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LE BLOG DE LA PLANIFICATION 

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7 astuces pour éviter les problèmes liés à la gestion RH

L’une des ressources les plus importantes pour le développement d’une entreprise est : le capital humain. Cependant, des événements imprévus (retards, absences, congés) peuvent entraver le bon fonctionnement de vos équipes et par conséquent de votre activité.

En qualité de manager, vous avez suffisamment de chose à faire (entre les objectifs et le bien-être de votre équipe) pour vous laisser gâcher la vie par ces imprévus qui peuvent réduire vos journées en cauchemar. Nous avons donc décidé de travailler sur une série d’astuces qui pourraient vous aider à prévenir voire empêcher ces aléas de planification.

Planifiez votre planning RH à l’avance

Veillez à ne pas planifier le vendredi pour le lundi suivant par exemple. En planifiant avec une marge d’avance raisonnable, vous serez en mesure d’avoir une vision claire sur l’ensemble des tâches et disponibilités. Vos employés pourront également jeter un coup d’œil sur le planning et le modifier en cas d’absences ou d’indisponibilités. Cela évitera les excès d’absences dûs à une organisation trop rapide car il ne faut l’oublier, vos équipes sont de plus en plus disposées à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. De plus, n’oubliez pas qu’en montrant un respect pour les contraintes personnelles de vos collaborateurs, certains seront plus enclins à faire des heures supplémentaires en cas d’urgence ou de surcharge de travail…

Prévoyez les pires scenarios

Si le fait de prévoir avec une marge d’avance peut s’avérer efficace, planifier avec une marge d’erreur l’est tout autant. La planification à l’avance vous aidera, en effet, à imaginer différents scenarios. Ainsi, en fonction de ces scenarios, vous allez choisir le meilleur et éviter le pire. Et, avoir un plan B sous le coude est toujours très utile pour faire face aux impondérables.

Faites appel à du renfort

Le fait de renforcer votre équipe sur une courte période grâce à des intérimaires est une très bonne idée. C’est une technique un peu coûteuse mais au moins vous aurez la certitude de recruter quelqu’un très rapidement en cas de besoin. Ce type de solutions est plus simple dans certains secteurs, comme la restauration ou la construction. Dans d’autres secteurs par exemple, si vous ne pouvez pas avoir accès à ce type de prestation, tentez de repérer les personnes ayant les mêmes compétences et demandez-leur de vous aider.

Utilisez un logiciel de planification RH

Faites aussi intervenir la technologie ! Vous pouvez utiliser toutes sortes d’alternatives, mais soyez sûrs qu’un logiciel de planification RH est la solution la plus efficace qui répondra à tous vos besoins. Nous vivons à une époque où la technologie est notre meilleure alliée alors autant en profiter. Une solution de planification RH vous apportera aide et soutien à tous les niveaux. Aperçu global sur l’ensemble des tâches, des disponibilités, visibilité accrue sur la charge de travail, tableau de bord avec des données chiffrées… Une multitude d’indicateurs qui vous permettront de réduire les incidents de planifications et d’optimiser votre temps et votre énergie. Veillez toutefois à bien choisir votre logiciel de planification en fonction de vos besoins ainsi que de vos processus.

Affectez vos employés efficacement

Un employé affecté à la mauvaise tâche résulte souvent en un travail improductif et un employé démotivé. Veillez à ce que votre collaborateur soit affecté à l’activité pour laquelle il détient la compétence, au bon moment et avec équipements adéquats. Un outil de gestion RH peut vous être encore une fois très utile puisqu’il vous permettra d’avoir devant vous l’ensemble des informations bien structurées concernant vos collaborateurs y compris leurs compétences.

Changez votre politique RH

Si vous constatez qu’au sein de votre entreprise, il y a davantage de démissions, burn-out, départs à la concurrence, bref, des évènements qui chamboulent votre planification, c’est qu’il serait peut-être temps de revoir vos conditions de travail. Vous pourriez, par exemple, réduire la surcharge de travail, ou accorder à vos employés la possibilité de réaliser du télétravail de temps à autre. Vous réussirez à soulager les maux de votre équipe et gagnerez très certainement en productivité.

Créez ou clarifiez votre politique RH

Nous avons remarqué que, dans certains cas, les absences de dernière minute étaient souvent dues à un manque de communication sur les règles à suivre par la direction, de la politique RH soit parce que la politique était inexistante ou parce qu’elle n’était pas bien connue des équipes. Veillez à instaurer une politique efficace et à la diffuser auprès de vos collaborateurs afin que tout le monde soit au courant.

Pour les congés par exemple, si vous imposez un délai de demande de congés de 2 semaines avant la date de départ, vous aurez moins de congés posés à l’improviste et donc plus de temps pour vous organiser. Il peut s’agir de règles d’organisation banales, qui pourtant ne sont pas appliquées par tout le monde. La bonne nouvelle est qu’aujourd’hui la technologie nous offre les moyens de communiquer en interne très facilement ainsi que de définir nos règles RH. En plus, un employé peut se retrouver face à la contrainte de ne pas pouvoir poser de congés s’il n’a pas respecté le délai de demande.

Comme vous l'avez remarqué, il existe de nombreuses solutions qui vous aideront à prévoir ou éviter les mauvaises surprises liées à la planification de vos équipes. Se procurer un logiciel de planification RH, comme Visual Planning, reste une des meilleures solutions qui vous aidera à pallier ces baisses de productivité. Bien évidemment, des urgences peuvent toujours survenir à n’importe quel moment. Mais en mettant en œuvre des solutions RH simples dès le départ, vous pouvez réduire de manière significative le risque, et faciliter le travail pour vous et votre équipe.  

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