Visual Planning Société Blog Les 9 Pièges à éviter dans la conduite d’un projet collaboratif

Le travail d’équipe et la collaboration sont les clés de réussite pour toute entreprise. Pourtant, les projets collaboratifs sont souvent voués à l’échec et font perdre du temps et de l’argent à l’entreprise.

Découvrez dans ce livre blanc les raisons courantes pour lesquelles les projets collaboratifs échouent ou rencontres des défis et comment Visual Planning peut vous aider à mieux collaborer.

Qu’est-ce qui fait la réussite d’un projet ?

Le PMI (Project Management Institute) a mené une enquête pour découvrir les facteurs qui permettent à une entreprise de réussir des projets collaboratifs de tous types. Pour comprendre ces facteurs, le PMI à divisé les répondants à l’enquête en catégories et a accordé une attention particulière à deux groupes :

-> Les champions : les entreprises qui ont mené à bien 80% ou plus de leurs projets
-> Les sous-performants : c’est-à-dire les organisations qui ont mené à bien 60 % ou moins de projets

Qu’est ce qui fait la réussite d’un projet ?
Selon l’étude du PMI, la réussite d’un projet dépend essentiellement du respect des délais et du budget tout en réalisant les objectifs commerciaux initiaux et un niveau élevé de bénéfices.
Il s’avère qu’il existe une grande différence entre les entreprises championnes et les sous-performantes en ce qui concerne divers facteurs liés à la réalisation d’un projet. Considérez ces différences, par l’exemple suivant :

Facteur de projet Pourcentage de projets conformes dans les organisations championnes Pourcentage de projets conformes dans les organisations sous-performantes
Projet terminé à temps 88% 24%
Projet terminé dans le respect du budget 90% 25%
Projet atteint/ objectifs fixés 92% 33%
Scope creep 28% 68%

Source : Pulse of the profession PMI

livre blanc autour de la gestion de projet

Réussir un projet collaboratif : quels sont les pièges à éviter ?

Si vous investissez dans des projets collaboratifs, vous souhaiteriez sans doute reproduire la même stratégie des entreprises championnes – ce sont elles qui connaissent le succès le plus constant, après tout.
Que vous dirigez des équipes de techniciens d’installations sur le terrain, ou vous gérez des projets de mise en œuvre technique ou de développement, ou vous travaillez à l’amélioration continue de vos processus interne… l’une des premières étapes pour devenir une entreprise championne est d’identifier les pièges dans les projets collaboratifs.

Lisez la suite pour découvrir les 9 erreurs les plus fréquentes dans la gestion d’un projet collaboratif, leurs causes et comment les éviter.

1. Le scope creep ou dérive du contenu

Selon les chefs de projets, 92% des projets qui échouent, le font a moins en partie, en raison du scoop creep.

Le scope creep ou la dérive du contenu se définie par une charge de travail supplémentaire ou par des changements d’objectifs du projet. Manager la dérive de contenu dans le management de projet est un travail difficile qui nécessite un cahier des charges clairement défini, documenté et contrôlé. La dérive de contenu peut se glisser à l’intérieur, transformer et détruire un projet. Par exemple, un entrepreneur en construction a comme mission d’ajouter un garage à une maison résidentielle. Le projet est planifié sur la base de l’ajout d’un garage pour deux voitures.

Le client fait une demande plus tard précisant qu’il souhaite un garage pour trois voitures. Il souhaite aussi que l’entreprise de construction peint le sol, ajoute des étagères et construit une petite pièce au-dessus du garage. Ceci est un exemple concret de la dérive du contenu dans un projet.

Malheureusement au sein d’une entreprise, la dérive du contenu ou le scope creep n’est pas toujours facilement identifiable, en particulier pour des projets collaboratifs. Un client ou un collaborateur pourrait penser : « Je vais juste ajouter une petite chose. C’est peu coûteux et ne prendra que quelques heures » Mais si tout le monde pense de la même manière, le projet n’avancera pas, et mettra en péril les budgets, les délais et même la satisfaction du client.

Les causes du scope creep

  • Absence d’objectifs bien définis pour le projet. 
    Les objectifs doivent être concrets, mesurables et atteignables.
  • Mauvaise communication sur qui est responsable de certains aspects du travail.
    Assurez-vous que toutes les personnes impliquées connaissent les inconvénients de la dérive du contenu (scope creep).
  • Aucune supervision de la part d’un chef de projet, d’un sponsor ou d’un champion d’entreprise. Les projets fonctionnent mieux lorsqu’un leader expérimenté ou quelqu’un de responsable accompagne l’équipe pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

2. Le non-respect du délai d’un projet  

En 2019, les entreprises absentes de l’univers digital n’ont pas livrées dans les meilleurs délais leurs projets comparé à 61% des entreprises qui ont digitalisées leurs outils.

En effet, le non-respect des délais de livraison peut causer de nombreux problèmes pendant la réalisation des projets collaboratifs, et ce pour plusieurs raisons.

Si le projet n’est pas terminé à temps, cela signifie qu’il ne sera pas livré à l’utilisateur final (client, collaborateur interne ou partenaire) comme convenu au départ avec lui.

Le manque d’outils collaboratifs qui facilitent la communication et le partage d’information en temps réel entre les collaborateurs peut être l’une des raisons principales de ce retard.

Les causes du retard pris dans la conduite du projet

  • Absence d’objectif et d’échéancier fixés à l’avance.
  • Mauvaise planification des ressources.
    Avant de vous engager dans un projet, vous devez définir en amont toutes les ressources disponibles et nécessaires à la réussite du projet.
  • Absence de jalons fixés.
    Les jalons aident à la détermination des objectifs intermédiaires pour l’équipe du projet et d’apporter des ajustements au projet si nécessaire.

3. Dépassement budgétaire

Environ 85 % des projets dépassent le budget, du moins dans une certaine mesure.

Les budgets peuvent changer au fur et à mesure que le projet évolue. Toutefois, on s’attend généralement à ce que les chiffres fluctuent dans une plage spécifiée.
Dépasser le budget en trop a un impact négatif sur les projets surtout quand cet argent vient du client ou des actionnaires.

En plus, facturer le client avec des suppléments importants à la fin d’un projet diminue sa satisfaction à l’égard du travail. Ainsi, couvrir vous-même l’excédent met la rentabilité en danger et peut réduire votre capacité à gérer d’autres projets ou tâches commerciales.

Les causes du dépassement budgétaire

  • Budget prévisionnel non défini.
    Pour commencer un projet de collaboration, le budget doit être établi au départ afin que les équipes travaillent dans de bonnes conditions.
  • Mauvaises estimations.
    Utilisez de bonnes données, technologies et connaissances pour vous assurer que vos estimations et devis sont exactes au début du projet.
  • La dérive du contenu qui retarde la livraison du projet.
    Si vous vous engagez à en faire plus au cours d’un projet, planifiez-le en avance sinon cela mettra en péril toute votre organisation.

4. Charge de travail partagée de façon inéquitable entre les salariés

“Le talent permet de gagner un match, mais le travail d’équipe et l’intelligence permet de remporter le championnat.”– Michael Jordan

Dans une équipe de basket-ball, les joueurs marquent souvent des buts grâce à leurs talents, position et chance parfois. Toutefois, un match ne pourrait pas réussir si le travail d’équipe n’était pas au rendez-vous.

Idem pour la réalisation d’un projet. Certains membres de l’équipe travaillent plus que d’autres, ce qui cause des problèmes au sein de l’équipe et met en péril l’achèvement du projet.

Le travail en équipe permet également de favoriser le développement des compétences dans l’équipe, de limiter les risques en cas d’absence et de développer l’intelligence collective.

Causes du déséquilibre de la charge de travail

  • Mauvaise définition des tâches et missions de chaque collaborateur.
    Démarrez le projet en définissant les rôles et missions de chaque collaborateur.
  • Manque de motivation.
    Certains collaborateurs ne sont pas motivés pour effectuer le travail.

5. Manque de motivation au sein d’une équipe

Dans une expérience de la Wharton Business School, des équipes de quatre personnes ont mis 44% de plus de temps pour construire une figure LEGO définie que des équipes de deux personnes.

Avoir des membres au sein de votre équipe qui ne sont pas motivés ou moins d’effectifs pour réaliser un projet peut rendre le travail collaboratif très difficile.

Comment ces personnes ont atterri au sein de votre équipe ?

  • Constitution des équipes au hasard.
    Prenez le temps de réfléchir à l’objectif du projet pour choisir des personnes qui ont les compétences et les personnalités qui correspondent le mieux au projet.
  • Problème de sous-effectif ou de sur-effectif.
    Le chef de projet doit réfléchir en amont aux ressources nécessaires à la réalisation de chaque phase de son projet.
  • Utilisation des ressources internes uniquement.
    Votre projet peut nécessiter des compétences et des connaissances que vos employés n’ont pas. Il est préférable dans certains cas de faire appel des compétences externes pour une durée déterminée.

6. Problèmes de communication

Plus de
70% des employés affirment qu’ils ne sont pas en accord avec la stratégie de leur entreprise et ne sont pas au courant des dernières nouveautés.

La communication est un élément important pour la réussite d’un projet. Il est important de considérer un projet comme un corps humain. Le cerveau est le plan du projet, et tous les autres organes sont les membres de l’équipe. Si le sang (c’est-à-dire la communication) ne coule pas dans les deux sens, les choses ne fonctionneront pas bien. Néanmoins, si la grande majorité des employés ne comprennent pas les objectifs de votre entreprise, comment comprendraient-ils les objectifs des projets collaboratifs ?

Il est important de communiquer la situation dans son ensemble et de s’assurer que les membres de l’équipe ont des outils de communication qui permettent à l’information de circuler en temps réel.

Causes des problèmes de communication

  • Mauvaise circulation de l’information.
    Pendant la réalisation d’un projet, plusieurs changements peuvent avoir lieu (remplacement d’une ressource, changement des dates, etc.). Toutes les personnes impliquées doivent être au courant de chaque changement au sein du projet afin de mieux réussir le projet.
  • Utilisation de méthodes de communication inefficaces
    communiquer par courriel est une bonne option, mais ce n’est pas toujours le meilleur moyen de communication. Il est préférable d’investir dans d’autres outils qui permettent aux équipes de discuter en temps réel et de s’assurer que personne n’est laissé de côté.
  • Tomber dans la communication de masse où les données importantes se noient.

Fixez des limites pour savoir quelles informations doivent être communiquées, quand et comment. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de gestion de projet pour communiquer, envisagez de définir des canaux pour des informations spécifiques et d’autres pour les discussions d’équipe afin de ne pas sortir du sujet.

7. Travail répétitif

Les retouches peuvent représenter jusqu’à 23 % des coûts de certains projets de construction.

Le lean production est un système de production à flux tendus. Il vise à organiser la production d’une entreprise en optimisant ses ressources productives. Il repose ainsi sur une élimination systématique des gaspillages : réduction des stocks, des déplacements, des temps d’attente, des déchets, des défauts… pour assurer le succès, l’efficacité et la rentabilité d’un projet. L’un de ces types de déchets (ou muda, comme on les appelle dans Lean), est le remaniement.

Le remaniement peut faire référence à des efforts redondants qui se produisent en raison de :

  • Travail qui n’est pas fait correctement la première fois et qui doit être refait
  • Travail effectué simultanément par plusieurs personnes
  • Travail effectué à plusieurs reprises en raison d’une mauvaise communication ou d’une mauvaise planification du projet

Causes du remaniement et du surmenage

  • Travail de mauvaise qualité qui nécessite des réparations répétitives.
    Assurez-vous que tous ceux qui effectuent une tâche ont les compétences, le temps et les ressources nécessaires pour sa réalisation. Prendre plus de temps pour effectuer le travail est toujours plus efficace que d’avoir à refaire le travail plusieurs fois.
  • Assurez-vous que tous les membres de l’équipe connaissent leurs responsabilités ainsi que leurs indices. Par exemple, la personne B peut commencer sa tâche une fois que la personne A a terminé la leur.

8. Travail non accompli

« Le travail d’équipe est la capacité de travailler ensemble pour réaliser un projet commun. La capacité d’orienter les réalisations individuelles vers les objectifs organisationnels. C’est le carburant qui permet aux gens ordinaires d’atteindre des résultats inhabituels. » – Andrew Carnegie

Les projets ne sont pas menés à bien parfois, ce qui compromet leur réussite. Cela se produit souvent lorsque l’équipe et le projet sont gérés dans leur ensemble, alors que les différentes parties ne sont pas bien gérées. Comme le dit Carnegie, le travail d’équipe implique des personnes qui doivent atteindre leurs objectifs pour que l’effort global puisse réussir.

Causes du travail inachevé

  • Si vous demander aux membres de votre équipe de projet dans son ensemble de réaliser une tâche sans définir exactement la personne concernée, tout le monde peut supposer que quelqu’un d’autre s’en occupe. Assurez-vous d’attribuer les tâches individuellement.
  • Les gens sont débordés. Suivez de bonnes pratiques de gestion des ressources lors du développement des équipes et des objectifs de projet.
  • Manque de ressources ou des outils. Vérifiez régulièrement auprès des membres de votre équipe qu’ils ont tous les outils et documents à leurs dispositions pour réaliser le projet.

9. Départ des membres de l’équipe avant la fin du projet

« Célébrer le succès, c’est bien, mais il est plus important de tirer les leçons de l’échec. » – Bill Gates

Si un effort de collaboration prend quelques heures ou quelques jours, les gens resteront probablement jusqu’au bout. Mais si cela prend des semaines ou des mois, les membres de l’équipe de projet peuvent abandonner le projet.

Le départ des employés peut entraîner un déséquilibre de la charge de travail, réduire le moral des employés et avoir un impact négatif sur la qualité des résultats du projet.

Causes du départ des membres de l’équipe

  • Les gens sont fatigués, ennuyés ou frustrés. Si le projet dure longtemps sans résultats, les gens ont tendance à ne plus vouloir continuer. Assurez-vous de fixer des jalons afin qu’ils puissent célébrer le succès en cours de route.
  • Les gens pourraient penser que le projet est terminé. Une communication cohérente et des objectifs de projet mesurables permettent à toutes les personnes de rester impliquées dans le projet jusqu’à la fin. Planifiez une réunion finale à la fin de chaque projet pour discuter des points positifs, des lacunes rencontrées pendant le projet et des points à améliorer pour les prochains projets.

    Comment Visual Planning peut vous aider dans la gestion de vos projets collaboratifs

livre blanc autour de la gestion de projet

Visual Planning vous permet d’éviter tous les pièges que nous avons cités ci-dessus pièges pour mieux réussir vos projets collaboratifs.

En utilisant Visual Planning, vous allez :

  • Assurer une excellente communication entre les membres de votre
    équipe
  • Prendre des décisions de qualité
  • Gérer toutes vos ressources de façon efficace et ordonnée
  • Gagner en temps et en productivité
  • Gérer vos techniciens sur le terrain en toute mobilité
  • Etc

    Si vous êtes prêt à devenir une organisation championne et gérer vos projets de façon efficace, en utilisant un logiciel de planification et de gestion des ressources, contactez-nous dès aujourd’hui ou demandez une démo personnalisée.

Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.

Manale KARROUM

Marketing & Communication Manager