¿Cómo identificar los recursos necesarios para el éxito de un proyecto?

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En la empresa, para que un proyecto pueda desarrollarse en buenas condiciones, es necesario identificar, incluso antes de que éste comience, los recursos indispensables para su éxito. Los principales son: los recursos humanos, los recursos financieros y los recursos materiales. Aquí te mostraremos cómo identificar los recursos para el éxito de un proyecto y cómo Visual Planning puede ayudarte a definir mejor el conjunto de tus recursos.

¿Deseas optimizar la gestión de proyectos en tu empresa para controlar mejor los costes y aumentar la productividad? El primer paso es identificar los recursos necesarios para el éxito del proyecto. En este artículo te ayudaremos a ver un poco más claro y a saber como identificar estos recursos para que tu proyecto sea exitoso.

¿Por qué es importante identificar los recursos para el éxito de un proyecto?

La distribución adecuada de los recursos, ya sean humanos, financieros o materiales, es fundamental para el éxito de un proyecto. En efecto, un proyecto no se trabaja día a día. Es necesario anticiparse. Por lo tanto, para cada tarea del proyecto, tendrás que definir los recursos asignados, incluso antes de que hayas comenzado el proyecto.

La identificación de los recursos de un proyecto es tan importante porque tienen un doble objetivo: mejor control de costos y aumento de la eficiencia.

Tomemos un ejemplo para comprender mejor:

Para la realización de una tarea, se ha definido que una sola persona del equipo es suficiente. Sin embargo, es una tarea que puede tardar más de lo previsto. Y eso lo saben, porque ya ha ocurrido en proyectos anteriores. Tú decides asignar un solo recurso humano a esta tarea. Pero, por desgracia, la tarea es más compleja de lo que se esperaba. La persona a cargo de esta tarea está perdiendo mucho tiempo.

Esta pérdida de eficiencia se traduce en un aumento de los costos, ya que la tarea tardará más tiempo en realizarse. O vas a tener que asignar un nuevo recurso humano a la tarea para ponerla al día. En ambos casos, el costo para la empresa será mayor que si el director del proyecto hubiera decidido desde el principio asignar dos recursos a esta tarea.

¿Cuáles son los diferentes tipos de recursos de un proyecto?

Como ya hemos explicado en este artículo, hay tres tipos de recursos para un proyecto. Vamos a abordar sus principales características.

Los recursos humanos

Se trata simplemente del conjunto de las personas que van a intervenir en el proyecto, ya sean internas o externas a la empresa. En efecto, a veces las empresas no disponen de todas las competencias necesarias para el éxito de un proyecto internamente. En esos casos, recurren a consultores o asociados para complementar sus recursos humanos.

Los recursos financieros

Los recursos financieros se refieren al presupuesto general del proyecto. En otras palabras, todos los costos y gastos que pueden producirse a lo largo del proyecto: el salario del equipo, el alquiler o la compra de material, los gastos de viaje, etc.

En general, el presupuesto es definido por el cliente. Una vez conocido el presupuesto, es indispensable definir un presupuesto provisional para el proyecto, tarea por tarea. Ten cuidado de mantener siempre un poco de margen, ya que siempre hay imprevistos y retrasos en un proyecto.

Los recursos materiales

Por último, los recursos materiales se refieren a todo lo que el equipo del proyecto va a necesitar para llevar a cabo el proyecto: las salas, los equipos informáticos, los programas, etc. Siempre es necesario definir lo siguiente:

• Lo que la empresa ya posee y lo que puede poner a disposición de tu equipo
• Qué debe comprar la empresa
• Lo que la empresa debe alquilar

Identificación de los recursos humanos de un proyecto: manual de instrucciones

Los recursos materiales y financieros son más bien simples de definir. En cambio, resulta más complejo para los recursos humanos. Este es el procedimiento que te recomendamos seguir para identificarlos más fácilmente:

1. Comienza enumerando todas las tareas del proyecto. Una vez que este primer paso se ha completado, toma el tiempo para identificar las habilidades necesarias para cada tarea. Por supuesto, de una tarea a otra, las competencias no serán necesariamente las mismas. En ese momento te darás cuenta de si tienes los recursos internos necesarios o si necesitarás uno o más consultores.

2. Si tienes dificultades para enumerar el tiempo y las habilidades necesarias para cada tarea, consulta los proyectos antiguos. Esto será mucho más fácil si dispones de un software de planificación, ya que podrás consultar en pocos clics el historial de tus antiguos proyectos.

3. Una vez que hayas contratado a las personas adecuadas, todo lo que tendrás que hacer es asignar recursos humanos a cada tarea del proyecto a través del software de planificación. Sin embargo, no olvides mantener un poco de flexibilidad: en un proyecto siempre hay imprevistos, etc.

No dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo para descubrir cómo nuestro software Visual Planning puede ayudarte a definir mejor el conjunto de tus recursos proyectos. O simplemente, solicita una demo personalizada basada en tus necesidades con uno de nuestros asesores comerciales.