6 conseils pour créer un planning projet efficace

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L’outil de planification est connu pour être efficace dans la planification, coordination et gestion d’un projet. Un planning projet vous permettra, en effet, d’instaurer des délais, monitorer l’état d’avancement de votre projet, allouer les équipements à la bonne tâche … Ainsi, avec un outil de planification et de gestion de projets, vous aurez toutes les clés en main pour réussir votre projet.

Il faut, toutefois, s’assurer que votre planning est créé et optimisé de façon efficace. En effet, on peut très rapidement se retrouver avec des budgets mal estimés, un client mécontent pour non-respect des délais ou une équipe projet démotivée car les délais sont trop courts…Un bon nombre de tracas qu’on peut facilement éviter, le tout est de savoir comment s’y prendre. C’est pourquoi, nous avons mis en place une courte série de conseils qui vous aidera à construire un planning projet efficace.

RASSEMBLER TOUTES LES INFORMATIONS

Planifier un projet, c’est tout d’abord être capable de le définir et d’en connaître le périmètre de façon claire et précise. Vous allez donc avoir besoin d’un maximum d’informations : analyse du périmètre fonctionnel, cahier des charges, réunions …Tous les moyens sont bons, encore faut-il poser les bonnes questions. La difficulté est de savoir ce que l’on cherche et surtout de ne pas rester à un niveau superficiel de récolte des informations.

Certaines informations telles que le budget ou la mise en production sont, en effet, des informations nécessaires. Cependant elles restent assez communes à tous les projets. N’hésitez pas à rentrer dans le détail et à rechercher toutes les informations, même les plus petites. Un bon moyen de procéder pourrait éventuellement consister à établir une checklist en amont. Celle-ci aura pour effet de rassembler les questions et réflexion sur le projet. Cette étape est cruciale car elle vous permettra de partir sur de bonnes bases. D’autre par, elle minimisera les risques de surprises désagréables qui vous feraient perdre du temps et de l’argent.

Quant aux réponses à ces questions, si certains éléments vous paraissent difficile à réaliser, n’hésitez pas à en discuter. Par exemple, si un délai impossible vous est imposé, il est important d’exprimer ses inquiétudes voire de refuser. Même si nous sommes à l’ère du service client et que « le temps c’est de l’argent », baser un projet sur un délai impossible à respecter ne ferait que vouer le projet à l’échec.

DÉCOMPOSITION DES TÂCHES

Vous voici désormais avec un besoin clairement défini et une liste d’informations digne d’une encyclopédie ! Face à votre outil de planification, vous êtes prêts à rentrer toutes les informations dont vous disposez, mais par où commencer ? Comment réaliser estimer la durée totale de votre projet ?

Une des actions qui vous permettra d’estimer votre temps correctement serait de décomposer le projet en plusieurs tâches. De cette façon, vous serez en mesure d’estimer le temps que chaque tâche nécessitera. Vous éviterez d’éventuels oublis ou estimations erronées.

Pour avoir un ordre d’idée prenons l’exemple de la construction d’une maison. Vous pourriez avoir la décomposition suivante :

• 1 : confirmation des besoins du client (½ journée)
• 2 : élaboration d’un plan de construction (1 journée)
• 3 : définition des matériaux de construction nécessaires à la réalisation du projet (tuile, bois, brique, plaque de plâtre, peinture, papier peint, etc.) (2 heures)
• 4 : Sélection des fournisseurs (1 semaine)
• 5 : achat des matériaux de construction et livraison (2 jours)
• 6 :  préparation du terrain (1 mois)
• 7 :  les travaux de soubassement (4 semaines)
  … jusqu’à la livraison

En décomposant votre projet en plusieurs tâches, vous pourrez également identifier les points les plus importants du projet, c’est-à-dire ceux qui nécessiteront une compétence particulière ou ceux dont la validation est nécessaire avant de passer à la prochaine étape.

AFFECTATION DES RESSOURCES ADAPTÉES

Si vous disposez d’un outil de planification, l’affectation des ressources peut paraître très simple. Pour la majorité des outils de planification, l’affection se fait en un simple Drag & Drop. Mais en réalité, il y a une véritable réflexion à mener en amont.

Lors de l’affectation des ressources, l’objectif ne sera pas simplement d’affecter une bonne ressource mais la meilleure ressource c’est-à-dire celle qui est la plus adaptée à la tâche. Cette remarque est surtout valable pour les ressources humaines et matérielles telles que les équipements et machines, par exemple. En fonction de la complexité de la tâche, vous serez amené à sélectionner les ressources différemment. Une revue, en amont, des compétences ou de la capacité des ressources sera nécessaire afin d’identifier les ressources les plus adéquates.

INCLURE LES JALONS

Le principe est simple : vous placerez à la fin de chaque groupe de tâches un jalon qui vous empêchera d’avancer à la tâche suivante tant que la tâche actuelle n’est pas validée. Si la tâche actuelle est terminée et validée, cela signifie que vous continuerez à travailler sur des bases solides.

Cette étape vous apportera un gain de temps énorme. Dans beaucoup de cas, une équipe ne se rend compte qu’après quelques temps qu’une erreur de début de projet a eu une incidence sur d’autres tâches. On alloue donc du temps supplémentaire afin de rectifier ces erreurs, ce qui retarde le projet. Certes, cette méthode vous contraindra à passer plus de temps sur chaque groupe de tâche. Mais elle vous permettre aussi de revoir votre planification en conséquence.

INCLURE DES MARGES D’ERREURS

Retard de livraison d’un fournisseur, absence d’un employé, panne d’une machine … Il est important de garder à l’esprit que des facteurs externes peuvent intervenir à tout moment et perturber votre planification. Avoir un plan B sous le coude peut s’avérer très utile pour faire face aux impondérables.

Préparez, à l’avance, une liste de scénarios d’événements qui pourraient surgir à la dernière minute et trouvez-y des solutions que vous seriez en mesure d’apporter. Par exemple, en cas d’absence inattendue d’un employé, avoir prévu un autre employé. Ce dernier devra disposer des compétences professionnelles similaires afin d’éviter de prendre du retard sur une tâche.

COMMUNICATION ET SUIVI RÉGULIER

Une fois que votre planning est créé, que vos tâches sont affectées et que vos ressources sont mobilisées pour pourriez être tenter de laisser le planning tourner tranquillement tout seul. C’est une idée envisageable mais déconseillée !

Le suivi de votre projet est tout aussi important que la phase création. Il fait partie intégrante d’un planning projet efficace. Le créer est une bonne chose, le maintenir et le faire évoluer est encore mieux ! En communiquant avec les membres de l’équipe, la direction et/ou votre client vous serez en mesure de connaître les évolutions du projet et d’adapter le planning en conséquence. Certains outils de planification de projet mettent à disposition des fonctionnalités de collaboration qui leur permettent de communiquer très facilement. Après tout qui dit gestion de projet, dit travail d’équipe et collaboration.

Mettre en place ces quelques pratiques de bons sens vous permettra de construire votre planning sur de bonnes bases. Il faut tout de même être vigilant lors de la sélection de votre outil de planification. Toutes les solutions de planification ne sont pas adaptées à vos besoins ou à votre type de projet. Vous pouvez vous aider d’une checklist lors de votre prospection. Et si vous n’êtes pas prêts à vous lancer dans une recherche de logiciels compliquée, optez un outil gestion et de planification complet, comme Visual Planning, qui vous permettra de piloter vos projets avec agilité. planning projet efficace