¿Cómo preparar a los empleados para que utilicen un nuevo software de planificación?

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La implementación de una nueva solución tecnológica de cualquier tipo en tu negocio puede conllevar un poco de tensión entre los equipos. Las personas a menudo sospechan del cambio, especialmente si no comprenden completamente por qué está sucediendo y más aún, si es la implementación de un nuevo software, el cual puede provocar una amplia gama de respuestas por parte de los empleados.

Algunos podrían estar entusiasmados con la oportunidad de aumentar la productividad; otros podrían preocuparse de no poder aprender la herramienta rápidamente y podrían quedarse atrás. Aquí hay siete cosas que debes y no debes hacer para ayudar a reducir el conflicto cuando implementas nuevos softwares de planificación.

1. Ofrece sesiones de formación proactivas

Siempre que incorpores nuevas tecnologías que puedan afectar a tus equipos o a tus flujos de trabajo, la comunicación es vital.

A menudo, las empresas cometen el error de saltarse las sesiones de formación al implementar nuevas soluciones, como los softwares de planificación, ya que no los ven como parte del proceso de producción. Quizás muchas personas no usarán el software directamente y solo interactuarán con los resultados del cronograma, pero los impacta.

Antes de comenzar a utilizar un nuevo software de planificación, pregúntate:

• • ¿Quién necesita saber cómo usarlo?
  • ¿Qué tareas deberán realizar varias personas? Por ejemplo, los supervisores o los programadores de rutas pueden necesitar saber cómo crear, actualizar y analizar programas. Pero personal de campo u otros empleados por horas pueden necesitar saber cómo ingresar solicitudes de tiempo libre y ver su lista de tareas o programa semanal.
  • ¿Cómo afectará el software a cada tipo de empleado, y específicamente cómo los beneficiará?

Esto te ayuda a desarrollar una formación adecuada para varios empleados. No esperes hasta que se haya implementado el software para comenzar a capacitar a las personas; Pon en marcha la comunicación de antemano para que nadie sea tomado por sorpresa.

2. No te comportes como un “vigilante” con tus empleados

Una razón común para implementar software de planificación inteligente es para poder realizar un mejor seguimiento de la productividad de los empleados. Si tienes personal de campo, por ejemplo, puedes administrar mejor tu negocio si sabes dónde están durante la jornada laboral, cuándo se les espera en el próximo trabajo y si pueden incluir otro trabajo en el turno o jornada.

Evita caracterizar el beneficio del software de planificación de una manera que parezca que el “vigilante” está mirando. En cambio, ponlo como una asociación de comunicación entre todas las personas del equipo. Considera decirles a tus empleados que es más fácil para ellos informarles a los supervisores dónde están y cómo les va durante el día para que los horarios se puedan ajustar a las necesidades, en lugar de enfatizar el seguimiento y monitoreo de todo.

Al implementar un nuevo software, los giros positivos suelen funcionar mejor para garantizar una mayor moral y aceptación del personal.

3. Da una explicación general sobre el nuevo software de planificación

No te límites a decirles a los empleados que estás cambiando a un nuevo sistema de programación y dejarlo así. “Porque yo lo digo” no funciona bien con los adultos. Es posible que a algunos miembros de tu personal les haya gustado el sistema antiguo, e incluso si no les hubiera gustado, podrían preguntarse por qué está invirtiendo en algo nuevo.

Considera enviar un correo electrónico para que todos sepan que se acerca el nuevo sistema y que estás entusiasmado con él. Explica qué beneficios esperas recibir y cómo el software también podría ayudar al personal.

Cuando vinculas la implementación de un nuevo software de planificación con objetivos comerciales concretos y visiones de éxito, ayudas a las personas a ver por qué es importante que lo usen de manera consistente y correcta. Eso puede aumentar la aceptación, especialmente durante los primeros días que son cruciales, y durante los cuales las cosas pueden volverse confusas y pueden ocurrir fallas potenciales.

4. No asumas que todos pueden recordar los detalles

Para cuando estés listo para implementar un nuevo tipo de software de planificación, es probable que ya estés bastante familiarizado con él. Durante el transcurso de compra, obtuviste una demostración; pero es posible que incluso lo hayas probado en áreas pequeñas de tu empresa.

Pero lo que puede parecerte simple gracias a tu familiaridad con el sistema, puede que no lo sea para tus empleados. Ya sea que tengan mucho o poco que aprender sobre el nuevo sistema en entrenamiento, es poco probable que todos retengan todo después de una introducción. Asegúrate de proporcionar materiales e instrucciones escritos de fácil acceso y uso para que los empleados puedan consultarlos cuando surja la necesidad.

Las instrucciones escritas son fundamentales por varias razones:

• • Aceleran los procesos: los empleados pueden consultar los materiales escritos, completar una tarea y seguir adelante sin esperar a que otra persona responda a sus preguntas.
  • Reducen la dependencia de tu personal de capacitación o supervisión: no es que los empleados nunca necesiten pedir ayuda a otros. Pero cuando pueden resolver pequeños problemas haciendo referencia a las instrucciones, libera a los supervisores y capacitadores para lidiar con problemas más grandes.
  • Fomentan la confianza de los empleados: un miembro del personal que tiene que recurrir a otros constantemente para completar una tarea tiene menos probabilidades de completar la tarea en cuestión. Capacitar a las personas para que utilicen correctamente el software de planificación con instrucciones escritas les da confianza y respalda una implementación sólida.

5. Escucha las inquietudes y comentarios de los empleados

Abre las puertas para recibir comentarios y preguntas. Asegúrate de establecer un tono positivo y explica que el equipo a cargo de elegir el software consideró todos los aspectos del negocio al seleccionarlo. Pero informa a los empleados que sus comentarios son valiosos para garantizar que el software se implemente de una manera que genere la mayor cantidad de beneficios. Los miembros del personal involucrados en las aplicaciones cotidianas podrían sugerir incluso más formas en las que puede usar el software de planificación para ahorrar tiempo o dinero o respaldar experiencias positivas de empleados y clientes.

6. No programes una fecha de inicio estresante

Sí, debería haber una fecha en el calendario para la implementación. Esta es la fecha en la que cambia todo de lo antiguo a lo nuevo, adoptando por completo el nuevo sistema de programación.

Sin embargo, es un error apresurarse a esta fecha antes de que tú y tu personal estén listos. Reserva suficiente tiempo antes de la implementación para la capacitación y las pruebas. Incluso puedes implementar el software en varios departamentos o funciones para poder probar cosas en grupos más pequeños antes de implementarlas en toda la empresa.

Independientemente del tipo de implementación que elijas, es importante no estresar al personal en los primeros días de la implementación. Asegúrate de que todos sepan que se esperan contratiempos y que los supervisores y otras personas están disponibles para ayudar a las personas a solucionar errores y cambios. Cuando las personas saben que un error menor en un nuevo sistema no se tomará en cuenta en su contra, es más probable que comiencen a usarlo con confianza.

7. Actualiza a los empleados sobre los resultados del nuevo software de planificación

Finalmente, utiliza el software de planificación en reuniones y actualizaciones de vez en cuando, especialmente al principio. Ciertamente no deberías hablar de él todo el tiempo, y tampoco es necesario que lo menciones todo el tiempo. Tómate el tiempo para informarles sobre las ganancias, los costes y el servicio al cliente asociados con el nuevo software y agradéceles por trabajar para que eso suceda.

En última instancia, preparar a los empleados para usar un nuevo software de planificación significa comunicarse bien, capacitarlos en el nuevo sistema y asegurarse de que todos comprendan por qué la solución es importante. Si estás listo para comenzar a implementar un nuevo software de planificación en tu empresa, comunícate con nosotros para obtener más información sobre el software de planificación Visual Planning o solicita una demostración gratuita con nuestro equipo de expertos.

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