7 consejos para promover el intercambio de información entre el terreno y la oficina

por | 2 Sep 2020 | Blog

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En la empresa es fundamental que la información fluya perfectamente entre los distintos servicios y, más concretamente, entre el terreno y la oficina. Descubra 7 consejos para fomentar el intercambio de información en su empresa.

En efecto, si un colaborador recibe una información incompleta o errónea, el riesgo es grande para la sociedad: puede haber un impacto negativo en los proyectos en curso.

Una herramienta colaborativa para el intercambio de información de forma sencilla y segura

Algunos de tus empleados trabajan sobre el terreno y otros en la sede de su empresa. Para que puedan intercambiar información de forma segura, es necesario que pongan a disposición herramientas de colaboración prácticas y fáciles de utilizar para todos.

Las herramientas de colaboración permiten intercambiar información y documentos en un abrir y cerrar de ojos. De este modo, los datos están centralizados, lo que permite a los miembros del equipo del proyecto acceder a ellos en cualquier momento, independientemente de su ubicación geográfica.

El punto fuerte de estas herramientas es que también protegen los datos compartidos. En efecto, en el contexto actual, hay que prestar mucha atención al hurto de datos, sobre todo si los que puede compartir son de alta sensibilidad para la empresa.

Una herramienta única para ahorrar tiempo

En el párrafo anterior hablamos de las herramientas de colaboración en su conjunto. En realidad, en tu empresa, sólo necesitarás una herramienta. Es preferible utilizar un software único para el terreno y la oficina: es un verdadero ahorro de tiempo para todos los equipos y al menos tendrá la garantía de que la información no se dispersará entre varias herramientas.

Por ejemplo, Visual Planning es un software de planificación que consta de varios módulos, los cuales permitirán a tus equipos trabajar los proyectos interactuando entre sí con excelentes resultados.

Ayudarse mutuamente en lugar de intercambiar datos

Las herramientas de colaboración no deben limitarse a intercambiar información y documentos. En efecto, los datos que se comparten pueden a veces no parecer muy claros para algunos colaboradores. Por lo tanto, es necesario que estos últimos puedan intercambiar ideas y ayudarse mutuamente, en particular mediante un espacio de debate integrado en la herramienta de colaboración.

No olvide capacitar a su personal sobre el terreno y en la oficina

La capacitación y el entrenamiento son fundamentales en la empresa moderna. Por lo tanto, recomendamos capacitar a tus equipos, tanto en el terreno como en la oficina, para utilizar la herramienta seleccionada. Explíqueles los beneficios que obtendrán (ahorro de tiempo, productividad, etc.), no deben ver el software de intercambio de datos como una tarea más a realizar en el día a día, sino más bien como un activo para mejorar la gestión de proyectos.

Imagine una verdadera estrategia para compartir información en su empresa

Elegir una herramienta colaborativa adaptada a las necesidades de tus colaboradores es indispensable para favorecer el intercambio de información en tu empresa. Pero eso no es suficiente, también será necesario crear una verdadera estrategia para facilitar el trabajo de tus equipos.

Por lo tanto, te recomendamos definir una clasificación para la información que puede ser compartida con ellos:

    • Urgencia
    • Grado de confidencialidad
    • Sensibilidad
    • Objetivo
    • Difusión

Cada información deberá ser clasificada, lo que facilitará su lectura para tus equipos en la oficina o sobre el terreno.

¿Y qué pasa con el procesamiento de la información?

El tratamiento de la información compartida puede llevar tiempo, especialmente cuando no se define con gran rigor. Gracias a la herramienta colaborativa, tus equipos podrán ser capaces de segmentar las diferentes informaciones por proyecto o por servicio.

¡Y, sobre todo, haz que tus equipos colaboren!

Algunos empleados, a pesar de su gran valor, son a veces muy discretos en la empresa. De hecho, no se atreven a hablar y a compartir sus ideas con los demás y pueden mostrarse reacios a utilizar una herramienta de colaboración para compartir e intercambiar información.

En estos casos es necesario invitarlos y comprometerlos en el trabajo colaborativo, explíqueles por qué el intercambio de información es tan importante entre los diferentes departamentos de la empresa. Muestre el ejemplo correcto usando la herramienta. Si el entorno es sereno, sus equipos tendrán mucha más facilidad para colaborar entre ellos.

Entonces ¿Desea promover el intercambio de información entre el terreno y la oficina dentro de tu empresa?

Comunícate con nosotros para obtener más ayuda de como promover el intercambio de información entre el terreno y la oficina con nuestra herramienta de planificación Visual Planning. Nosotros te mostraremos que tan lejos puedes llegar en el intercambio de información entre tus equipos de manera segura.

¡No esperes más y comunícate con nuestro equipo de trabajo!

Comunicador Periodista con maestría en Comunicación Organizacional con énfasis en Comunicación Digital de la Universidad Jean Moulin Lyon 3. Apasionado a las nuevas tecnologías, las redes sociales, el marketing y la cocina.
Juan POSADA

Junior Marketing Officer