Gestion de projet : comment améliorer son plan de charge ?

La gestion efficace d’un projet nécessite une planification méticuleuse et une allocation judicieuse des ressources. Dans cet article, Visual Planning vous explique ce qu’est un plan de charges, ses avantages, ses limites, ainsi que les outils disponibles pour sa réalisation. Vous découvrirez également les atouts de notre module spécifique de plan de charge.

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?

Découvrez la stratégie derrière un plan de charge efficace, géré par un chef de projet qui orchestre habilement ressources humaines et matérielles pour maximiser la productivité quotidienne.

Définition

Un plan de charge, sous la responsabilité d’un chef de projet, est une approche stratégique qui vise à maximiser la productivité d’une équipe de projet. Il implique la cartographie minutieuse de toutes les ressources disponibles, humaines (salariés, freelances, partenaires) ou matérielles (outils, matériaux). Le plan de charge, constamment mis à jour, permet d’optimiser l’utilisation de chaque ressource en assignant des tâches pertinentes en fonction de ses compétences, disponibilités, et autres critères.

Les éléments nécessaires du plan de charge

Pour une planification et une organisation efficace, certains éléments clés peuvent figurer dans un plan de charge :

• Les tâches et les activités : Il est essentiel d’identifier toutes les étapes clés du projet. Cette liste, élaborée en concertation avec les parties prenantes, définit les étapes et les ordonne chronologiquement.
• Les ressources nécessaires : Chaque tâche ou activité nécessite des ressources humaines, matérielles et financières. Il convient de préciser le nombre d’heures nécessaires et les compétences requises.
• Les délais de réalisation : Le plan de charge doit intégrer les délais de réalisation de chaque tâche en tenant compte des dépendances entre elles. Cela permet de visualiser les jalons clés et d’anticiper les éventuels retards.
• Les coûts estimés : Une estimation des coûts liés à chaque tâche ou activité doit être intégrée pour déterminer le budget global du projet.

Les avantages et les limites d’un planning de charge pour une entreprise

Les avantages d’un plan de charge

La réalisation d’un plan de charge offre plusieurs avantages :

• Une répartition équitable de la charge de travail : Un coup d’œil sur l’occupation des ressources humaines permet de savoir à quelle ressource attribuer une tâche sans prendre de risque.
• Une réduction des erreurs : Chaque tâche est assignée à la ressource la plus compétente, minimisant les risques d’erreurs.
• Un avancement plus rapide des projets : Une bonne anticipation grâce à un plan de charge permet d’avancer plus efficacement et d’éviter des délais inattendus.
• La prévention des surcharges de ressources : Un plan de charge évite les cas de burnouts en détectant une charge excessive chez une ressource.

Les limites d’un plan de charge

Cependant, un plan de charge présente des défis, notamment :

• Des ressources partagées entre plusieurs projets : Évaluer précisément la disponibilité d’une ressource travaillant sur plusieurs projets peut s’avérer complexe.
• Une mise à jour quotidienne chronophage : La création, le suivi, et le maintien d’un plan de charge représentent un investissement de temps considérable, notamment dans des projets impliquant de nombreuses ressources
• L’exigence de communication parfaite : Un manque de communication peut remettre en cause tout le plan de charge, ne pouvant anticiper des erreurs humaines.

Quels outils utiliser pour réaliser un plan de charge ?

Pour concevoir un plan de charge pertinent, plusieurs instruments s’offrent à vous, variant de simples tableurs aux techniques agiles, en fonction de l’ampleur et de la complexité de votre projet. 

En matière de gestion de projet, les tableurs comme Microsoft Excel ou Google Sheets constituent des alliés précieux. Pratiques et économiques, ces supports facilitent une gestion efficace aussi bien des tâches que des ressources, des échéances et des coûts. 

Toutefois, pour des projets de plus grande envergure, il est recommandé de se tourner vers des logiciels spécialisés. Par exemple, l’outil de gestion de projet Visual Planning vous propose des fonctionnalités avancées pour la planification et l’attribution des tâches, le suivi du temps, ainsi que pour la collaboration en équipe. 

Souvent, les méthodes agiles s’appuient sur l’utilisation de tableaux visuels (comme les tableaux Kanban) pour représenter le plan de charge et le suivi des tâches. Vous pouvez implémenter ces méthodes à l’aide des logiciels de gestion de projet traditionnels, mais aussi, grâce aux applications en ligne dédiées.

Zoom sur le module de plan de charge spécifique de Visual Planning

Visual Planning offre une solution spécifique pour la gestion avancée de plan de charges. Ce module dédié permet une intégration fluide des principes de planification dans une interface conviviale. Le client peut partager sa propre expérience et utilisation de ce module pour une gestion optimale de son plan de charge.

Dans l’élaboration du plan de charges, Visual Planning tire parti des caractéristiques décrivant les ressources métier, telles que le type de contrat et les compétences, tout en tenant compte des événements qui leur sont associés, tels que les interventions, les absences, les formations, etc.

Le processus de paramétrage permet de définir un premier calcul appelé « valeur », dans laquelle, il est possible d’intégrer des attributs numériques liés aux événements planifiés, tels que la durée et la charge, ainsi que des attributs numériques calculés comme des coûts.

Par la suite, cette valeur peut être comparée à un « objectif », qui peut être fixe ou dynamique. Dans le cas d’un objectif dynamique, le plan de charges peut tenir compte des facteurs temporels comme que les jours fériés ou les absences du personnel.

Le résultat final est présenté dans une vue de type planning, permettant d’afficher la différence ou le ratio entre les deux données calculées. Pour finaliser la création d’un indicateur de pilotage des ressources, il est possible de définir des couleurs en fonction des paliers atteints.

L’affichage dans une vue planning offre l’avantage de pouvoir répartir le plan de charges dans le temps. Cette répartition est déterminée par l’échelle d’affichage du planning, laquelle peut être ajustée selon la semaine, le mois, l’année, mais aussi la demi-journée, le tiers de journée, voire l’heure. Ainsi, cette flexibilité permet une adaptation optimale du plan de charges aux besoins spécifiques de gestion temporelle.

Ainsi, grâce aux plans de charges, Visual Planning permet d’établir des indicateurs pouvant assurer le pilotage comme :

• L’occupation d’une équipe d’intervention
• L’effectif disponible par compétences
• Le niveau de stock par articles consommés dans des processus de fabrication
• L’état de la trésorerie d’une organisation
• Etc.

En résumé…

La gestion de projet, c’est l’art de jongler avec des ressources limitées et des délais serrés. Un plan de charge bien conçu devient alors la clé d’une orchestration harmonieuse : il offre des avantages substantiels tout en naviguant habilement dans les complexités inhérentes à tout projet d’envergure.

En utilisant Visual Planning, vous pouvez améliorer la gestion de vos projets, optimiser l’utilisation de vos ressources et atteindre vos objectifs stratégiques plus efficacement. Grâce à ses fonctionnalités intuitives et sa compatibilité avec les appareils mobiles, Visual Planning offre une solution complète pour une gestion de projet efficace.

Si vous souhaitez explorer davantage les solutions logicielles proposées par Visual Planning pour accélérer votre gestion de projets et votre productivité, n’hésitez pas à demander une démonstration gratuite de notre outil.