11 razones para elegir Visual Planning, el mejor software de planificación del 2021

por | 21 Feb 2021 | Blog

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Organizar, optimizar y planificar la producción y los proyectos: todas estas son resoluciones comunes para las empresas en el año nuevo. Ya sea que tenga un objetivo organizacional, de producción específico o de planificación del personal generalmente podrían necesitar algo de ayuda, aquí hay 11 razones para elegir Visual Planning, el mejor software de planificación del 2021.

1. Realiza un mejor seguimiento de los días del personal

El tiempo libre es un concepto bastante simple. A cambio de ser un empleado bueno y leal que trabaja duro gran parte del año, cada persona tiene una cierta cantidad de tiempo. Pueden usarlo para cubrir días de enfermedad, vacaciones u otras actividades personales. El beneficio para los empleadores son empleados más felices.

Parece simple, ¿verdad? Sin embargo, pregúntele a cualquier supervisor o profesional de recursos humanos y descubrirá que simplemente hacer un seguimiento de todo puede ser una pesadilla. El software de planificación de empleados de Visual Planning le permite rastrear fácilmente el tiempo libre, así como las ausencias no planificadas y las solicitudes de tiempo libre. Además, puede ver quién está disponible fácilmente, por lo que, si ciertas personas están de vacaciones o enfermas, es fácil averiguar quién más está disponible para realizar las tareas.

 

2. Personaliza tu base de datos para admitir una planificación más inteligente

Puedes crear una base de datos de empleados personalizada en el sistema para respaldar las tareas de recursos humanos. Pero el sistema también le ayuda a desarrollar procesos de planificación más inteligentes o incluso automatizados. Por ejemplo, puede precargar fácilmente el programa con información sobre qué días puede trabajar alguien o quién puede o no puede trabajar horas extra. Cuando surja la necesidad, sabrá a dónde acudir sin tener que preguntar manualmente a cada miembro del personal.

 

3. No te pierdas ninguna capacitación importante ni revisiones anuales

Es un hecho bastante común: un empleado leal y paciente espera días, luego semanas y posiblemente incluso meses para su revisión anual, generalmente porque alguien olvidó que era debido. O alguien tiene que apresurarse a actualizar su capacitación o certificación de habilidades porque un hito importante de acreditación pasó sin comentarios. Visual Planning puede ayudarte a realizar un seguimiento de todas estas fechas importantes.

 

4. Limita el acceso a la información por persona o cargo

Si solo una persona recibe la notificación sobre las necesidades de acreditación o una solicitud de tiempo libre, es fácil que las tareas se acumulen o se salgan del radar. Visual Planning te permite crear el acceso adecuado para todos según sea necesario. Por ejemplo, los empleados pueden ver sus propios horarios, las tareas que se les asignan, el estado de las solicitudes de tiempo libre y si deben recibir un cierto tipo de capacitación. Los supervisores pueden ver toda esa información para cualquier miembro de sus equipos.

 

5. Desarrolla una mejor planificación empresarial

A medida que trabajas con el sistema, este genera datos sobre horarios, necesidades comerciales y otros procesos. Puedes recopilar y analizar esos datos con una variedad de informes para comprender mejor cómo los cambios en las necesidades comerciales y de los clientes afectaron los requisitos del personal en el pasado. Ese conocimiento puede ayudarlo a planificar y reaccionar mejor ante escenarios en el futuro. En algunos casos, incluso puede automatizar ciertas reacciones, asegurando que el personal esté programado para satisfacer adecuadamente las necesidades fluctuantes de la empresa a medida que las cosas se vuelven más ocupadas o lentas debido a las tendencias estacionales normales.

 

6. Asegúrate de que los miembros del equipo sepan qué hacer cada día

Los supervisores y gerentes de operaciones pueden usar Visual Planning para administrar proyectos y actividades basadas en tareas. Visual Planning también ofrece soluciones de gestión de proyectos que podría integrarse para un enfoque aún más sólido.

La gestión de tareas permite a los empleados llegar todos los días o iniciar sesión cuando se realiza trabajo a distancia o teletrabajo y ver lo que tienen en sus agendas, lo que les permite priorizar mejor y completar su trabajo antes de enviarlo a la siguiente persona del equipo. También pueden rastrear y enviar información para realizar la facturación.

La administración de tareas respaldada por un software puede ser una gran ayuda, ya sea que trabaje con equipos remotos o todos estén in situ, lo que permite al personal comenzar a trabajar en sus propios horarios sin esperar a que aparezca un supervisor con la siguiente tarea.

 

7. Personaliza los horarios para admitir el horario flexible

Hablando de dejar que el personal trabaje en sus propios horarios, el tiempo flexible es un gran beneficio para muchos empleados. Si puede ofrecer una programación flexible, especialmente con opciones para trabajar desde casa parte del tiempo, es posible que pueda contratar a algunos de los mejores talentos, incluso si no es la empresa que paga mejor.

El software de planificación de empleados de Visual Planning elimina las conjeturas y el tedio de los horarios flexibles. Sin software, un supervisor o programador podría tener que pasar horas organizando a las personas en hojas de cálculo o trozos de papel para tratar de cubrir turnos o asegurarse de que se satisfagan las necesidades.

Con el software de planificación, crea un conjunto de reglas para las necesidades comerciales e ingresa datos sobre las condiciones del horario de cada empleado. El software hace el resto del trabajo y ubica a las personas en el horario y tareas asignadas según corresponda. Eso no significa que no tengas el control del proceso. Siempre puedes modificar las reglas o el horario una vez que el sistema esté listo.

 

8. Comparte horarios a través de una variedad de métodos

Una vez que se hacen os horarios, puedes enviarlos a todos con unos pocos clics. La capacidad de entregar horarios de manera rápida y precisa es esencial. Si intercambia tareas o personal debido a cambios a mitad de semana en las necesidades comerciales, necesita que todos sepan lo antes posible para que puedan responder en consecuencia. Y si está lidiando con la asignación de tareas o trabajo de campo, es posible que deba enviar ajustes al horario de los días que se reciben casi en tiempo real. Visual Planning admite el envío de horarios por correo electrónico, fuentes RSS, SMS y aplicaciones de calendario integradas.

 

9. Realiza un seguimiento de las asignaciones de proyectos, tareas o trabajos desde una única ubicación

¿Cuántas veces le ha preguntado a un empleado cuál es su posición en un determinado proyecto o tarea? Las respuestas comunes a estas preguntas incluyen «Trabajando en ello» o «Casi terminado» o «Recién comenzando». Pero eso realmente no te dan mucha información.

Tu o tus gerentes seguramente estarán preocupados por el estado de más de una tarea en un momento dado, y puede llevar mucho tiempo y ser confuso enviar correos electrónicos o preguntar a los empleados sobre docenas de proyectos en curso. E incluso al final de toda esa comunicación, es posible que aún no sepa casi nada sobre lo que se está haciendo o no.

Pero con Visual Planning, puede comunicar tareas y luego realizar un seguimiento de las asignaciones, incluido el progreso hacia su finalización, en tiempo real, desde cualquier lugar y con una única solución.

 

10.Realiza actualizaciones a través de dispositivos móviles para mayor comodidad

Los usuarios con los permisos adecuados pueden realizar actualizaciones de horarios y asignaciones desde dispositivos móviles. Eso significa que los supervisores y otras personas pueden garantizar que los equipos estén trabajando en las prioridades correctas, incluso si la persona a cargo de esas asignaciones no se encuentra en la oficina en ese momento.

 

11. Elije la solución de software que mejor se adapte a tus necesidades

Visual Planning ofrece varias soluciones, incluido el software de planificación y la tecnología de gestión de proyectos. Según la solución que elijas, puedes implementar un programa local o en la nube para satisfacer tus necesidades comerciales. Pónte en contacto con el equipo de Visual Planning hoy mismo para obtener más información sobre nuestro software de planificación o para programar una demostración basada en tus necesidades.

Comunicador Periodista con maestría en Comunicación Organizacional con énfasis en Comunicación Digital de la Universidad Jean Moulin Lyon 3. Apasionado a las nuevas tecnologías, las redes sociales, el marketing y la cocina.
Juan POSADA

Junior Marketing Officer