La priorisation des projets et des tâches en entreprise

Savoir quelles tâches prioriser dans un projet pour mener celui-ci à la réussite, ce n’est pas toujours simple. C’est encore plus complexe quand une équipe est amenée à travailler sur plusieurs projets en même temps. En effet, dans une situation comme celle-là, il est bien souvent nécessaire de jongler entre les tâches de plusieurs projets pour qu’ils puissent tous avancer en temps et en heure. Une opération pas toujours facile à mettre en place.

Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur la priorisation des projets et des tâches en entreprise : 

• Pourquoi est-ce si important ?
• Quelle stratégie mettre en place pour parvenir à prioriser les tâches et les projets ?
  

Pourquoi est-il nécessaire de prioriser les projets en entreprise ?

En entreprise, il arrive que l’on doive mener de front plusieurs projets à la fois. Dans un cas comme celui-là, il existe un problème de taille, à savoir celui du temps. En effet, en entreprise, on court bien souvent après le temps, pour la simple et bonne raison, que le temps, c’est de l’argent.

Si votre équipe est amenée à devoir s’occuper de plusieurs projets à la fois, il est important que vous preniez le temps de bien les prioriser. En effet, vous ne pouvez pas mettre toutes les tâches sur le même niveau. Cela serait absolument ingérable pour votre équipe et cela risquerait de mettre à mal l’ensemble des projets.

Connaissez-vous le principe de Pareto ? Également appelé loi des 20-80, il s’agit d’une règle selon laquelle 80% des effets sont le fruit de 20% des causes. Ainsi, si l’on transpose la loi de Pareto en entreprise, cela voudrait dire que 80% des résultats sont produits par 20% des projets. Bien évidemment, il ne s’agit que d’un principe général, mais bien souvent, celui-ci se vérifie en entreprise. D’où l’importance de prioriser les différents projets sur lesquels votre équipe est amenée à travailler :

• Vous éviterez la surchage de travail à vos collaborateurs
• Vous mènerez l’ensemble de vos projets à la réussite
• Et surtout, les projets qui ont le plus d’importance auront des chances bien plus grandes d’atteindre leurs objectifs en temps et en heure. Et ça, c’est important pour les finances et la réputation de votre entreprise.

 Quelques astuces pour y parvenir !

Mais concrètement, comment prioriser les projets et les tâches dont votre équipe projet va devoir s’occuper ? Voici nos conseils :

• Vous pouvez prioriser vos projets en fonction de la stratégie de votre entreprise. En effet, 2 entreprises différentes n’auront pas forcément intérêt à prioriser le même projet. Pour prendre la bonne décision, nous vous conseillons de bien définir les objectifs de chaque projet. En effet, une fois que ces derniers auront été bien identifiés, vous pourrez bien plus facilement faire un choix. Vous vous rendrez notamment compte que certains projets sont prioritaires, car leur réussite va directement impacter le développement de la société, alors que d’autres, apparaissent plutôt comme étant secondaires.
• Vous pouvez également prioriser les projets en fonction de l’état de vos ressources. En effet, si vous avez une toute petite équipe à votre disposition, vous devrez peut-être prioriser certains projets plus que d’autres pour éviter la surcharge de travail à vos collaborateurs.

Une dernière astuce : si vous avez des difficultés à prioriser les projets et les tâches, vous pouvez attribuer une note (de 0 à 5) à chaque critère (délai, risque, impact attendu). C’est une bonne façon de rester objectif et de parvenir à établir un ordre de priorité.

Vous êtes à la recherche d’un outil pouvant vous aider à prioriser vos tâches et vos projets ? Un logiciel de planification, comme Visual Planning, devrait grandement vous faciliter la tâche. N’hésitez pas à vous rapprocher de l’un de nos conseillers pour en savoir plus sur toutes les fonctionnalités offertes par notre outil de planning.