¿Por qué elegir un software de planificación en lugar de una hoja de cálculo?

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El software de planificación es una solución muy versátil que permite aumentar la eficacia de una empresa, promover el trabajo en equipo y los intercambios, y facilita muchas otras cosas en el día a día. Analicemos las limitaciones de las hojas de cálculo y las ventajas del software de planificación.

Las limitaciones de las hojas de cálculo en la gestión de proyectos

Es muy común observar en muchas empresas el uso de hojas de cálculo o de Excel, especialmente una por departamento para planificar el trabajo. Es una herramienta gratuita que muchos empleados conocen. Sin embargo, no sólo no están centralizados los elementos contenidos en los distintos expedientes, sino que a menudo la información no se comparte del todo. Con Excel, la dimensión colaborativa no está integrada y el riesgo de errores aumenta a medida que se añade nueva información. Estos son algunos ejemplos de lo que no puede hacer una hoja de cálculo de Excel:

• • Aunque se pueden añadir comentarios a medida que se actualizan, no se muestran con la fecha automáticamente, lo que dificulta que un vendedor, por ejemplo, tenga un historial preciso del seguimiento de un posible cliente.
  • No es posible añadir archivos adjuntos al archivo Excel, como presupuestos o especificaciones.
  • Excel requiere la creación de un nuevo archivo para cada nuevo requisito. No es posible centralizar todo en un solo archivo. Gestión de proyectos, gestión de presupuestos, gestión de facturas, gestión de la planificación, gestión de recordatorios, etc. Todas estas tareas requieren nuevos archivos cada vez, lo que conlleva a una considerable pérdida de tiempo para encontrar los archivos adecuados y un mayor riesgo de errores.
  • Las hojas de cálculo son tablas. Toda la información sólo puede estar en forma de tablas u hojas de cálculo. Por supuesto, es posible incluir gráficos, pero la hoja de cálculo no permite realizar estadísticas y cuantas más hojas haya, menos legible será.

Software de planificación: una herramienta para resolver tus problemas

El uso de un software de planificación es esencial para gestionar los problemas que puedes encontrar todos los días cuando estás a cargo de uno o varios proyectos.

En primer lugar, el problema de la organización: por definición, un proyecto debe estar absolutamente organizado. Pero si sólo tienes una vaga idea de lo que tendrás que hacer en un momento dado, es posible que el proyecto no se lleve a cabo o que se prolongue mucho más de lo previsto y que se encuentre con nuevas dificultades.

También hay que tener en cuenta la distribución de las tareas. Cuando diriges un proyecto, es muy importante distribuir correctamente el trabajo entre los colaboradores. Esto te va a ayudar a evitar retrasos, inconvenientes y sentimientos de exclusión.

El éxito de un proyecto depende en gran medida de la comunicación entre los empleados. Si cada persona consigue sus propios objetivos sin informar a los demás, las posibilidades de éxito del proyecto se reducen drásticamente. Además, si trabajas con personas repartidas por todo el mundo, el software también te será muy útil para mantener esta comunicación.

Otra preocupación común es el intercambio de documentos. En el contexto de un proyecto, todos los empleados deben tener acceso a varios documentos al mismo tiempo, ya que se puede perder mucho tiempo buscándolos o en otro caso, algunos pueden estar desfasados o simplemente son documentos que son demasiado pesados para enviarlos por correo electrónico. La mejor solución es, por tanto, reunirlos todos en un solo lugar, para que los colaboradores puedan acceder a ellos rápidamente y ahorrar tiempo y práctica.

Ten cuidado al elegir una herramienta que te permita compartir la red de forma segura: es muy importante que puedas poner los documentos de máxima importancia a disposición de los miembros del equipo del proyecto en cuestión. Estos documentos estratégicos no deben ser visibles para otras personas de la empresa.

Software de planificación para que las cosas fluyan mejor

El software de gestión de proyectos también puede utilizarse para facilitar la toma de decisiones por parte de los gestores y otros responsables de proyectos. Es importante disponer de toda la información necesaria para tomar las decisiones correctas. Si el director del proyecto se da cuenta, por ejemplo, de que una tarea importante está tardando más de lo previsto y que esto podría poner en peligro el progreso del proyecto, puede decidir asignar un recurso adicional a la tarea.

La optimización de los costes y los plazos también requiere el uso de un software eficaz de gestión de proyectos. Si quieres respetar el triángulo de oro en la gestión de proyectos (plazo, coste, pero también calidad), el uso de una herramienta es esencial. De hecho, este software te ayudará a realizar simulaciones que te permitirán optimizar el proyecto controlando los costes y los plazos.

En cualquier caso, está claro que la elección de un software de planificación es esencial para un mejor seguimiento de los proyectos comunes en una empresa. Sin embargo, es muy importante elegir la herramienta adecuada, que corresponda perfectamente con las expectativas de la empresa y con el tipo de proyectos que estás acostumbrado a realizar en tu empresa.

En resumen, aunque una hoja de cálculo parezca práctica para tareas sencillas y limitadas, se ve rápidamente superada por un software profesional como Visual Planning, que sabe responder específicamente a las necesidades de cada empresa mediante una única herramienta que automatiza los cálculos y genera rápidamente los documentos que las empresas necesitan sin riesgo de error. Además, el software de planificación puede enviar notificaciones por correo electrónico o destacar la información más interesante para optimizar todas las tareas de la empresa.

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