Comment assurer la réussite d’un projet de construction ?

Saviez-vous que selon KPMG, près de 7 projets de construction sur 10 dépassent leur budget initial d'au moins 10 % ?

La réussite d'un projet de construction ne se limite pas à la simple réalisation des travaux puisqu’elle englobe également toutes les actions d’allocation de ressources et de planification. Elle englobe une gestion rigoureuse de l’utilisation des ressources, une coordination efficace et millimétrée des équipes pour chacune des tâches, le respect des délais et des budgets ainsi qu'une communication fluide entre toutes les parties prenantes.

Tout ceci peut sembler ambitieux, mais avec un processus structuré et des outils adaptés, comme Visual Planning pour la gestion de projet de construction, c’est tout à fait réalisable avec succès. Découvrez ci-dessous, les étapes à suivre pour augmenter vos chances de réussite !

1. Définissez les objectifs et les exigences du projet

Avant toute chose, clarifiez les attentes du maître d'ouvrage et du/des client(s). Cela suppose de déterminer les objectifs du projet, les contraintes budgétaires, les exigences techniques et les délais impartis. Une définition précise de ces éléments permet de poser les bases d'une planification efficace et d'éviter les dérives ultérieures.

Chez Visual Planning, cette partie concerne la rédaction du cahier des charges du projet de construction, visant à préciser toutes les informations administratives ainsi que tous les contextes de réalisation des tâches (affectation des ressources humaines et matérielles, temporalités, contrôle qualité, externalisation partielle ou intégrale, …).

2. Élaborez un plan de construction détaillé

Une fois les objectifs définis, il est nécessaire d'élaborer un plan de construction détaillé. Celui-ci doit décomposer le projet en phases distinctes, définir les ressources nécessaires pour chaque phase, et établir un calendrier prévisionnel. Une planification minutieuse permet de coordonner les différentes équipes et de prévoir les éventuels obstacles.

En utilisant un logiciel de suivi de chantier, vous vous doterez d’une solution qui sera capable soit d’intégrer des « modèles » de chantier ou soit, de centraliser l’ensemble des tâches d’un chantier dans une seule et même catégorie.
A titre d’exemple, si vous avez l’habitude de travailler pour des types de projets similaires, vous pourrez intégrer des modèles qui reprendront à chaque fois, les mêmes caractéristiques temps, tâches et ressources. Si vos chantiers sont tous différents les uns des autres, il sera nécessaire de préciser et d’intégrer l’ensemble de vos tâches dans votre logiciel afin que le planificateur ait un panel large de choix. Il ne restera plus qu’à faire un simple « glisser-déposer ».

3. Sélectionnez les intervenants et attribuer les responsabilités

La compétence et l'engagement des intervenants sont l’une des clés de la réussite d’un projet de construction. Sélectionnez des partenaires fiables et expérimentés, qu'il s'agisse d'architectes, d'ingénieurs, d'entrepreneurs ou de sous-traitants. Chaque intervenant doit se voir attribuer des responsabilités claires et des objectifs précis. 

Dans un logiciel comme Visual Planning, il sera possible de gérer les accès pour chacun des utilisateurs afin qu’ils n’aient qu’une vue précise des informations qui les concernent (ex. ordre de mission). Si vous souhaitez que ces derniers puissent réaliser des commentaires ou autres actions par rapport à une tâche ou à une ressource matérielle, il faudra uniquement le préciser dans le module de gestion des droits utilisateurs.

4. Mettez en place une stratégie de communication efficace

Une communication fluide et transparente est indispensable pour assurer la bonne marche de chaque projet de construction que vous avez à gérer. En établissant des canaux de communication clairs entre toutes les parties prenantes, en programmant des réunions régulières et en partageant les informations pertinentes en temps réel, vous permettez à vos ressources de résoudre rapidement les problèmes et de maintenir tous les acteurs informés de l'avancement du projet.

Avec Visual Planning, il est possible de définir plusieurs canaux et méthodes d’avertissements, quel que soit l’utilisateur : notification mobile, emailing, messagerie interne, …

5. Suivez l'avancement du chantier en temps réel

C’est une condition sine qua non pour garantir le respect des délais et des budgets d’un projet de construction. Cela implique la surveillance quotidienne des travaux au regard des délais impartis, la gestion des ressources utilisées (quantité) et la résolution des imprévus ainsi que les calculs d’impact sur la délivrabilité. Des outils numériques, tels que ceux proposés par Visual Planning, permettent de centraliser les informations, d'assigner des tâches, de suivre les plannings et de générer des rapports en temps réel.

Parmi toutes les solutions possibles, il existe deux solutions « mobiles » permettant de toujours être au contact des ressources terrains : VPGo, l’application mobile de Visual Planning et VPPortal, l’application web de Visual Planning.

6. Assurez le contrôle de la qualité et la sécurité

Mettez en place des procédures de contrôle rigoureuses, réalisez des inspections régulières et formez les équipes aux bonnes pratiques. Cela permet de prévenir les risques, d'assurer la conformité des travaux et de garantir la satisfaction du client.

Pour réaliser tous ces « contrôles qualités » et/ou « vérifications structurelles » avec un logiciel comme Visual Planning, il est possible de jouer avec des « événements » qui joueront ce rôle et que vous devrez intégrez dans vos plannings et/ou dans vos modèles. Dans un second temps, vous pourrez également ajouter des contraintes qui viendront bloquer l’avancement des tâches d’un projet de construction tant que cette étape « événement de contrôle » n’est pas validée.

Ce qui vous permettra également de suivre les répercussions de ce retard sur l’ensemble de votre projet de construction et de faire les réajustements nécessaires.

7. Gérez les imprévus et les modifications

Tout projet de construction est susceptible de rencontrer des imprévus ou de nécessiter des modifications en cours de réalisation. Il est donc important de disposer d'une procédure claire pour gérer ces situations : évaluation de l'impact, ajustement du planning, révision du budget et communication avec les parties prenantes. Une gestion proactive des imprévus permet de minimiser les perturbations et de maintenir le projet sur la bonne voie.

Dans un logiciel comme Visual Planning, cela est possible grâce à la gestion des statuts affiliés à une tâche dans un projet de construction. Cela peut être possible grâce à la vue Kanban ou directement depuis l’éditeur des tâches. Ainsi, quelle que soit la modification qui sera apporté au statut d’une tâche, vos équipes pourront avertir le planificateur.

8. Clôturez le projet et réaliser un bilan

Une fois les travaux achevés, vous procédez à la réception du chantier, vérifiez la conformité des ouvrages et remettez les documents techniques au client (via un événement de contrôle qualité final qui reprendra tous les éléments). Par ailleurs, un bilan du projet doit être réalisé pour évaluer les performances, identifier les points d'amélioration et capitaliser sur les enseignements tirés.

Concernant le suivi « SAV » des livrables (documentation administrative), il sera possible d’utiliser « VP Documentum », la fonctionnalité qui sert de base pour la gestion documentaire de Visual Planning. L’objectif est que l’ensemble de vos ressources puissent avoir à portée de main, la liberté d’accès à l’information qui leur est utile. Pour ce faire, rien de plus simple : signaler lors du paramétrage de votre logiciel, des mots-clés et/ou des catégories selon lesquelles vous pourrez classifier l’ensemble de ces documents.

Avec Visual Planning, maîtrisez vos chantiers avec efficacité !

Les solutions proposées par un logiciel de suivi de chantier comme Visual Planning, par exemple, disposent de fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques des professionnels du bâtiment, contribuant ainsi à une gestion optimale des projets de construction. Dans d’autres cas, il est possible de les interfacer avec d’autres solutions logicielles afin d’apporter plus de fonctionnalités « métiers ».

Gestion optimisée des ressources

Visual Planning vous permet d’assigner efficacement employés, sous-traitants, équipements, véhicules et engins selon les compétences, la disponibilité et la localisation. Chaque tâche est planifiée pour éviter les conflits et optimiser la productivité.

Si nous regardons un peu plus dans le détail, en intégrant des règles pour retirer les doubles affectations et attribution de ressources indisponibles, il est possible d’intégrer un ensemble de message d’erreurs qui viendront « empêcher » l’affectation d’une ressource. Le planificateur/chef de chantier pourra ensuite choisir d’affecter une autre ressource.

Suivi en temps réel

Obtenez une vision claire de l’avancement de chaque chantier, des tâches accomplies et des retards éventuels. Les tableaux de bord intuitifs facilitent la prise de décision rapide et la collaboration entre équipes.

En effet, en autorisant chacune de vos ressources à modifier le statut d’une tâche, réaliser des commentaires, créer des événements (si besoin), … Vous incitez, dans un premier temps à la collaboration et plus encore, vous disposez d’information concrète sur l’évolution d’un chantier.

Pilotage et budgets maîtrisés

Suivez les coûts et les heures passées par chantier, par tâches, par ressources, ... Et bien plus encore. Grâce aux fonctionnalités de « suivi des performances » disponible avec Visual Planning, vous pourrez générer des indicateurs précis pour anticiper les dépassements horaires, ajuster les ressources et respecter les budgets.

Avec Visual Planning, il est possible d’affilier un quota d’heures à travailler et/ou un budget à atteindre dans la vue affiliée à une ressource. Ainsi, en fonction de l’achèvement d’un objectif ou de dépassement des budgets, vous pourrez recevoir une alerte. C’est également le cas pour l’inverse, si vous vous rendez compte qu’un surplus de budget y a été alloué. Bien évidemment, l’ensemble de ces éléments est entièrement personnalisable en fonction de vos besoins et de vos processus opérationnels.

Connectivité et mobilité

Intégrez Visual Planning à vos logiciels de devis, de facturation ou SIRH, et accédez à vos plannings depuis smartphones et tablettes grâce à l’application mobile VPGo ou l’application web VPPortal. Les équipes sur le terrain peuvent consulter et mettre à jour les informations en temps réel.

L’objectif derrière ces deux supports, est de permettre à l’ensemble de vos ressources, de communiquer avec vous concernant tous types de sujet, mais également de transmettre tous types de documents depuis l’un de ces supports.

Interface multi-planning et notifications

Visualisez plusieurs plannings simultanément, échangez via tchat interne et recevez alertes par mail ou SMS pour une coordination fluide. Chaque collaborateur dispose d’un accès adapté à son rôle, garantissant une collaboration efficace et sécurisée.

Demandez une démo et découvrez comment Visual Planning simplifie la gestion de vos chantiers tout en optimisant ressources, délais et coûts.

 

FAQ – Réussir un projet de construction

1. Qu’est-ce qui garantit le succès d’un projet de construction ?
   Le succès dépend d’une planification réaliste, de l’allocation correcte des ressources et d’un suivi régulier des tâches pour anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

2. Comment suivre l’avancement des travaux efficacement ?
   En utilisant des tableaux de bord ou logiciels de suivi, vous pouvez vérifier l’état d’avancement de chaque tâche, identifier les retards et ajuster les priorités sans perdre de temps.

3. Comment éviter les dépassements de budget et de délais ?
   En contrôlant quotidiennement l’utilisation des ressources, les coûts et les heures de travail, vous détectez rapidement les écarts et pouvez réaffecter les équipes ou le matériel.

4. Quel rôle joue la coordination des équipes dans la réussite du projet ?
   Une communication claire entre chefs de chantier, sous-traitants et ouvriers permet d’éviter les doublons, d’anticiper les besoins et de maintenir un rythme de travail cohérent.

5. Quels outils facilitent la réussite d’un chantier ?
   Les logiciels de planification et suivi de chantier centralisent les informations, permettent d’optimiser la charge des équipes, de suivre le budget et de générer des rapports précis pour piloter le projet.