Comment assurer la gestion documentaire de vos employés ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou la typologie de votre activité, la gestion documentaire est essentielle pour organiser et sécuriser tous vos informations. Bien évidemment, cette gestion documentaire correspond à vos ressources humaines et matérielles, mais également à celle issue de vos clients et de votre activité.

Dans cet article, Visual Planning vous présente les meilleures pratiques pour gérer efficacement les documents de vos employés au travers de notre logiciel. Vous découvrirez comment optimiser la gestion documentaire, comment centraliser chacun des fichiers de votre activité et comment procéder à la sécurisation des données sensibles !

Pourquoi une gestion documentaire bien structurée est-elle indispensable pour votre entreprise ? 

Une bonne gestion documentaire est plus qu’un simple processus de rangement. En effet, elle permet de gagner du temps sur les actions futures grâce à une classification des documents sous différentes méthodes, d’assurer la conformité réglementaire vis-à-vis des caractéristiques légales ainsi que celle correspondant à vos processus opérationnel et de protéger les informations sensibles via la gestion des droits utilisateurs.

Elle optimise les flux d’informations au quotidien 

Une gestion documentaire bien structurée simplifie l’accès aux informations puisque celle-ci fonctionne sur le même principe que les ancres (maillage interne dans des sites web) ainsi que sur le principes des mots-clés (redirection immédiate vers un fichier).

Pour que cela soit plus simple et plus optimisé, les équipes de Visual Planning utilisent la méthodologie par mot-clé. Plus encore, cette méthodologie est très souvent couplée à une catégorisation des types de documents et/ou des sujets de documentation (uniquement à la demande des utilisateurs).

Ainsi, vous pourrez soit déterminer un affichage unique avec tous les documents qui auront été listés dans votre Gestion Documentaire et les retrouver via des mots-clés (et/ou des références), soit les classer par catégories (cahier des charges, facturation, fiche de postes, charte de télétravail, …) et ensuite par des mots-clés (et/ou références).

L’objectif est que les employés passent moins de temps à chercher des documents et peuvent se concentrer sur des tâches plus productives. La centralisation des informations permettra à termes, de fluidifier les échanges et d’améliorer la collaboration.

Elle assure la sécurité des données sensibles 

L’un des principaux enjeux de la gestion documentaire est la sécurité des données, qu’elles concernent les salariés de votre entreprise, vos sous-traitants ou les clients de votre entreprise.

Les documents sensibles, comme les contrats et les informations personnelles des employés, les contrats clients, les documents administratif (diplômes, RIB, Pièce d’identité, …), … se doivent d’être protégés contre les fuites ou les accès non autorisés. Pour ce faire, une solution logicielle sécurisée est nécessaire pour garantir leur confidentialité et leur intégrité.

Très souvent, les solutions logicielle de gestion documentaire disposent de plusieurs fonctionnalités pour contrôler les accès à différents documents, intégrer des mots de passe ou encore, assurer leur conformité.

En prenant l’exemple de la gestion documentaire via le logiciel de gestion RH Visual Planning, lors du paramétrage de ce dernier, vous pourrez définir quelle ressources peuvent avoir à quelles informations ou encore, définir quelle ressources peuvent importer/exporter/modifier des documents. Ainsi, vous pourrez déterminer un niveau « Administrateur » pour les directeurs et managers et un niveau « Lecteur » pour chacun de vos salariés, tout en déterminant à ce moment l’accès à toute ou une partie de l’information.

Elle garantit le respect des obligations légales et normatives 

Les entreprises doivent respecter diverses réglementations concernant la conservation des documents, comme le RGPD ou les normes ISO. Plusieurs de ces conformités passent par la mise en place d’une politique RGPD ou encore, une politique de confidentialité comprenant à chaque fois les types d’informations qui seront récupérées, ce qu’il en sera fait, pendant combien de temps elles seront gardées ou encore, le processus de suppression de ces données.

Passer par une gestion documentaire optimisée permet à n’importe quelle entreprise et responsable RH, de se conformer à ces exigences sans prendre le risque d'avoir une erreur ou une non-conformité puisque des règles de gestion et de contraintes pourront y être intégrée (cf. Visual Planning – Fonctionnalités V9).

Les étapes essentielles d’une gestion documentaire réussie 

Mettre en place une gestion documentaire efficace nécessite plusieurs étapes clé et pour vous accompagner au mieux, les équipes de Visual Planning ont mis en place une méthodologie. Voici ci-dessous, quelques information pour vous aider à structurer vos processus.

Étape 1 : Centralisez tous vos documents 

Le premier pas vers une gestion documentaire efficace est de regrouper tous vos documents en un seul endroit, avec idéalement, une catégorisation par famille de document (facturation, contrat de travail, commandes clients, …) ou par service (développement, commerce, marketing, RH, …).

Centraliser les fichiers permet à tous les membres de l’équipe d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et ce, en quelques clics. En utilisant une solution numérique comme Visual Planning, vous pouvez regrouper vos documents sous forme numérique, les classer par catégories, limiter les accès à certains utilisateurs ou encore, éliminer les risques liés aux supports physiques.

Étape 2 : Structurez les processus de gestion des documents 

Vous l’aurez compris, nous l’avons répété plusieurs fois dans les parties précédentes, mais une classification optimale est nécessaire pour simplifier l’usage dans votre entreprise.

Le but sera d’organiser les documents de manière logique afin d’y accéder facilement et rapidement. Il est important de définir des catégories claires, d’établir un processus de validation pour chaque document et de mettre en place des outils permettant de suivre les différentes versions. Cela ayant pour but d’éviter les doublons ainsi que les erreurs, et d’assurer une gestion fluide de votre documentation.

Étape 3 : Numérisez les documents physiques 

Si votre entreprise utilise encore des documents papier, la numérisation est une étape indispensable. Cela vous fait gagner de la place, facilite la recherche et protège vos documents contre les risques physiques (perte, dégradation, etc.). De plus, la numérisation permet de mettre en place des systèmes de sauvegarde numériques pour éviter toute perte de données.

Si vous voulez aller plus loin, vous pourrez également créer des modèles via la fonctionnalité « Publipostage » de Visual Planning. Vous pourrez ainsi avoir plusieurs bénéfices :

• Conformité des contenus et des documents administratifs.
• Conformité des formats des documents (PDF, Word, …).
• Format des exports de données.
• Format des imports de données.

Les outils indispensables pour une gestion documentaire efficace

Pour optimiser l’organisation et le suivi de vos documents, il est important de s’équiper des bons outils ayant chacun, leurs avantages et leurs inconvénients. Parmi eux, vous pourrez retrouver toutes ces solutions :

• • Les logiciels de gestion documentaire :

Pour gérer les documents de manière fluide, il est essentiel d’utiliser des logiciels adaptés. Ces outils permettent de centraliser les documents, d’organiser les flux de travail et de garantir la sécurité des informations. Grâce à des fonctionnalités comme la recherche avancée, le contrôle de version et la gestion des autorisations, vous simplifiez la gestion au quotidien. 

• • Les solutions de gestion électronique des documents (GED) 

Les solutions GED comme Visual Planning permettent d’automatiser la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Elles facilitent la gestion des versions, l’archivage électronique et la recherche rapide de documents que cela soit par catégorie ou par recherche de mots-clés. En plus d'optimiser les processus internes, elles offrent une sécurité accrue pour les informations sensibles grâce à la gestion des droits d’utilisateurs, permettant de définir les accès et les rôles de chaque utilisateurs du logiciel.

• • Les systèmes de signature électronique 

Les signatures électroniques permettent de valider rapidement et de manière sécurisée les documents sans nécessiter de papier. Cela simplifie les processus de validation, surtout lorsqu’il s’agit de documents légaux ou administratifs. L’intégration de cette technologie dans le système de gestion documentaire permet de gagner en efficacité tout en respectant les normes légales.

Un module de signature est disponible chez Visual Planning, mais celui-ci ne représente aucune valeur juridique, elle est uniquement représentative. Dans le cas où vous souhaiteriez uniformiser et assurer une conformité légale, nos équipes ont la capacité de développer une interface entre notre solution de GED avec un logiciel type « DocuSign ». Celle-ci a déjà été faites plusieurs fois dans le cadre de la GED dans des contextes de suivi de chantier (sur les bons de commandes et de livraison), de gestion de production (sur les bons de commandes, les contrôles qualités et les bons de livraison) ou encore, de gestion de parc (réservation et retour des ressources, facturation, …).

Comment gérer le cycle de vie des documents efficacement ?

Gérer le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, est une étape clé pour maintenir un système documentaire fluide et conforme. En effet, en procédant à la suppression des données nulles ou encore, à leur archivage (documents administratifs de vos anciens salariés), vous permettrez à vos managers RH/administrateur du logiciel, d’accéder à l’information clé et à votre logiciel de GED d’être toujours plus fluide.

La création et l’édition des documents

La gestion du cycle de vie d’un document commence dès la création de ce dit document. Il est essentiel d’en définir des processus clairs pour la rédaction, la révision et l’approbation des documents. Certains logiciels comme Visual Planning permettent via la fonctionnalité « Publipostage », de faire apparaître les catégories clés à renseigner, les éléments basiques (adresses et coordonnées de contact) ou encore, les informations clés à exporter (contrat client, numéro de licence, nom de la ressources, ...).

Ces processus assurent que chaque document respecte les standards de qualité et est prêt à être utilisé ou archivé par le manager RH ou l’administrateur du logiciel.

L’archivage et la conservation

L’archivage des documents doit être fait de manière structurée pour garantir leur sécurité et leur accessibilité à long terme. Les documents doivent être stockés selon des critères bien définis (durée de conservation, confidentialité, etc.) et être facilement accessibles en cas de besoin.

Lors de la définition de votre cahier des charges avec l’un des ingénieurs d’affaires et l’un des consultants Visual Planning, vous pourrez définir et être accompagné pour avoir l’un des processus opérationnel le plus efficace possible. Si vous disposez d’une direction SI (Système d’Information), vous pourrez également les ajouter aux échanges pour que ça simplifie le paramétrage du logiciel.

La suppression des documents obsolètes 

Une bonne gestion documentaire ne se limite pas à l’archivage. Il est également important de supprimer régulièrement les documents qui ne sont plus nécessaires. Cela permet de libérer de l’espace de stockage, de réduire les risques de fuite de données et de se conformer aux normes légales sur la conservation des documents.

Plus encore, vous permettrez aux différents managers de l’entreprise, d’avoir une GED à jours avec les informations concernant uniquement les ressources et les activités opérationnelle étant encore présente dans l’entreprise.

Vous pourrez faire cela en ajoutant des dates de « péremption » ou encore, des dates limites de conservation sur le logiciel.

Les principaux avantages d’une gestion documentaire numérique

Retrouvez ci-dessous, un résumé des avantages découlant d’une gestion documentaire efficace avec un logiciel comme Visual Planning :

• • Gain de temps et d'efficacité 

Avec une gestion documentaire numérique, les employés peuvent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Ainsi, les temps de recherche sont réduits et vous améliorez la productivité globale. Les processus sont automatisés, et donc réduisent les tâches manuelles et répétitives.

• • Réduction des coûts liés aux documents physiques 

Les documents papier nécessitent des espaces de stockage, des systèmes de classement complexes et une gestion manuelle. Passer à une gestion documentaire numérique permet de réduire ces coûts en éliminant les besoins en papier et en archivage physique. 

• • Sécurité renforcée et conformité simplifiée 

Les solutions numériques garantissent une meilleure sécurité des documents, grâce à des mécanismes de protection avancés, comme le chiffrement et les sauvegardes. Elles simplifient également le respect des obligations légales, comme la conformité au RGPD, en automatisant les processus de gestion des documents.

Une gestion documentaire simplifiée avec Visual Planning

Une gestion documentaire bien structurée est un pilier pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pour optimiser la gestion des documents de vos employés, vous pouvez vous appuyer sur des solutions dédiées qui centralisent et sécurisent vos informations tout en facilitant leur gestion au quotidien. 

Si vous souhaitez optimiser la gestion des documents RH de votre entreprise, découvrez Visual Planning. Cette solution RH vous aide à centraliser et organiser vos documents de manière simple et sécurisée, tout en respectant les obligations légales et en améliorant l’efficacité de vos processus.

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