Comment identifier les ressources nécessaires à la réussite d’un projet ?

En entreprise, pour qu’un projet puisse se dérouler dans de bonnes conditions, il est nécessaire d’identifier avant même que celui-ci ne débute, les ressources indispensables à sa réussite. Celles-ci sont au nombre de 3 :

• Les ressources humaines
• Les ressources financières
• Les ressources matérielles

Vous souhaitez justement optimiser la gestion des projets dans votre entreprise afin de mieux maîtriser les coûts et de gagner en productivité ? La première étape est donc d’identifier les ressources nécessaires à la réussite du projet. Dans cet article, nous allons vous aider à y voir un peu plus clair.

Pourquoi est-il important d’identifier les ressources d’un projet ?

Il est indispensable de bien répartir les ressources, qu’elles soient humaines, financières ou matérielles, pour qu’un projet puisse aboutir. En effet, un projet, cela ne se travaille pas au jour le jour. Il est nécessaire d’anticiper. Ainsi, pour chaque tâche du projet, vous allez devoir définir les ressources allouées et ce, avant même d’avoir débuté le projet.

Si l’identification des ressources d’un projet est si importante, c’est qu’elle possède un double objectif :

• Une meilleure maîtrise des coûts
• Un gain d’efficacité

Prenons un exemple pour mieux comprendre :

• Pour la réalisation d’une tâche, vous avez défini qu’une seule personne de l’équipe était suffisante.
• Pourtant, c’est une tâche qui peut se révéler plus longue que prévue à réaliser. Et ça, vous le savez, car cela s’est déjà produit lors de précédents projets.
• Vous décidez tout de même d’allouer une seule ressource humaine à cette tâche.
• Mais malheureusement, la tâche est plus complexe que prévue. La personne en charge de cette tâche perd beaucoup de temps. Cette perte d’efficacité se traduit par une hausse des coûts, car la tâche va prendre plus de temps à être réalisée. Ou vous allez devoir allouer une nouvelle ressource humaine à la tâche pour rattraper le retard. Dans les 2 cas, cela va coûter plus cher à l’entreprise que si le chef de projet avait décidé dès le départ d’allouer 2 ressources à cette tâche.

Quelles sont les différents types de ressources d’un projet ?

Comme nous l’avons déjà expliqué dans cet article, il existe 3 sortes de ressources pour un projet. Nous allons aborder leurs principales caractéristiques.

Les ressources humaines

Il s’agit tout simplement de l’ensemble des personnes qui vont intervenir sur le projet, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise. En effet, parfois, les entreprises ne disposent pas de toutes les compétences nécessaires à la réussite d’un projet en interne. Dans ce cas, elles font appel à des consultants ou des partenaires pour compléter leurs ressources humaines.

Les ressources financières

Les ressources financières font référence au budget global du projet. Autrement dit, l’ensemble des coûts et des dépenses qui peuvent intervenir tout au long du projet : le salaire de l’équipe, la location ou l’achat de matériel, les frais de déplacement…

En général, le budget est défini par le client. Une fois le budget connu, il est indispensable de définir un budget prévisionnel pour le projet, tâche par tâche. Attention à toujours conserver un peu de marge, car il y a toujours des imprévus et des retards dans un projet.

Les ressources matérielles

Enfin, les ressources matérielles concernent tout ce dont l’équipe projet va avoir besoin pour mener à bien le projet : les salles, les équipements informatiques, les logiciels… Il faudra définir :

• Ce que l’entreprise possède déjà et peut mettre à la disposition de son équipe projet
• Ce que l’entreprise doit acheter
• Ce que l’entreprise doit louer
  

Identifier les ressources humaines d’un projet : mode d’emploi

Les ressources matérielles et financières sont plutôt simples à définir. Par contre, cela se révèle plus complexe pour les ressources humaines. Voici la procédure que nous vous recommandons de suivre afin de les identifier plus facilement :

• Commencez par lister toutes les tâches du projet
• Une fois que cette première étape est terminée, prenez le temps d’identifier les compétences nécessaires pour chaque tâche. Bien évidemment, d’une tâche à l’autre, les compétences ne seront pas forcément les mêmes. C’est à ce moment-là que vous vous rendrez compte si vous avez les ressources nécessaires en interne ou s’il faudra faire appel à un ou plusieurs consultants.
• Si vous avez des difficultés pour lister le temps et les compétences nécessaires pour chaque tâche, référez-vous aux anciens projets. Cela sera bien plus facile si vous disposez d’un logiciel de planification, car vous pourrez consulter en quelques clics l’historique de vos anciens projets.
• Une fois les bonnes personnes recrutées, vous n’aurez plus qu’à allouer les ressources humaines à chaque tâche du projet grâce au logiciel de planification.
• Cependant, n’oubliez pas de garder un peu de souplesse : dans un projet, il y a toujours des imprévus…

N’hésitez pas à vous rapprocher de l’équipe de Visual Planning pour découvrir comment notre logiciel peut vous aider à mieux définir l’ensemble de vos ressources projet.