Qu’est-ce qu’un plan de charge et comment l’utiliser dans le suivi de mes chantiers ?

La gestion efficace d'un chantier repose sur une bonne organisation des tâches et une allocation optimale des ressources. Dans la majorité des cas, celle-ci passe par l’utilisation d’un logiciel de suivi de chantier ayant différentes fonctionnalités telles que le Plan de Charge Chantier.

Cet outil, essentiel dans la gestion de suivi de chantier, permet de suivre l'évolution des tâches, d'affecter les ressources de manière stratégique et de garantir la bonne marche des travaux. Grâce à un calcul du plan de charge en temps réel, n’importe quel planificateur et/ou chef de chantier pourra réattribuer des tâches en un clic, d’une ressource humaine et/ou matérielle à une autre.

Dans cet article, découvrez ce qu'est un plan de charge (PDC) chantier, pourquoi il est indispensable, et comment l'utiliser efficacement avec des outils comme Visual Planning Suivi de chantier, pour suivre l'avancement de vos projets BTP.

Qu'est-ce qu'un plan de charge chantier et pourquoi est-il essentiel ? 

Un plan de charge est une fonctionnalité essentielle dans la gestion des projets de construction. En effet, il s’agit d’une fonctionnalité qui permet à n’importe quel planificateur et chef de chantier, de répartir de manière optimisée les différentes tâches du projet. Le plan de charge, couplé à d’autres fonctionnalités (planification d’activité, planning de ressources, …) permettent d’identifier les tâches à réaliser, le temps et les ressources à allouer, …

L’objectif du plan de charge, sera donc d’assurer une utilisation efficace des ressources humaines et matérielle, d’éviter la surcharge et le surmenage ou encore, la sous-utilisation des ressources afin d’en garantir la bonne délivrabilité !

Que comprend un plan de charge chantier ?

Au sens large, un plan de charge regroupe toutes les ressources nécessaires à l’avancement des travaux : main d’œuvre, équipements, matières premières, … visant à simplifier la visibilité et la compréhension autour d’un projet.

Chez Visual Planning, afin de mieux organiser le fonctionnement du plan de charge et simplifier la compréhension, nous avons limité le plan de charge aux ressources humaines et matérielles. Il sera également possible de définir différentes échelles (horaire ou journalière).

Les matières premières utilisées, le temps alloués à une tâche/projet, … et autres thématiques, disposent de leurs propres fonctionnalités de suivi grâce à un ensemble de règle de gestion et de contraintes ou encore, via l’intégration de « Modèle ».

Pourquoi le plan de charge est indispensable dans la gestion d’un chantier ? 

Un PDC est bien plus qu'un simple document de planification. Il permet de visualiser l'utilisation des ressources tout au long du chantier, évitant ainsi les erreurs de coordination ou les retards. Son utilisation garantit une meilleure gestion du budget, une diminution des coûts imprévus et une planification plus précise des tâches à accomplir.

Il s’agit ici, de l’une des fonctionnalités les plus demandées par les utilisateurs de Visual Planning puisqu’elle permet de réaliser, en temps réel, l’évolution de vos projets de construction.

Lorsque nous regardons plus en détail son utilisation dans le logiciel Visual Planning, nous pouvons l’observer sur 3 phases :

• La phase de planification :

En tant que planificateur, vous pourrez voir dans cette phase, toutes les ressources qui pourront être disponible sur l’ensemble du projet BTP, celles qui le seront que jusqu’à un moment donné ou encore, celles qui ne le seront pas. Vous pourrez dès lors, accéder à l’information liée à une ou plusieurs absences (maintenance, vacances, …).

Pour aller encore plus loin, vous pourrez aussi implémenter des seuils d’alertes (via un système de couleur et/ou de notification) à ces plans de charges. Ainsi, lors de la planification des tâches de vos projets, si une ressources est ou sera surutilisée, vous recevrez une notification web push vous signalant cela. Vous pourrez ainsi choisir une autre ressources via une vue « widget » filtrée qui vous permettra de voir les ressources similaires à la ressources initiale, mais qui ont une valeur de charge inférieure.

• La phase de suivi de projet :

Lors du suivi de vos projets, un plan de charge sera utile pour vous permettre de suivre la bonne réalisation des tâches grâce à son caractère collaboratif avec la planification faites dans les autres vues Visual Planning.

Ainsi, si une ressource matérielle tombe en panne, si une maintenance est prévue, si une ressource humaine est en vacances à partir d’une date donnée ou encore, si une ressource humaine est indisponible pour X ou Y raison, vous pourrez le voir via un ralentissement dans la délivrabilité du projet.

Plus encore, grâce à un système de notification et d’alertes qui auront pour but de vous avertir, couplé à un plan de charge d’une autre ressource qui atteindrait les seuils d’alertes ou autre, vous pourrez en profiter pour réadapter et réattribuer, en temps réels, les tâches de vos projets à des ressources étant disponibles.

• La phase d’analyse de fin de projet :

A l’issue de chaque projet de construction, toutes les ressources ne seront pas disponibles en même temps (maintenance, panne matérielle, déplacement des ressources entre plusieurs points, …).

Ainsi, si vous devez planifier plusieurs projets en même temps, il sera nécessaire de suivre les plans de charges de chacune de vos ressources, mais également leurs taux d’utilisations via la vue « fiche ressources » ou encore, la vue « statistiques » disponible dans Visual Planning.

L’objectif sera de dresser une liste des ressources qui seront disponibles et celles qui ne le seront pas afin d’évaluer les durées d’indisponibilités et mieux prévoir la réalisation des autres projets de construction.

Comment facilite-t-il la planification des ressources sur un chantier ?

La planification des ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou financières, est l'un des aspects les plus complexes d'un chantier. Le PDC chantier permet de gérer efficacement ces ressources pour garantir que le chantier se déroule sans accroc grâce à des seuils d’alertes, une méthode de calcul signée Visual Planning et une collaboration efficiente avec toutes les autres fonctionnalités de votre logiciel de suivi de chantier Visual Planning.

Comment optimiser l’affectation des ressources humaines et matérielles ?

Pour avoir une allocation de ressources humaines et matérielle efficace tout en s’assurant de la bonne utilisation des ressources, il est nécessaire de faire communiquer le plan de charge avec la vue « Planning » disponible chez Visual Planning.

La vue « planning » de notre logiciel de planning pour le suivi de chantier, vous permettra de concilier chacun des « widgets » dans une seule et même vue afin que vous puissiez planifier efficacement vos tâches.

Parmi ces « widgets », vous pourrez avoir :

• Intégrer des modèles précis de gestion de projet, vous permettant d’avoir instantanément les tâches de chaque jalon, les ressources nécessaires, les contraintes opérationnelles à respecter, la validation des tâches d’un jalon avant de passer à un autre, …
• Avoir des vues filtrées permettant de ne voir que les ressources ayant les compétences pour réaliser une tâche.
• Visibilité des plans de charges des ressources humaines et des ressources matérielles.
• Charte graphique concernant les disponibilités et les indisponibilités des ressources.
• Et bien plus encore !

L’implémentation de toutes ces fonctionnalités dans une seule et même vue, vous permettra de voir en temps réel, le plan de charge de chacune de vos ressources, humaines et matérielles. L’objectif étant de pouvoir attribuer ou réattribuer différentes missions.

Comment le plan de charge chantier aide à anticiper les besoins ? 

L’un des avantages majeurs du plan de charge est la capacité à anticiper les besoins en ressources d’une entreprise. Grâce à une analyse détaillée des différentes étapes du chantier, il devient possible de prévoir avec précision les matériels et les compétences nécessaires à chaque phase, ce qui minimise les imprévus et optimise les achats et les recrutements de ressources.

Dans une vision plus globale, le plan de charge chantier sera également lié à des analyses plus poussée dans le temps. En effet, vous pourrez suivre les répercussions de vos projets sur vos ressources dans le temps :

• Des ressources humaines étant trop souvent dans les limites du seuil d’alerte, signaleront que vous aurez un besoin de recrutement.
• Des ressources matérielle étant trop souvent indisponibles pour des maintenances et/ou des pannes, marqueront une inefficacité dans la gestion des opérations de maintenance ou une surexploitation. Elles marqueront aussi, un besoin en achat de matériel et un coût élevé en réparation.
• Des plans de charge étant toujours dans le « vert » ou dans « l’orange » marqueront une bonne planification des projets et une gestion efficace des ressources ainsi qu’une capacité plus importante en développement de projet.

Comment construire un plan de charge chantier efficace ? 

Avec Visual Planning, vous n’aurez rien à préparer de votre côté. En effet, l’ensemble du paramétrage de votre logiciel de suivi de chantier, y compris le plan de charge, sera réalisé par l’un de nos consultants.

Il vous sera uniquement demandé de constituer un cahier des charges (en collaboration avec nos équipes) prenant en compte chacune des dimensions et les informations que vous souhaiteriez avoir dedans.

Vous pourrez ensuite, avoir une visibilité de la charge de chacune des ressources disponibles dans votre entreprise !

Comment évaluer les besoins avant de commencer ?

Avant d’élaborer le PDC Chantier, il est essentiel de réaliser une évaluation précise des besoins du chantier : le type de chantier, l’équipement à utiliser, le nombre de ressources humaines concernées par une tâche/un projet, …

Il s’agira en quelque sorte, de créer un cahier des charges interne à votre entreprise afin de déterminer de manière réaliste si oui ou non, vous disposez des capacités pour réaliser le chantier.

Les différentes fonctionnalités et solutions existantes étant intégrées à votre logiciel vous permettront de voir cela : gestion des compétences, disponibilités et absences, ressources matérielles, budget financier, …

Vous pourrez en profiter pour créer plusieurs groupes de vues pour chacun de vos projets afin de réaliser des simulations « d’impact » sur votre entreprise !

Comment définir et affecter les tâches aux ressources adéquates ?

Pour ce faire, la plupart des utilisateurs de Visual Planning utilisent la vue « Gantt » afin d’ajouter différents jalons correspondant à des phases. Chacun d’entre eux est ensuite lié à plusieurs sous-tâches étant liées les unes aux autres. Ainsi, si une tâche n’est pas « validée », le jalon ne le sera pas et il ne sera pas possible de passer à une autre tâche. Chacune de ces tâches étant liées à des ressources humaines et matérielles.

Afin de garantir la clarté et la fluidité des travaux, vous pourrez ensuite créer pour chacune de vos ressources, des affichages personnalisés pour qu’ils puissent accéder uniquement à l’information nécessaires à leurs activités. Ceci permettra par la même occasion, de limiter les nombres d’erreurs et de réduire les temps d’attentes/imprévus.

Comment suivre l’évolution du plan de charge sur vos chantiers ? 

Le suivi continu est essentiel pour éviter les écarts de performance et s’assurer que les ressources sont utilisées de manière optimale. De plus, c’est aussi une occasion d’éviter les « temps morts » dans un projet.

Une bonne gestion des imprévus et une mise à jour régulière du plan de charge sont essentielles pour maintenir le chantier sur la bonne voie. Tout cela est possible grâce à la modification (un simple « glisser & déposer » sur la vue planning) et au suivi en temps réel (modification du statut des tâches par n’importe quel utilisateur et depuis n’importe quel support).

Comment suivre l’évolution du plan de charge en temps réel ?

Visual Planning pour le suivi de chantier permet à n’importe quel utilisateur de signaler le statut d’une tâche et de renseigner des commentaires. L’objectif est de permettre au planificateur et/ou au chef de chantier, de suivre l’avancement des travaux en temps réel, d’ajouter rapidement l’utilisation des ressources et de réagir efficacement face aux retards/imprévus.

En utilisant VP Desk (l’application de bureautique) et VP Portal (l’application web) ou VP Go (l’application mobile), vous permettrez à vos équipes terrains de communiquer entre elle, mais plus particulièrement avec les équipes bureaux.

Ainsi, si une tâche prend plus de temps que prévu, le planificateur pourra en être informé et calculer l’impact sur la planification du chantier et faire les modifications en conséquence. C’est également valable dans le cas où ça serait l’inverse et qu’une tâche prendrait moins de temps que prévus.

Comment gérer efficacement les imprévus et réajuster les priorités ?

Les imprévus sont fréquents dans le secteur du BTP. Grâce à une gestion agile du plan de charge, il est possible d’ajuster rapidement les priorités en fonction des changements. La mise à jour continue des informations et la réallocation des ressources sont des éléments essentiels pour maintenir l’équilibre du projet.

Prenons l’exemple d’un projet de construction de la société Dupont où différents imprévus peuvent avoir lieu : météorologique, panne matérielle ou encore, imprévus créé sur le chantier.

Ici, nous prendrons le cas d’une fin de stock de peinture ayant été signalée par un peintre. Celui-ci, ayant mis en avant cette fin de ressources via VP Go et via un statut « retard », a permis au chef de chantier d’être alerté et de lancer la commande des produits. Néanmoins, il a également décidé de continuer le projet via les autres tâches afin de ne pas retarder la livraison des appartements. L’objectif était de ne pas se laisser impacter par un mauvais calcul des besoins et de limiter les temps morts du projet.

Quels sont les atouts de la solution Visual Planning pour le suivi de chantier ?

Utiliser un logiciel dédié au suivi de chantier comme Visual Planning présente plusieurs avantages. Sa capacité à centraliser toutes les données du chantier, sa gestion des ressources en temps réel et ses outils de planification avancés en font une solution incontournable pour les chefs de chantier.

Il permet aussi d’avoir une visualisation claire du plan de charge et de son évolution, garantissant ainsi une gestion efficace des projets BPT, qu’ils soient de petits ou de grande envergure.

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