DOCUMENTATION de VISUAL PLANNING 5.3

Gestion des utilisateurs

DEFINITION

Un Utilisateur de VISUAL PLANNING est identifié principalement par son identifiant et son mot de passe qui lui permettent d'accéder à un ou plusieurs plannings.

Il est possible de définir un nombre illimité d’utilisateurs, mais seuls ceux qui sont associés à une licence ont accès à VISUAL PLANNING.

Le nombre réel d’utilisateurs pouvant se connecter à l’application est donc défini par les licences achetées.

Admin Center permet de créer, modifier, supprimer manuellement des utilisateurs et de les affecter à des licences, à des groupes et à des plannings.

ADMINISTRATION

Visualisation des utilisateurs

Dans l'ADMIN CENTER, la visualisation des utilisateurs est accessible en cliquant sur le bouton Utilisateurs :

La liste des utilisateurs apparaît alors :

Création d’un utilisateur

Dans l'ADMIN CENTER, la création d'un utilisateur est accessible :

  • En cliquant sur le bouton Utilisateurs > Cliquer droit sur un utilisateur > Ajouter un utilisateur,
  • Toolbar > Ajouter un utilisateur .

La fenêtre suivante apparaît :

Préciser alors les caractéristiques de l'utilisateur puis cliquer sur le bouton :

  • Valider pour créer l'utilisateur,
  • Annuler pour annuler la création,
  • Appliquer pour créer l'utilisateur et en créer un nouveau à la suite. Ce bouton est disponible lors de la création d'un nouvel utilisateur.

Les caractéristiques d'un utilisateur sont les suivantes :

Identifiant

Définir l'identifiant de l’utilisateur. Cette donnée servira de login à ce dernier.

Cet identifiant doit être unique pour chaque utilisateur.

Activé

Cette case, si elle est cochée, rend l'utilisateur actif.

Décocher cette case pour interdire temporairement l’accès à VISUAL PLANNING pour cet utilisateur.

Le fait qu'un utilisateur soit activé ou non se visualise, dans la liste des utilisateurs, grâce à l'image situé à gauche de l'identifiant.

Exemple :

Utilisateur Actif
Utilisateur Inactif

LDAP

Ce champ est automatiquement rempli lors de la création d'un utilisateur :

  • vide si l'utilisateur a été créé via l'admin center de VISUAL PLANNING ;
  • LDAP ou AD si l'utilisateur a été importé via la fonctionnalité d'import LDAP.

L'authentification via LDAP est forcé lors de l'import si l'utilisateur existe déjà.

Nouveau mot de passe

Informations concernant le mot de passe

Le mot de passe est nécessaire pour accéder à VISUAL PLANNING.

Le premier mot de passe est vide. Ce mot de passe est libre et peut être laissé à vide.

Le mot de passe est sous la responsabilité de l'utilisateur. A la première connexion, ce mot de passe est vide et un nouveau mot de passe est demandé à l'utilisateur.

Les minuscules et majuscules sont différenciées pour les mots de passe.

Pour des modifications ultérieures du mot de passe, cliquer droit sur l'utilisateur > Changer le mot de passe.

La fenêtre suivante apparaît :

L'utilisateur doit rentrer deux fois le nouveau mot de passe.

Informations concernant la saisie d'un nouveau mot de passe

Il est possible de demander à un utilisateur de changer son mot de passe en cochant cette case.

Dans ce cas, à la prochaine connexion, l'utilisateur devra saisir son ancien mot de passe, puis une fenêtre s'ouvrira alors pour lui demander un nouveau mot de passe :

Nom complet

Cette caractéristique est facultative et permet de préciser le nom complet de l'utilisateur.

Adresse e-mail

Cette caractéristique est facultative et permet de préciser l'adresse e-mail de l'utilisateur. Elle est nécessaire dans le cas d'un envoi de mail manuel à partir d'un événement. (c.f. Envoi d'un e-mail depuis un événement)

Téléphone mobile

Cette caractéristique est facultative et permet de préciser le numéro de téléphone portable de l'utilisateur.

Téléphone bureau

Cette caractéristique est facultative et permet de préciser le numéro de téléphone fixe de l'utilisateur.

Groupes

Visualiser et/ou modifier le ou les groupes auxquels appartient l'utilisateur.

Licences

Visualiser et/ou modifier la ou les licences auxquelles l'utilisateur est rattaché.

Historique

Ce champ contient l'historique de création et de modification de l'utilisateur. En cliquant dans le champ, une nouvelle fenêtre détaillant les modifications qui ont été effectuées apparaît.

Modification d’un utilisateur

Dans l'ADMIN CENTER, pour modifier un utilisateur, cliquer sur le bouton Utilisateurs ,

puis cliquer droit sur l’utilisateur > Modifier (ou double-cliquer sur l’utilisateur). (c.f. Création d'un utilisateur)

Il n'est pas possible d'annuler la modification d'un utilisateur.

Envoyer un mail

Cette option permet d'envoyer, depuis l'Admin Center, un mail à l'utilisateur. La fenêtre du mailer s'ouvre alors, ayant comme destinataire l'utilisateur.

Attention : Cette option est accessible uniquement si le serveur SMTP a été correctement configuré.

Suppression d’un utilisateur

Dans l'ADMIN CENTER, pour supprimer un utilisateur, il faut cliquez sur le bouton Utilisateurs ,

puis faire un clic droit sur l’utilisateur > Supprimer.

Il n'est pas possible d'annuler la suppression d'un utilisateur.

De manière temporaire, on peut désactiver un utilisateur (c.f. Activé).

Authentification par annuaire LDAP

Cette fonction est destinée aux sociétés utilisant un serveur d’annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), contenant en particulier l’ensemble des logins et des mots de passe des utilisateurs d’applications informatiques.

c.f. Sécurité : LDAP

Importation d’utilisateurs

Il est possible d’importer les utilisateurs à partir d’un fichier externe.

Prérequis

Cas 1 : Fichier *.TXT : Le séparateur de colonne doit être la Tabulation (Caractère TAB).Il ne faut pas de première ligne d’en-têtes contenant les noms des colonnes.

Il doit comporter, dans l’ordre, les colonnes suivantes :

  • Colonne 1 : Le Nom d'utilisateur,

Et optionnellement :

  • Colonne 2 : Le nom complet de l'utilisateur,
  • Colonne 3 : L'adresse email,
  • Colonne 4 : Le numéro de téléphone mobile,
  • Colonne 5 : Le numéro de téléphone fixe.

Remarque : Importations répétées

Dans le cas d'import successifs d’utilisateurs :

  • Les utilisateurs déjà existants ne seront pas dupliqués ou modifiés
  • Les utilisateurs non encore existants seront créés
  • La suppression d’utilisateurs n’est pas gérée par l’importation, et devra être effectuée manuellement

Cas 2 : Fichier *.CSV : Il faudra obligatoirement une colonne nommée NAME contenant les logins des utilisateurs, et les colonnes optionnelles suivantes (séparées par des points-virgules):

  • FULLNAME: Nom complet de l'utilisateur
  • PHONE: Téléphone de l'utilisateur
  • MOBILE: Mobile de l'utilisateur
  • EMAIL: Mail de l'utilisateur
  • GROUPS: Groupes d'appartenance de l'utilisateur (séparés entre eux par des virgules)
  • LICENSES: Licences auxquelles est associé l'utilisateur.(séparées entre elles par des virgules)

Si la personne est déjà créée et que son groupe est différent dans le fichier d'import celui-ci sera alors modifié dans VISUAL PLANNING

Aucun mot de passe ne peut donc être importé.

Lancement de l’importation

Dans l'ADMIN CENTER, pour modifier un utilisateur, il faut cliquez sur le bouton Utilisateurs ,

puis faire un clic droit > Importer des utilisateurs.

Choisir le fichier *.TXT ou *.CSV à importer, puis cliquer sur Ouvrir.

Utilisateurs connectés

Liste des utilisateurs connectés

Il est possible de consulter la liste des utilisateurs connectés sur un planning donnée.

Pour ce faire dans ADMIN CENTER, cliquer sur le bouton Plannings

Puis, Cliquer droit sur le planning > Utilisateurs connectés.

Une fenêtre montrant la liste des utilisateurs connectés au planning apparaît alors :

Déconnexion des utilisateurs

Il est possible de déconnecter les utilisateurs d'un planning.

Pour ce faire dans ADMIN CENTER, cliquer sur le bouton Plannings

Puis, cliquer droit sur le planning > Déconnexion des utilisateurs.

La fenêtre suivante apparaît :

Saisir alors un message à destination des utilisateurs avant leur déconnexion forcée.

Blocage de l'accès

Il est possible de bloquer l'accès d'un planning aux utilisateurs qui ne sont pas administrateurs.

Pour ce faire dans ADMIN CENTER, cliquer sur le bouton Plannings

Puis, cliquer droit sur le planning > Modifier.

Ensuite, cliquer sur la case Bloquer l'accès, puis Valider.

La fenêtre suivante apparaît :

Saisir alors un message à destination des utilisateurs avant leur déconnexion forcée.

Exemple de message complémentaire possible :

Déconnexion de VISUAL PLANNING pour maintenance. Veuillez ne pas vous reconnecter avant 15h30. Merci.

c.f. Bloquer l'accès

Historique des connexions

Il est possible de consulter l'historique des connexions sur un planning donnée.

Pour ce faire dans ADMIN CENTER, il faut cliquer sur le bouton Planning

Puis, il faut effectuer un Clic droit sur le planning > Historique des connexions

 Historique des connexions

Une fenêtre montrant la liste des utilisateurs connectés au planning apparaît alors :

Il est alors possible de préciser le début et la fin de la période de temps.

Le début et la fin de la période de temps se définissent de la même façon.

Il est possible de définir des périodes de temps:

  • dont le Début et la Fin sont relatifs
  • dont le Début et la Fin sont fixes
  • dont le Début est fixe et la Fin est relative
  • dont le Début est relatif et la Fin est fixe.
Date Fixe

Dans ce cas, il faut préciser une date et une heure.

Cette date est indépendante du moment où la période de temps est utilisée.

Valeur Relative

Dans ce cas, il faut préciser une période relative au moment où la période de temps est utilisée.

Chaque période glissante est définie par:

  • Une Valeur relative : Un nombre. La période de référence est représentée par le nombre 0.
  • Une Unité relative : Heure, Jour, Semaine, Mois…

Exemples :

Période de temps Date courante (date d'utilisation de la fonctionnalité) Signification
La date fixe du 1er Janvier 2012 quelque soit la date courante signifie toujours le 1er Janvier 2012
La valeur relative 1 Jour à la date du 31 décembre 2011 signifie le 1er Janvier 2012
La valeur relative 1 Jour à la date du 1er Janvier 2012 signifie le 2 Janvier 2012

Noter qu'en double-cliquant sur une session, une fenêtre comme la suivante s'affiche si des modifications ont eues lieu lors de la session.

Les informations décrites sont les modifications des éléments réalisées par l'utilisateur.

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