¿Cómo gestionar bien tus proyectos? (¿y por qué elegir Visual Planning?)

Visual Planning Recursos Blog ¿Cómo gestionar bien tu proyecto? (¿y por qué elegir Visual Planning?) gestión de proyectos

Cada año, las empresas definen la estrategia para desarrollar su negocio y mejorar su rentabilidad. Además, estas estrategias conducen a la enumeración de un cierto número de proyectos que varían en función de los objetivos a alcanzar. Por lo tanto, algunas empresas encuentran dificultades para organizar y planificar la gestión de proyectos.

Existe un software de gestión de proyectos que te permitirá planificar y gestionar todos tus proyectos ahorrando tiempo, limitando el riesgo de errores y optimizando la gestión de recursos. De hecho, podrás trabajar este software desde cualquier lugar y con cualquier persona que este relacionada con el proyecto.

En primer lugar, veamos cuáles son las claves de una buena gestión de proyectos y, a continuación, te explicaremos por qué el software de planificación, Visual Planning está especialmente adaptado a las expectativas de las empresas en materia de gestión de proyectos.

¿Cómo tener éxito en la gestión de proyectos en 5 pasos?

Estás a cargo de la gestión de uno o varios proyectos, no te asustes, el éxito del proyecto depende de una metodología adaptada y de buenas herramientas informáticas. Por esto, te queremos presentar los 5 pasos claves de la gestión de proyectos.

1. Define los objetivos de tu proyecto

Esta es la primera pregunta que hay que hacerse antes de organizar y planificar cualquier cosa.

Sea cual sea la naturaleza del proyecto, hay que enumerar los objetivos que hay que alcanzar en función de las limitaciones de tiempo, plazo y presupuesto. Estas tres limitaciones guiarán la definición de tus objetivos.

Hazte estas preguntas:

• • ¿Cuál es el objetivo número uno de este proyecto?
  • ¿Cuáles son los objetivos secundarios?
  • ¿Cuáles son las expectativas del cliente en términos de calidad de los productos, presupuesto, plazos, etc.?
  • ¿De qué margen de maniobra dispones en este proyecto (los plazos son negociables, etc.)?

También, piensa en priorizar tus objetivos según su grado de importancia. Pero te aconsejamos que hagas participar al cliente en la definición de los objetivos contigo para que todos estén en la misma línea y no haya malentendidos.

Además, no olvides que tus objetivos deben ser objetivos SMART:

2. Enumera las partes interesadas en la gestión de proyectos y redactar el pliego de condiciones

En primer lugar, ¿Has enumerado tus objetivos y el orden de prioridad? En segundo lugar, hay que identificar a las personas implicadas en el éxito de cada objetivo. Para ello, hay que designar a las partes interesadas del proyecto: uno o varios colaboradores y determinar su función en función de los objetivos que se pretenden alcanzar y de sus áreas de experiencia.

Todos estos requisitos previos te permitirán elaborar un pliego de condiciones que el equipo del proyecto deberá seguir escrupulosamente para evitar cualquier malentendido y seguir unas directrices muy precisas. Para ello, hay que enumerar las tareas que deben realizarse y las limitaciones que deben respetar los distintos responsables del proyecto.

3. Crea un calendario de las tareas y misiones definidas en el pliego de condiciones

Una vez que hayas desglosado tu proyecto en diferentes tareas, tienes que planificar todas estas tareas y ver cómo encajan entre sí.

Este plan de negocios te permite seguir el progreso del proyecto paso a paso. Hoy en día es muy fácil crear una planificación colaborativa con la ayuda de un software de gestión de planificación integrada. Un cronograma de la empresa te permite establecer hitos para controlar cada etapa de una tarea, por ejemplo:

• • Inicio de la misión A
  • Fecha de entrega al cliente, validación y fecha de publicación.
  • Objetivos de la misión
  • Consecución de objetivos

De hecho, la visualización del calendario de la empresa en tiempo real permite al jefe de proyecto seguir la evolución del trabajo de sus equipos, pero esto no debe eximirle de organizar reuniones al principio, a la mitad y al final de cada misión para mantener el control de la gestión del proyecto.

4. Anticipa y reduce los riesgos para la gestión de proyectos

Todo proyecto tiene riesgos e imprevistos que es importante evaluar y anticipar para limitar al máximo el impacto en el éxito global del proyecto.

Por ejemplo, es necesario conocer la disponibilidad de tus empleados para reasignar rápidamente nuevos recursos en caso de deserción (paro laboral, vacaciones, ausencias, etc.).

Así, de manera general, hay que identificar los distintos riesgos posibles, proceder a la evaluación de los riesgos y sus consecuencias y prever una solución alternativa (un plan B, incluso un plan C) para que sea operativa y eficaz en cualquier circunstancia, incluso en caso de imprevistos.

5. Define su metodología de gestión de proyectos

Existen varias metodologías para llevar a cabo la gestión de un proyecto:

• • Gestión de proyectos estándar, es decir, seguir el pliego de condiciones al pie de la letra, procediendo paso a paso.
  • Gestión de proyectos ágiles, es decir, una división del proyecto en varios subproyectos: esto te da una visibilidad global de tu proyecto ágil, ofreciendo así una mayor flexibilidad en la gestión del mismo.
  • La gestión ajustada, es decir, una optimización de los rendimientos reduciendo al máximo las pérdidas de tiempo y dinero.
  • Gestión de proyectos mediante el método PERT (Program Evaluation Review Technique): esta herramienta de planificación de proyectos organiza las tareas en una red para determinar su nivel de urgencia y dependencia. Presentado en forma de gráfico (sobre todo gracias al diagrama de Gantt), el proyecto pone de relieve la tarea más urgente que debe realizarse en un momento dado.

En Visual Planning ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de utilizar este método mediante un diagrama de Gantt. Esto te permitirá definir una fecha óptima de inicio y finalización para cada tarea. Así, podrás visualizar el progreso de tus proyectos en tiempo real.

¿Por qué elegir Visual Planning?

Nuestra solución de gestión de proyectos de Visual Planning está dirigida tanto a los jefes de proyecto (o gestores de proyectos) como a los miembros del equipo de cada proyecto.

Ofrecemos un panel de control sencillo e intuitivo que te permite visualizar y gestionar todas tus acciones actuales en una sola vista. Puedes elegir varios módulos en función de tus necesidades (planificación, visualización global del ciclo de vida de los distintos proyectos en curso, seguimiento, gestión de riesgos, planes de carga de trabajo y utilización de recursos, diagramas de Gantt, informes personalizados, etc.).

Además, nuestro software te ofrece un acceso remoto seguro que te permitirá gestionar tu actividad con tus colaboradores desde cualquier lugar, gracias a una simple conexión a Internet.

Para conocer más y descubrir las funcionalidades de nuestras herramientas de gestión, ponte en contacto con uno de nuestros expertos Visual Planning o solicita una demostración personalizada a partir de tus necesidades.