Guía definitiva para mejorar los indicadores de gestión en el sector del transporte

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La gestión de flotas es mucho más que asegurarse de que los vehículos tienen gasolina y están listos para salir. Para las empresas del sector del transporte, la gestión de flotas lo abarca todo: desde el seguimiento en tiempo real, pasando por la formación y la seguridad de los conductores, hasta la gestión de la señalización de camiones y furgonetas. Es por eso, que es importante mejorar y controlar los indicadores de gestión.

Para sacar el máximo partido a su flota, es importante conocer y mejorar los indicadores de gestión de tus flotas. Obtenga más información sobre estas métricas críticas a continuación, incluidos los datos de la flota que debe controlar y las ventajas de hacerlo.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es un término general que abarca todas las actividades y sistemas que una empresa utiliza para supervisar las operaciones de la flota. En el caso de las empresas de transporte, algunas de las actividades que se incluyen en la gestión de flotas pueden ser, entre otras, las siguientes:

• Mantenimiento de vehículos: los gestores de flotas y sus equipos deben asegurarse de que los vehículos se someten a las inspecciones oportunas y al mantenimiento rutinario, incluidos los cambios de aceite, líquidos y neumáticos. También deben disponer de sistemas para que los conductores puedan informar de los problemas de los vehículos y se realicen las reparaciones necesarias.
• Asignación de conductores y rutas: pero su flota es algo más que vehículos; también tienes que supervisar a los conductores. Eso puede incluir la asignación de rutas y horarios para garantizar que los artículos se entregan a tiempo sin poner excesivas dificultades a tus equipos, o empujar a los conductores más allá de los límites legales de registro.
• Formar a los conductores: aunque contrate a conductores formados con las licencias adecuadas, la formación continua puede ser importante. La formación anual sobre cumplimiento y seguridad, así como los talleres sobre temas específicos relacionados con su nicho, pueden ayudarle a que todo funcione sin problemas.
• Garantizar la seguridad de los conductores: la formación es el primer paso para garantizar la seguridad de los conductores, pero los datos de las cámaras de salpicadero y los sistemas de seguimiento de vehículos pueden ayudar a los supervisores de transporte a vigilar a los conductores, aunque se encuentren a varios estados de distancia.
• Seguimiento de vehículos: esto permite saber dónde se encuentran los conductores en cada momento. Esto puede contribuir a mejorar la seguridad de los conductores, a que todos rindan cuentas y a ayudar a los expedidores y a las oficinas centrales a gestionar las rutas en tiempo real.
• Cumplimiento de la normativa: la gestión de flotas en el sector del transporte debe incluir medidas que respalden el cumplimiento de las numerosas normativas y leyes aplicables al sector. Esto puede significar de todo, desde registrar electrónicamente las horas de servicio hasta garantizar que los documentos estén debidamente preparados para las cargas de materiales peligrosos.
• Compra y venta de vehículos de flota: para tener una flota que gestionar, se necesitan vehículos. La gestión de flotas debe incluir la compra de los vehículos adecuados a las necesidades de su empresa, la contabilización de todos los costes operativos asociados a ellos y la venta de vehículos antiguos para maximizar su valor cuando sea posible.

¿Qué datos o indicadores de gestión de las flotas debes controlar?

Debería realizar un seguimiento de los indicadores de gestión de flotas que le informan sobre su negocio, conductores y servicios, de modo que pueda tomar decisiones pertinentes para las operaciones diarias y el futuro de su empresa. Algunos KPI comunes que vale la pena rastrear en la industria del transporte incluyen:

• • Infracciones de las horas de servicio
  • Horas de servicio disponibles
  • Rendimiento de la ruta, incluidos los kilómetros en vacío
  • Ahorro de combustible
  • Localización de vehículos
  • Velocidad de conducción
  • Incidentes de seguridad, incluidas colisiones o infracciones de tráfico
  • Puntualidad en las entregas

Mejora los indicadores claves de rendimiento con nuestro software de gestión de flotas

Tanto si buscas aprovechar todas las horas de servicio disponibles sin incurrir en infracciones como si deseas reducir los gastos de la flota obteniendo un rendimiento de combustible más eficiente para tus vehículos comerciales, los datos son un recurso fundamental. El software de gestión de flotas de Visual Planning te ayuda a recopilar los datos que necesitas para tomar decisiones procesables y mejorar la satisfacción del cliente. También te permite una comunicación más sólida que mejora tus procesos generales y crean una mejor cultura para tus conductores y otros miembros del equipo. He aquí algunas formas de mejorar los indicadores de gestión recopilando los datos adecuados.

Sigue tu flota con la telemática

​La telemática hace referencia a los sistemas que le permiten recopilar datos sobre los vehículos de su flota incluso cuando están en la carretera. Entre los datos telemáticos más comunes que puede capturar se incluyen:

• Localización de vehículos: conoce exactamente dónde se encuentra cada vehículo de tu flota para poder garantizar la exactitud de la información de entrega o dirigir a los conductores adecuadamente cuando cambien los patrones de tráfico u otra información.
• Velocidad de los vehículos: obtén automáticamente la velocidad a la que circulan los vehículos de la flota y compárala con los límites de velocidad registrados para asegurarse de que los conductores respetan las normas de tráfico y conducen de forma segura.
• Kilómetros por galón: realiza un seguimiento del consumo de combustible de cada vehículo de la flota y de cada conductor.
• Lecturas del cuentakilómetros: recupera la información del cuentakilómetros para obtener una contabilidad precisa de todos los kilómetros recorridos por los vehículos de su flota y para ayudar a planificar la reducción de los kilómetros en vacío.
• Imágenes de cámara: graba y conserva las imágenes de las cámaras del salpicadero, del retrovisor y de otros vehículos por si alguna vez las necesita por motivos legales, de formación o de cumplimiento de la normativa.
• Comportamiento del conductor: la telemática puede ayudarte a capturar información sobre el comportamiento del conductor que pone en peligro la seguridad de las entregas y de sus vehículos, como las frenadas bruscas o los giros bruscos.

Los sistemas telemáticos suelen ser personalizables, por lo que pueden configurarse para captar una amplia gama de datos de interés para tu empresa. Estos sistemas funcionan en parte conectándose a los ordenadores de los vehículos, de modo que se puede registrar cualquier dato capturado o anotado por el sistema del vehículo.

La telemática también se basa en el seguimiento por GPS, que es lo que permite a las empresas capturar datos basados en la ubicación e información sobre la velocidad de los vehículos. Esta tecnología permite a los gestores de flotas y a sus organizaciones optimizar los procesos.

Integra el software de gestión de flotas con otras aplicaciones

Un software de mantenimiento de flotas independiente puede aportar muchas ventajas a tu empresa. Pero obtendrás aún más valor cuando integres este software con otras soluciones, como CRM, ERP y otras herramientas ofimáticas. He aquí algunas razones para integrar los sistemas de gestión de flotas con otras aplicaciones:

• • Procesa los pedidos sin problemas y mejora la experiencia del cliente cuando los datos y el flujo de trabajo puedan moverse entre tu CRM y tu solución de gestión de flotas.
  • Actualiza rápidamente a los socios comerciales a través de portales de autoservicio con fechas y horas de entrega basadas en los datos de tu software de gestión de flotas y planificación.
  • Vincula las aplicaciones meteorológicas, de notificación de emergencias y de tráfico con los datos de la telemática para saber cuándo debe alertar a los conductores de problemas en tu zona o modificar las rutas por motivos de seguridad.
  • Enlaza con libros de registro electrónicos para verificar el cumplimiento de los conductores y mantener registros en su software de gestión de flotas en caso de auditorías u otras necesidades.

Da sentido a los datos de tu flota

Los indicadores de gestión clave de flotas sólo son valiosos cuando se les puede dar sentido y actuar en consecuencia. Un buen software de gestión de flotas puede ayudarte a hacerlo. He aquí algunos ejemplos hipotéticos.

Convierte la velocidad de los vehículos y los datos de eventos en formación para los conductores

La captura de la velocidad de los vehículos y otros eventos del conductor puede dar lugar a cadenas de datos en bruto que no son tan útiles. ¿Qué se puede hacer con una lista de todas las velocidades a las que viajó un vehículo durante una ruta?

Sin embargo, el software adecuado puede crear informes procesables y visuales que ilustren las tendencias en las velocidades de los vehículos y los eventos. Esto te permite discutir el comportamiento inadecuado de conducción con ese empleado, entrenándolo para que mejore y conduzca de forma más segura.

Identifica rutas problemáticas

Los datos pueden ayudarte a identificar rutas problemáticas. Por ejemplo, supongamos que hay dos formas de llegar a un lugar determinado. Una tarda 80 km y la otra 60 km. Pero has observado que la ruta más corta tarda bastante más en recorrerse, lo que aumenta el tiempo de viaje. Puedes hablar con los conductores sobre lo que experimentan en esa ruta. Puede que descubras que es una carretera de montaña con mucho viento y difícil de conducir o que lleva a los conductores a través de una zona urbana donde hay muchos peatones a los que parar. Esta información puede ayudarte a configurar tu software de rutas para que sugiera la ruta más larga como la más óptima.

5 ventajas del software de gestión de flotas

A lo largo de esta guía hemos ido desgranando las posibles ventajas del software de gestión de flotas. Pero merece la pena profundizar un poco más en ellos, así que tenga en cuenta estas cinco ventajas comunes de implementar las herramientas de gestión de flotas adecuadas para realizar el seguimiento de los indicadores de gestión de tus flotas.

1. Optimiza las rutas y recursos

Cuando se tiene acceso a una gran cantidad de datos, se puede realizar un seguimiento, planificar y maximizar las rutas para optimizar los recursos y mejorar las operaciones.

Por ejemplo, considere una organización de flotas que tiene furgonetas, camiones caja con y sin frenos de aire y semirremolques. Todos estos vehículos requieren distintos tipos de permisos de conducir. En muchos casos, no se necesita una CDL para furgonetas o camiones de caja, pero sí para un camión de caja con frenos de aire o un semirremolque. El tipo de clasificación CDL también importa, ya que se necesitan diferentes niveles para varios vehículos.

El software de gestión de flotas te permite recopilar datos sobre licencias y experiencia de todos sus conductores. También te permite etiquetar los trabajos de entrega en función de los vehículos que puedan necesitar. De esta manera, puedes evitar planificar conductores para rutas que requieren vehículos que no pueden operar legalmente.

2. Mejora la productividad y la eficiencia de la flota

Cuando se optimizan procesos complejos con una planificación más eficiente e inteligente, como en el ejemplo anterior, también se capacita a los empleados para ser más proactivos. En el ejemplo anterior, cuando a cada conductor se le asigna la ruta y el vehículo que mejor se adaptan a sus habilidades, es más probable que complete la ruta a tiempo o antes. También pasan menos tiempo ocioso tratando de asegurarse de que todas las rutas están cubiertas adecuadamente o hablando con los supervisores acerca de los desafíos que surgieron de una planificación propensa a errores.

3. Garantiza la seguridad y el cumplimiento de la flota

El cumplimiento es fundamental en la industria del transporte. Los conductores que superan los umbrales de horas de servicio pueden ponerse en peligro a sí mismos, a su empresa y a los demás al:

• • Conducir cansados aumenta los riesgos de incidentes como infracciones de tráfico y accidentes
  • Multas y otras sanciones perjudiciales para la carrera profesional del conductor
  • Multas y gastos perjudiciales para los resultados de tu empresa

El seguimiento de los incidentes de seguridad y de los movimientos de tu flota puede ayudarte a evitar estos problemas:

• • Entender que el cumplimiento de las normas de seguridad es una preocupación importante para tu empresa
  • Respaldar ese mensaje responsabilizando a los conductores y a otras personas
  • Utilizar los datos para identificar tendencias y poder formar a los conductores en materia de seguridad y cumplimiento de las normas
  • Hacer un seguimiento de las horas de servicio para reducir el riesgo de que los conductores sobrepasen el umbral en un intento de hacer el trabajo

4. Reduce los costes de transporte

Todas las ventajas anteriores se combinan para dar como resultado una reducción general de los costes. Éstas son sólo algunas de las formas en que el software de gestión de flotas y los datos que lo acompañan pueden ayudar a tu empresa a ahorrar dinero:

• • • Reducción del riesgo de infracciones, lo que disminuye las posibilidades de tener que cubrir multas y otros gastos.
    • Menor riesgo de colisiones y otros incidentes de seguridad, lo que reduce su exposición potencial a la responsabilidad civil.
    • Un menor número de problemas de seguridad y cumplimiento de la normativa puede permitirle obtener tarifas de seguro más bajas para su empresa en el futuro.
    • Un uso más eficiente de tus recursos reduce el tiempo necesario para completar cada trabajo, reduciendo los gastos generales, los costes de combustible y los gastos de mano de obra.
    • Es probable que la moral de los empleados sea más alta cuando los conductores y otras personas puedan trabajar de manera eficiente y los horarios tengan sentido, lo que lleva a una mejor retención y a una reducción de los costes de contratación y formación.
    • Puedes utilizar los datos para crear rutas más eficientes, lo que mejora la eficiencia media del combustible y reduce los costes operativos de toda la flota.
    • Puedes abordar de forma proactiva los problemas de reparación y mantenimiento de los vehículos, evitando problemas mayores y costes de mantenimiento.

5. Amplía la red de tu flota

Esos ahorros se suman a algo aún más importante que más dinero en las cuentas de tu empresa: la oportunidad de crecer. Optimizar todos tus procesos, realizar un mantenimiento preventivo conservando recursos y dinero, y crear un entorno bien gestionado que atraiga a los mejores talentos abre la puerta a oportunidades para ampliar tu flota y captar nuevos clientes.

El crecimiento a menudo conlleva algunos retos, pero los KPI de gestión de flotas pueden ayudarle a mantenerse a la vanguardia, comprender las tendencias que se producen en su negocio y tomar decisiones inteligentes para mantener su crecimiento (y apoyar más en el futuro).

¿Cómo Visual Planning puede mejorar la gestión de tu flota?

Obtén más información sobre el software de gestión de flotas de Visual Planning y sobre cómo nuestras soluciones pueden ayudarte a mejorar los indicadores de gestión de flotas en el sector del transporte. Puedes consultar nuestro brochure sobre la gestión de flotas, ponerte en contacto con nosotros o solicitar una demostración personalizada con uno de nuestros expertos y ver nuestra solución en acción.

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