligne, ce qui facilite grandement les interventions terrain ou en centre d’appel.
• Une centralisation des documents (VPDocumentum) : contrats de maintenances, fiches, rapports, … Toutes les données sont centralisées et accessibles en temps réel.
• Des outils de communication intégrés : ils vous garantissent une coordination optimale entre vous et vos équipes sur le terrain.
• Un suivi précis et en temps réel des échéances et statuts des missions.
• Un suivi des performances grâce à des rapports précis et des indicateurs de performances clés (KPI).

À retenir

Un logiciel de gestion des interventions est un levier de performance qui vous fait gagner du temps, améliore la communication entre vous et vos équipes, réduit vos coûts et maximise la satisfaction client.

Visual Planning vous assure tout cela et couvre des besoins très variés : hotline, centres d’appel, activités de maintenance, SAV. C’est solution intuitive, flexible, scalable et qui proposent de fonctionnalités pour vous et vos collaborateurs.

Vous voulez en savoir plus sur notre solution ? Programmez dès à présent une démonstration personnalisée qui s’adaptera à vos besoins et à votre projet.

FAQ : Vos questions les plus fréquentes

1. Un logiciel de gestion des interventions est-il réservé aux grandes entreprises ?

Non. Même si certaines solutions comme Visual Planning sont particulièrement adaptées aux besoins complexes des PME et grandes entreprises, il existe aussi des logiciels plus simples pour les petites structures.

2. Est-ce compliqué à prendre en main pour mes équipes ?

Non. Les interfaces sont conçues pour être intuitives. Une courte formation suffit souvent pour être opérationnel.

3. Peut-on utiliser l’application mobile sans connexion ?

Oui. L’application VPGo fonctionne en mode off-line. C’est idéal pour les zones à faible couverture réseau.

4. Est-il possible de générer automatiquement des rapports d’intervention ?

Oui. Visual Planning permet de créer et d’envoyer des rapports complets (photos, signature, commentaires) en quelques clics.

5. Puis-je connecter le logiciel à mon CRM ou ERP existant ?

Oui. Visual Planning propose des connecteurs et une API pour s’intégrer facilement à votre système d’information.