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5 raisons d'opter pour un logiciel de planification et de gestion des ressources

Planifier et gérer vos ressources de façon optimale est la clé d'une activité maîtrisée et d’une productivité accrue.

Pourtant, certaines entreprises sont encore réticentes à l’idée d’utiliser les outils permettant une gestion des ressources rapide, maîtrisée et efficace comme par exemple un logiciel de planification. Au même titre qu’un simple tableau mural ou l'utilisation d'Excel peut rapidement devenir obsolète lorsqu’une société atteint une certaine taille, nous savons tous qu’une mauvaise gestion des ressources peut mener à de graves soucis financiers, RH... au sein d’une entreprise. C’est pourquoi nous avons concocté une petite série d’arguments sur les raisons pour lesquelles vous devriez opter pour un logiciel de planification (si ce n'est pas déjà le cas !).

Un gain de temps précieux

Raison numéro 1 : un logiciel de planification vous fera gagner un temps incroyable. Nous manquons tous de temps et sommes de plus en plus nombreux à avoir besoin de journées de plus de 24h qui nous permettraient de terminer notre travail. Étant donné que cela ne risque pas d’arriver, pourquoi ne pas opter pour un logiciel de planification ? Aussi logique que cela puisse paraître, un logiciel de planification peut facilement vous faire gagner jusqu'à 40% de temps puisqu’il vous permettra de planifier vos ressources et d’avoir une vision complète de leur utilisation. Vous pourrez en effet allouer en quelques clics chaque ressource en fonction de sa disponibilité, ses compétences, etc…. Vous serez donc en mesure de déterminer à l’avance la charge de vos ressources et d’éviter les erreurs de planification (doubles réservations, allocation d’une ressource non disponible).

De plus, la plupart des solutions de planification sur le marché intègrent des options de filtres qui vous permettront de retrouver l'information rapidement. Désormais, vous n'aurez plus à perdre du temps à chercher parmi vos (toutes petites) lignes d'Excel ou vos post-it ; en quelques clics le logiciel de planification vous fournira toutes les informations nécessaires.

Une meilleure gestion des coûts

Les coûts, le budget, les salaires…, tant d’éléments à maîtriser tout en gérant les imprévus et en veillant à ce que le projet se termine dans les délais. La recherche de rentabilité est une difficulté qui vient s’ajouter à la gestion d’un projet, d’un chantier ou la gestion des ressources humaines. Un logiciel de planification peut vous être d’une aide précieuse ; en affectant vos ressources avec un logiciel de planification, vous serez en mesure de contrôler l'utilisation de chaque ressource et donc d'éviter la surutilisation et les dépenses inutiles telles que les heures supplémentaires non nécessaires de votre personnel. Vous vous rendrez compte, grâce à votre logiciel de planification, qu’il ne sert à rien de planifier Paul sur une tâche, si vous savez que Jacques a une meilleure maîtrise de la compétence nécessaire et qu’il rendra un travail de meilleure qualité dans un meilleur délai. Très rapidement, vous réduirez vos coûts et maîtriserez vos budgets !

Nous pouvons ajouter à cela le fait qu'un logiciel de planification vous fournira une analyse puissante sur vos activités. Vos prévisions en termes de coût des ressources humaines et autres dépenses seront plus pointues, vous pourrez également analyser vos charges de travail et donc être en mesure de prendre les meilleures décisions stratégiques (allocation des budgets, nouveaux recrutements…).

Une structure qui s’adapte à votre contexte

Dans le monde des affaires, le changement est constant : vos processus, équipes, structures… peuvent être amenés à changer très rapidement. Vous avez donc besoin d’une solution capable de vous suivre dans cette agilité et de s’adapter à votre organisation et à vos besoins. Bonne nouvelle ! Beaucoup de logiciels de planification agissent comme une « boîte à outils » permettant la création d’un planning et d’une interface de gestion des ressources totalement personnalisée et adaptable aux processus, secteur d’activité et type de ressources de votre entreprise.

Collaboration en temps réel et mobilité

Afin de travailler efficacement les employés ont besoin de communiquer et d'avoir des outils leur permettant de collaborer. La meilleure solution de planification fournira des fonctionnalités de collaboration permettant aux employés de mettre à jour les informations sur le planning en temps réel, de centraliser des documents et de communiquer en interne via un espace de discussion par exemple.

Et si vos employés sont souvent sur le terrain (chantiers ou tournées), alors les fonctionnalités de mobilité offertes par ce type de solution de planification sont indispensables. Vos employés auront ainsi accès aux plannings à tout moment et pourront être notifiés de toutes modifications ou changements de dernière minute.

Expérience utilisateur

Si vous possédez déjà un planning et que vous constatez qu'aucun membre de votre équipe (ou presque) ne souhaite l’utiliser ou même le lire (planning qui, par ailleurs, contient plus de 5000 lignes sur Excel) c'est peut-être justement parce qu'il est confus et illisible.

Bonne nouvelle ! Certains éditeurs de logiciels de planification ont mis l'expérience utilisateurs au cœur de leur stratégie produit en créant des interfaces visuelles séduisantes, simples d'utilisation, avec des couleurs et icônes dans l'air du temps. Parce que si ce n’est pas essentiel pour vous, sachez que tout ce qui permettra à l’utilisateur d’avoir une expérience agréable le sera à ses yeux. Petit plus pour certaines d'applications de planification : il est possible de customiser entièrement l'interface afin d'avoir un planning à votre goût et à vos couleurs ! Vos employés trouveront cela pratique, original, voire même amusant de pourvoir customiser le planning sur lequel ils doivent travailler tous les jours. La planification n'aura jamais été aussi simple et ludique !

Le logiciel de planification est donc devenu un outil incontournable si une organisation souhaite gagner du temps, optimiser ses ressources et augmenter sa productivité. Certes, un logiciel de planification peut parfois représenter un investissement important, mais les bénéfices que vous en tirerez dépasseront largement l'investissement initial. Et comme à chaque problème il y a solution, sachez que beaucoup d'éditeurs de logiciel de planification proposent des packages adaptés à vos besoins et des mises en œuvre sur mesure de leurs outils. En d'autres termes, vous ne payerez que pour le strict nécessaire !

 

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