Qu’est-ce que l’ordonnancement des tâches ?

Pour toutes les entreprises industrielles, l’ordonnancement des tâches est parfois sous-estimé. C’est pourtant un levier majeur qui permet d’optimiser les ressources, d’améliorer les délais de production et de renforcer notablement la satisfaction client.

Dans une récente enquête européenne (avril‑mai 2024), 58 % des entreprises françaises du secteur manufacturier prévoient d'automatiser entièrement leur production d’ici cinq ans. Pour répondre à cette demande, les équipes de Visual Planning ont développé le module VP Automation, qui reprend deux dimensions clés liées à la planification des activités :

• L’ordonnancement des tâches,
• L’auto-affectation des ressources.

Mais concrètement, de quoi s’agit-il ? Pourquoi cet outil de pilotage est-il stratégique en production ? Quelles sont les principales méthodes d’ordonnancement ? Et comment Visual Planning peut vous accompagner pour le rendre simple et fluide grâce à solution de gestion de production ?

Définition et rôle de l’ordonnancement des tâches

L’ordonnancement des tâches joue un rôle essentiel dans la gestion de votre chaîne d’approvisionnement. Il optimise l’utilisation de vos ressources (machines, opérateurs, matières premières), tout en réduisant vos coûts et en améliorant les délais de livraison et la qualité de vos produits.

En pratique, vous pouvez mieux organiser vos séquences de travail pour réduire au maximum les temps morts, éviter les engorgements, réduire les retards et fluidifier la coordination entre les équipes et les moyens de production. Sur l’aspect plus technique, en intégrant toutes les données de votre activité sur Visual Planning, allant des ressources aux données clients, vous permettez à VP Automation d’avoir toutes les cartes en main pour répondre au mieux à vos besoins de planification. Il prendra à chaque fois les décisions en fonction :

• Des compétences requises,
• Disponibilités des machines (court et long terme),
• Date de départ au plus tôt,
• Date de livraison au plus tard,
• Quantité,
• Spécifications techniques.

Tout dépendra du contexte que vous aurez décider d’intégrer à Visual Planning et des contextes affiliés à votre production.

Pourquoi l’ordonnancement est-il stratégique pour vous ?

Quand vous organisez votre production, l’ordonnancement des tâches peut sembler être une étape technique parmi d'autres. Néanmoins, en étant bien utilisé, il devient un véritable outil de pilotage, capable de faire la différence dans un environnement industriel sous pression.

En ajoutant aussi d’autres variables « secondaires » aux variables « primaires », vous permettez à l’ordonnancement d’être plus effectif et précis. Parmi elle, vous aurez les gammes de production, les cadences des machines, les capacités de production, l’ordre de priorité des tâches, …

Mieux utiliser vos ressources, sans les surcharger

L’un des grands avantages de l’ordonnancement, c’est qu’il vous aide à tirer le meilleur de vos équipes et de vos machines. Vous affectez les bonnes personnes aux bons postes, en fonction de leurs compétences et de leurs horaires. Résultat : moins de perte de temps, moins de surcharges et une organisation plus fluide.

Pour ce faire, il sera nécessaire de bien renseigner toutes les informations issues de vos ressources sur votre logiciel de gestion de la production allant de la « simple » compétence aux informations contractuelles sur les normes de travail.

A titre de comparaison, pour mettre en place un ordonnancement des tâches automatique avec VP Automation, il sera nécessaire de :

• Avoir une liste des tâches élémentaires et ordonnées afin de définir les compétences nécessaires pour les réaliser.
• Avoir une liste de ressource qui devront être pour réaliser une tâche. Il s’agit ici, des ressources matérielles disposant de disponibilités précises et de cadences.
• Une liste précise des ordres de travaux, de projet défini par des gammes ou un modèle.

Réduire les retards, les coûts et les temps morts

En anticipant les indisponibilités (machines en maintenance, personnel absent, pénurie de matières), vous limitez les ajustements de dernière minute. Vous évitez les mauvaises surprises, et par conséquent, cela génère moins de stress, plus de stabilité, et des coûts mieux maîtrisés.

Chez Visual Planning, la consolidation des données est au cœur de l’efficacité opérationnelle. En effet, afin d’éviter tous problèmes, il est demandé à n’importe quel utilisateur de signaler l’utilisation d’une ressource sur un planning, de signaler sa maintenance et/ou son indisponibilité, … Ceci peut être fait par exemple grâce à des vues spécifiques pour les absences, la maintenance, …

Améliorer la qualité et suivre chaque étape

Un bon ordonnancement vous permet aussi d’intégrer vos contrôles qualité dès la planification. Vous pouvez ainsi garantir la conformité de vos produits tout au long de la chaîne, tout en gardant une traçabilité complète. C’est un vrai plus en cas d’audit ou de réclamation client.

Avec Visual Planning, dans l’ordonnancement des tâches, il sera possible lors de l’étape de définition des besoins avec nos équipes ou vous-même en interne, de glisser des étapes de contrôles dans vos modèles de production.

Chacune de ces étapes pourra être ensuite, liée à une ressource précise et ayant une à chaque fois des étapes clés à suivre. Il sera également possible de lier tout ce contrôle qualité à des « statuts » de réalisation qui tant qu’ils ne seront pas validés, ne permettront pas de passer à l’étape supérieure.

Quelles méthodes pouvez-vous utiliser pour ordonnancer vos tâches ?

Il n’existe pas une seule façon de faire pour ordonnancer vos tâches : manuellement, automatiquement, ... Le bon choix dépend de vos contraintes, de votre niveau de complexité et de vos outils.

Pour résumer, la méthode que vous choisirez dépendra principalement de comment vous avez ou vous souhaitez organiser vos processus opérationnels.

Vous travaillez encore à la main ?

Si vous utilisez encore Excel ou d’autres outils traditionnels pour suivre votre production, vous n’êtes pas seul, beaucoup de PME en sont encore là. Néanmoins, dès que vos flux deviennent un peu plus complexes, ces outils atteignent vite leurs limites. C’est là que l’automatisation via un logiciel de gestion de la production comme Visual Planning prend tout son sens.

En effet, en optant pour une solution comme Visual Planning, vous vous éviter tous les problèmes pouvant arriver lors de votre planification : double affectation, dédoublement, synchronisation des données, …

Vous voulez aller plus loin ? Voici trois méthodes éprouvées à connaître :

• Le diagramme de Gantt : pour visualiser facilement vos tâches dans le temps et créer des « liens » entre les événements afin de les décaler automatiquement si une tâche prend plus de temps que prévus.
• La méthode PERT : pour gérer les incertitudes de durée et les dépendances.
• Le chemin critique (CPM) : pour identifier les étapes qui ne doivent surtout pas prendre de retard et marquer des ordres de priorité précis.

Ces outils peuvent déjà vous aider à structurer votre ordonnancement. Mais ils sont encore plus efficaces quand ils sont intégrés dans une solution dynamique qui sait s’adapter en temps réel.

Et si vous automatisiez votre ordonnancement avec Visual Planning ?

Visual Planning est un logiciel pensé pour ceux qui pilotent leur production au quotidien. Vous avez besoin de souplesse, de précision, et de pouvoir réagir vite : c’est exactement ce que permet la fonctionnalité VP Automation.
A titre informatif, VP Automation fonctionne avec deux modules : l’ordonnancement des tâches et l’auto-affectation des ressources.

VPAutomation : vous gagnez du temps et évitez les erreurs

Grâce à ce module, vous pourrez organiser vos plannings grâce à deux sous-modules : l’ordonnancement automatique des tâches et l’auto-affectation des ressources.

• Ordonnancer automatiquement vos tâches, en tenant compte des ressources, des compétences et des contraintes internes. Vous pourrez également y ajouter des variables « flexibles » / « secondaires » tel que les gammes, les cadences de production, les capacités de production des machines, … 
• Affecter automatiquement vos équipes et vos ressources matérielles en fonction de leurs contrats, de leurs qualifications, des horaires de travail ou encore de leurs temps de repos.

Fini les ajustements manuels qui prennent des heures. Le planning s’ajuste seul, en respectant vos règles. Néanmoins, il sera nécessaire d’avoir ces 3 prérequis : 

• Une liste des tâches élémentaires ordonnées nécessaire à la réalisation d’un type d’enchaînement de tâches défini grâce à la notion de gamme, de modèle, … Chaque tâche devra définir une compétence nécessaire.
• Une liste des ressources nécessaires pour réaliser une tâche unitaire. Chaque ressource devra porter ses compétences, une cadence (optionnel), ainsi que la liste de ses indisponibilités.
• Une liste des ordres de travaux, de projets défini par une gamme ou un modèle. Les éléments suivants pourront être fournis : Une quantité (optionnel) si la notion de cadence par tâche élémentaire est fournie, une date au plus tôt (optionnel), une date au plus tard et une priorité (optionnel).

Une solution qui comprend vos contraintes terrain

Avec Visual Planning, vous bénéficiez aussi :

• D’une interface graphique que vous pouvez adapter à vos habitudes (vue Gantt, charges, cartes, multi-ressources…),
• D’un logiciel qui mettre en avant les indicateurs de performances que vous voulez suivre sur la vue « Reporting » : temps d’arrêt des machines, durée de la production, heures travaillées, …
• D’une appli mobile (VPGo) pour vos équipes de terrain,
• D’une application web (VPPortal) pour vos équipes de terrain,
• D’une intégration fluide avec vos ERP ou logiciels RH tel que Sage X3, Cegid, SAP, …
• D’une base documentaire centralisée (ordres de fabrication, consignes…), appelée VPDocumentum reprenant et classifiant l’ensemble des documents de votre activité,
• D’alertes automatiques dès qu’un écart est détecté.
• D’alertes automatiques en cas de modification de planning ou de statuts de tâches.

Ce que l’un de nos utilisateurs en dit :

« Planification et ordonnancement de la production : Visual Planning offre une vue d’ensemble extrêmement claire du planning de production, des ressources et de l’affectation des équipes. J’apprécie de pouvoir suivre qui s’occupe de quoi dans le processus, ce qui est également utile pour s’assurer que les contrôles qualités sont effectués en temps voulus. »

Suhail H.
Responsable qualité
Mode et Textile
Source Capterra

Ce que vous pouvez en attendre concrètement

Une production plus fluide et plus rentable

Quand vos équipes sont affectées automatiquement aux bonnes tâches et au bon moment, vos machines tournent mieux et vos ressources sont utilisées à leur juste niveau. Vous gagnez en productivité sans surcharger vos équipes.

Grâce au modèle de fonctionnement de Visual Planning et au fonctionnement de son algorithme, il vous sera impossible de réaliser des erreurs dans la planification de vos activités. En effet, chacune des vues de votre logiciel de gestion de la production est communicante avec les autres, permettant d’avoir des informations actualisées régulièrement (absences et disponibilités, charge, planning des ressources et des équipes, planning de maintenance, …).

Moins d’erreurs et plus de sérénité

Les oublis, les doubles affectations, les incohérences ? Le logiciel les détecte pour vous. Il vous alerte et vous corrigez, avant que cela ne devienne un vrai problème. Cela peut être réalisé de plusieurs manières possibles :

• Depuis le module « plan de charge » où vous pourrez décider de mettre une ressource dans une couleur spécifique marquant son indisponibilité.
• Dans la vue « Absence », en signalant le motif parmi ceux que vous aurez renseignés : congés, arrêt maladie, …
• Lors de la planification de vos tâches, via des notifications concernant l’état de la ressources concernées : double affectation, absence, maintenance, …
• Lors de l’allocation de vos ressources à une tâche précise : si une ressource n’a pas les compétences requises, vous en serez averti ou disposerez d’une vue avec uniquement les ressources allouables.
• Par des notification d’emailing lors du changement de statut d’une ressource (panne matérielle, accident du travail, …).

Une meilleure coordination, du bureau à l’atelier

Tout le monde accède au même planning, en temps réel. Un changement est immédiatement visible pour l’ensemble des équipes. C’est la clé pour gagner en réactivité, surtout si vous gérez plusieurs ateliers ou sites.

Néanmoins, pour éviter tout problème d’abus et de sur-modification par l’ensemble des utilisateurs, il est possible, grâce à la gestion des droits utilisateurs, de définir qui pourra effectuer des modifications et dans quel cadre il peut le réaliser.

Il sera également possible de restreindre le champs de vision des uns et des autres pour pouvoir créer des vues qui ne leurs permettront de voir que ce qui les concernent. A titre d’exemple, un chef d’équipe ou un chef de BU pourra avoir accès à l’ensemble de l’information de ses équipes tandis qu’un opérateur de production pourra quant à lui voir uniquement les tâches qui lui sont affectées.

Et côté client ? Plus de fiabilité

Des délais mieux tenus, des imprévus mieux gérés, une qualité constante : c’est ce que vos clients attendent. Et c’est ce qui fait la différence pour les fidéliser durablement. Pour que cela soit possible, les équipes de Visual Planning ont mis en avant deux solutions :

• VP Go, l’application mobile de Visual Planning.
• VP Portal, l’application web de Visual Planning.

En fonction des besoins de vos équipes et de la dépendance en support digitaux, vous pourrez opter pour l’une de ces deux solutions. L’objectif sera de vous permettre d’allouer vos opérateurs de production, une solution qui leur permettra de transmettre l’information, mais également de communiquer librement avec le client que cela soit pour des validations, des envois de document ou autre !

Pour conclure

Vous l’aurez compris : l’ordonnancement n’est pas qu’un outil technique. C’est un levier direct pour mieux produire, maîtriser vos délais, et améliorer la coordination entre vos équipes. Il est nécessaire de bien le comprendre et de savoir dans quel(s) contexte(s) celui-ci peut s’intégrer.

Essayez Visual Planning et découvrez par vous-même comment VPAutomation peut alléger votre quotidien tout en améliorant vos résultats.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre planification et ordonnancement ?

La planification fixe les grandes lignes (quoi, combien, quand). L’ordonnancement, lui, entre dans le concret : il affecte les tâches aux ressources en tenant compte de la réalité du terrain.

Est-ce adapté à une PME ?

Absolument. Même avec une petite équipe, vous gagnez à mieux organiser vos ressources. Visual Planning est pensé pour s’adapter à tous les volumes, du petit atelier au grand groupe.

Et si je dois changer mes priorités en cours de journée ?

Visual Planning vous permet de réajuster votre planning en temps réel. Une tâche glisse, les autres s’adaptent automatiquement selon vos règles. Vous reprenez la main rapidement.

Le logiciel est-il compatible avec mon ERP ?

Grâce à son API et aux fonctions d’import/export, vous pouvez synchroniser vos données facilement avec vos outils métiers.

Et sur mobile ?

C’est possible avec l’appli VPGo. Vos équipes terrain peuvent consulter, signaler, ou valider des tâches directement depuis leur smartphone.