Top 10 des KPI à suivre pour améliorer la gestion de votre parc automobile

Quel que soit le type de matériel concernés par la gestion de votre parc, vous pourrez digitaliser l’ensemble de cette dernière via un logiciel de gestion de parc !
Ainsi, en nous appuyant sur une flotte de véhicules, nous vous décrirons comment avoir une vision plus précise de vos performances et comment faire pour utiliser de manière optimale vos ressources avec Visual Planning.

Sans indicateurs clairs, vous pouvez passer à côté de coûts cachés ou d’opportunités d’optimisation. C’est pourquoi le suivi de ces indicateurs clés de performance (les fameux KPI) est essentiel pour maîtriser vos dépenses, améliorer la disponibilité de vos véhicules et réduire les risques liés à la maintenance ou à la gestion quotidienne de votre parc automobile.
Découvrez dans les lignes qui suivent les 10 KPI essentiels à surveiller, ainsi que des conseils pratiques pour les exploiter efficacement. Savoir suivre et utiliser efficacement ces indicateurs vous assurera une flotte plus performante et un pilotage plus sûr.

Enfin, nous vous montrerons comment la solution de gestion de parc de Visual Planning peut vous accompagner pour suivre efficacement ces KPI.

Pourquoi les KPI sont indispensables pour piloter votre flotte ?

Gérer une flotte sans données précises, c’est un peu comme naviguer à l’aveugle : vous ne savez qu’en partie, les « impacts » qui peuvent être engendrés sur votre activité, tant sur la durée que sur l’instant T.

Les KPI vous apportent donc la visibilité nécessaire pour anticiper les besoins et mieux contrôler vos opérations afin d’éviter tous les risques. Plus encore, vous pourrez également avoir une marge de manœuvre en cas d’événements imprévus (accident de la route, panne matérielle, …).
Ces indicateurs mesurent la performance réelle de votre parc, vous aident à identifier les points faibles, et vous offrent des leviers concrets pour réaliser des économies durables.

Prenons quelques exemples parmi d’autres :

• Suivre le taux d’utilisation des véhicules, vous permet de savoir si vous optimisez bien vos ressources.
• Mesurer les pannes ou le taux d’indisponibilité, éclaire vos décisions de maintenance, pour éviter les interruptions coûteuses.
• Remonter l’historique d’utilisation, si problème il y a avec un client ou un contrat administratif.

Vous l’aurez compris, les KPI sont des outils qui transforment votre gestion de parc en pilotage stratégique pour plus de performances.

10 KPI à suivre absolument pour mieux gérer votre parc automobile.

Pour garder le contrôle sur votre parc automobile, il est essentiel de suivre des indicateurs précis qui reflètent la santé globale de votre flotte. Cela vous permettra aussi de suivre la charge d’utilisation autour des véhicules disponibles et définir si de nouvelles ressources doivent être intégrée.
Voici les 10 KPI qui vous aideront à piloter efficacement vos véhicules et anticiper les actions à mener.

1. Le taux d’utilisation

Le taux d’utilisation mesure le pourcentage du temps pendant lequel vos véhicules sont effectivement en service par rapport au temps total disponible. Cet indicateur révèle si votre flotte est bien exploitée ou si certains véhicules restent souvent inutilisés.

Une bonne utilisation garantit un meilleur retour sur investissement et limite le gaspillage des ressources. Dans le cas contraire, cet indicateur pourra aussi vous aider à définir si vous avez besoin d’acheter de nouvelles ressource.

Avec Visual Planning, plusieurs solutions existent pour suivre cet indicateur : soit par la vue reporting, permettant de recentrer différentes analyses chiffrées autour de votre parc, soit par le Plan de Charge, beaucoup plus adapté dans un contexte de planification.

2. Le nombre de pannes et incidents

Le suivi des pannes et incidents sur vos véhicules permet d’évaluer leur fiabilité et de détecter des problèmes récurrents. Plus ce nombre est élevé, plus le risque d’immobilisation augmente, impactant la disponibilité et les coûts de maintenance.

Si vous voulez suivre cet indicateur depuis un logiciel de gestion de parc automobile comme Visual Planning, plusieurs possibilités se montreront à vous :

• Une vue liste qui recensera tous les événements « pannes » ou « réparation ».
• L’historique d’utilisation et/ou l’historique d’événement de la ressource.
• Des vues « reporting » qui pourront vous montrer, dans une vue globale, le nombre de panne et autres, de l’ensemble de vos véhicules.

3. Le coût total de possession (TCO)

Le TCO regroupe tous les coûts liés à la flotte : achat, carburant, entretien, assurances, et amortissement. Suivre ce KPI vous aide à maîtriser votre budget global et à identifier les postes où vous pouvez réaliser des économies.

Généralement, toutes ces dépenses peuvent être retrouvée via la GED (Gestion Documentaire). Toujours en prenant l’exemple de Visual Planning, vous pourrez intégrer dans votre logiciel de planification, une partie « données » permettant de remonter les informations sur vos dépenses et de les classifier en fonction de certaines catégories (carburant, entretien, assurance, …).
Vous pourrez également décider d’y lier des mots-clés, par exemple, par plaque de véhicule.

4. La consommation moyenne de carburant

Cet indicateur reflète l’efficacité énergétique de vos véhicules. Une consommation élevée peut signaler un mauvais entretien, une conduite inefficace ou le besoin de renouveler certains véhicules. Dans une optique plus opérationnelle, si par exemple, vous êtes un service d’intervention, vous pourrez également déterminer si vos plannings sont optimaux ou non.

Si dans la vue « reporting », vous décidez de recenser l’ensemble des événements « carburant » avec le calcul total des dépenses par véhicule ou de l’ensemble des véhicules, vous pourrez aussi choisir ou non, de changer de flotte de véhicule, opter pour de nouveaux véhicules moins énergivore, définir des contraintes d’utilisation, …

5. Le kilométrage moyen

Le kilométrage moyen par véhicule permet de mesurer l’intensité d’utilisation et d’anticiper les besoins en maintenance ou renouvellement. Un suivi précis aide à planifier les interventions au bon moment.
Afin de vous assurer de la fiabilité d’un véhicule et de ces besoins en maintenance, vous pouvez créer des rappels en fonction d’une période donnée, des événements « maintenance » pour vous assurer de leurs réalisations, …

6. Le taux d’indisponibilité

Le taux d’indisponibilité indique la part du temps pendant laquelle un véhicule est hors service, souvent à cause de réparations ou d’entretiens. Un taux élevé peut signaler des problèmes structurels dans la gestion de la flotte. Il peut également indiquer un besoin de renouvellement de la flotte.

Chez Visual Planning, il est possible de suivre le taux d’indisponibilité d’un véhicule via la vue « rapport de performance » qui lui est liée. Vous aurez ainsi des relevés quant :

• Au nombre d’événement d’indisponibilité de manière globale ou selon les types de véhicules.
• Les dépenses liées à ces indisponibilités.
• Le manque à gagner ainsi que le chiffre d’affaires.
• La durée totale d’indisponibilité, également visible selon les différents événements.

7. Le nombre de jours d’immobilisation

Ce KPI détaille la durée moyenne pendant laquelle un véhicule reste immobilisé. Il est très souvent lié au taux d’indisponibilité, afin d’avoir une vision plus précise des impacts. Il impacte directement la productivité de la flotte et la satisfaction client.

8. Le délai moyen de traitement maintenance

Mesurer le temps moyen entre la demande d’intervention et la réalisation effective permet d’identifier les lenteurs dans le processus de maintenance et d’optimiser la réactivité. Il devient donc nécessaire d’avoir un logiciel de gestion de flotte automobile capable d’apporter des avantages à chacun des utilisateurs, mais également de les prévenir dès qu’une tâche leur a été attribué.

Grâce à une solution web (VP Portal) et mobile (VP Go) intégrée à une solution Desk, le logiciel de gestion de parc automobile Visual Planning permet à tous les utilisateurs d’être averti via un système de notifications et de contraintes :

• Avertissement visuel (couleur pour un nouvel élément ou pour une tâche à venir/à traiter),
• Avertissement par mail et/ou notification mobile,
•  …

9. Le taux de renouvellement flotte

Le suivi du renouvellement de votre parc vous informe sur la fréquence de remplacement des véhicules. Cet indicateur est très souvent lié à celui du plan de charge puisqu’il permettra de suivre l’usure des véhicules.
Un taux bien géré évite donc les coûts liés à l’usure excessive ou à la dépréciation, permettant également de garantir à l’entreprise, une marge de manœuvre quant au reste.

10. Le suivi budgétaire de la flotte

Ce KPI global permet de suivre précisément l’exécution du budget alloué à la flotte, en lien avec les autres indicateurs de performance, pour assurer un contrôle financier rigoureux.

Dans un logiciel comme Visual Planning, il vous sera possible de réaliser le même suivi de toutes ces dépenses, selon les catégories de dépenses. Il sera uniquement nécessaire de bien créer les événements et de clairement définir les types de dépenses que vous pouvez avoir dans votre entreprise.
Vous aurez ensuite le choix d’afficher de plusieurs manières différentes vos graphiques (camembert, histogramme, courbe, …).

Comment bien exploiter ces KPI au quotidien ?

Suivre vos KPI ne suffit pas, il faut aussi savoir les exploiter efficacement pour en tirer un réel bénéfice. La clé réside dans la centralisation des données, des outils adaptés et l’implication de vos équipes.

La centralisation des données

Rassembler toutes les informations relatives à votre flotte dans un seul système facilite l’analyse et la prise de décision. Cela permet d’éviter les erreurs, de gagner du temps et d’avoir une vue d’ensemble claire.
Tel que nous l’avions énoncé précédemment, Visual Planning dispose d’une fonctionnalité de gestion documentaire appelée « VP Documentum ». Cette dernière, a pour but de centraliser l’ensemble des informations de votre activité dans votre logiciel de gestion de parc automobile.

Il ne vous restera plus qu’à définir des règles de gestion et des contraintes à intégrer dans votre logiciel permettant de contrôler les documents qui seront intégrés par vos ressources (nom, taille, format, catégories, …).

Les tableaux de bord dynamiques

Utiliser des tableaux de bord interactifs vous donne la possibilité de visualiser en temps réel les indicateurs clés et de détecter rapidement les anomalies ou les opportunités d’optimisation.
Plus encore, dans une situation où la réactivité est de mise, il est nécessaire d’avoir un logiciel qui vous permet de voir les modifications sur le statut de l’utilisation d’une ressource de votre parc, de communiquer avec vos équipes, d’avoir tous les affichages possibles à portée de mains et bien plus encore !

Les alertes automatisées

Paramétrer des alertes permet d’être informé immédiatement en cas de dépassement de seuils critiques, comme un taux d’indisponibilité trop élevé ou une consommation anormale afin de favoriser une réaction rapide.

En reprenant l’exemple des plans de charge, vous pourrez définir différents types d’alertes visuelles : changement de couleur, alerte lors de la planification, limite d’utilisabilité de la ressource, … En allant plus loin, il vous sera possible de regarder cette charge de manière globale ou au cas par cas (selon chaque ressources).

Si nous prenons le contexte de planification, il vous sera possible d’intégrer des alertes pour prévenir un planificateur, un responsable, … ou n’importe quel utilisateur garant de la planification, d’être averti quand il y a une double affectation ou quand la ressource choisie est indisponible en fin de compte.

L’implication des équipes

Enfin, il est essentiel d’associer vos collaborateurs à la gestion des KPI. En les sensibilisant aux résultats et en les formant aux outils, vous créez une dynamique collective qui pousse à l’amélioration continue.
Si vous souhaitez leurs simplifier la tâche, il est possible, grâce à la gestion des droits utilisateurs, de définir les « vues » et les fonctionnalités qu’ils peuvent utiliser.

Il est également possible de doter chacun de vos utilisateurs, d’une solution mobile pour pouvoir communiquer instantanément avec les équipes bureaux, partager des commentaires sur une tâches, émettre des documents, retrouver une ressource matérielle, transmettre des commentaires sur l’état d’un véhicule, …

Visual Planning : une solution complète pour piloter votre parc à partir des bons KPI

Pour exploiter pleinement vos KPI, une solution adaptée est indispensable. Visual Planning offre une plateforme flexible qui vous permet de centraliser, de suivre et d’analyser les données de votre flotte en temps réel, tout en s’adaptant aux spécificités de votre activité.

La personnalisation des indicateurs

Visual Planning vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés selon vos besoins. Vous pouvez sélectionner les KPI les plus pertinents et les visualiser sous différents formats, ce qui facilite la compréhension et la prise de décision.
Sans forcément répéter ce qui a été dit précédemment, quel que soit votre besoin en analyse et en suivi des performances, nous pouvons intégrer ce suivi dans le logiciel personnalisable Visual Planning.

La connectivité et l’intégration

La solution s’intègre facilement avec d’autres outils et bases de données, ce qui garantit la centralisation des informations et évite les silos. Vous bénéficiez ainsi d’un suivi cohérent et global de votre flotte.
Parmi les différentes intégrations ayant déjà été réalisée, nous pouvons citer : Sage, Sage X3, Cegid, Docusign, … Dans une autre possibilité, nous avons également développé pour des clients, des fonctionnalités spécifiques à leur activité !

La mobilité et l’accès multisites

Avec son interface web accessible partout, Visual Planning offre la possibilité de gérer plusieurs sites et équipes en temps réel, depuis n’importe quel appareil. Cela renforce la coordination et l’efficacité opérationnelle.

Ceci a été rendu possible grâce à VP Portal, la solution web de Visual Planning ainsi que VP Go, la solution mobile de Visual Planning. Chacune d’entre elles, ont reçus des optimisations et des améliorations avec l’arrivée de Visual Planning 9.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Visual Planning vous aide à transformer vos KPI en véritables leviers de performance. N’attendez plus pour optimiser la gestion de votre flotte avec une solution fiable et complète.

Testez Visual Planning dès aujourd’hui pour piloter votre parc en toute simplicité.