Comment optimiser la gestion de vos interventions sur le terrain ?

La qualité des interventions terrain est un enjeu majeur pour les entreprises. Des clients satisfaits par une réparation ou toute autre intervention de SAV sont des clients fidélisés et qui vous donneront du crédit pour conquérir de nouveaux clients. Et pour favoriser la satisfaction client, il existe des outils comme les logiciels de planification et de gestion SAV. Coordonner les équipes terrain, planifier les tournées, optimiser les temps de travail, gérer les urgences, fluidifier les process pour gagner du temps et améliorer la qualité du service… Les fonctions attendues d’un logiciel de gestion des interventions visent un seul et même objectif : améliorer la satisfaction client. Et qui dit satisfaction client, dit meilleure productivité et donc meilleure rentabilité. Vous l’aurez compris, vous avez tout à gagner à opter pour un logiciel d’interventions SAV. Et ça tombe bien, Visual Planning propose un outil digital de planification et d’aide à la décision spécialement conçu pour booster vos performances.

Les enjeux de la gestion des interventions

Concernant la gestion SAV, l’expérience client doit être au cœur de toutes vos interventions terrain. Lorsque vous optimisez la gestion de vos interventions à l’aide d’un outil digital d’aide à la décision, vous gagnez sur tous les terrains, avec à la clé :

• Un gain de temps.
• Une meilleure productivité.
• Une visualisation de l’ensemble de l’activité en un clin d’œil.
• Une remontée des données en temps réel : en collectant en temps réels les données du client ainsi que les données de vos techniciens sur le terrain, vous gagnez en rapidité et clôturer vos interventions dans des délais courts.
• Une amélioration de la qualité de service client : de mieux en mieux informés à l’aide d’internet, les clients ont un niveau d’exigence plus élevé. Aussi, ils attendent de leur prestataire l’excellence en matière de qualité de service SAV. Avec des process plus fluides et des outils digitaux bien choisis, vous améliorez l’expérience client et donc sa satisfaction.
• Des délais de facturations plus coûts : plus vos interventions SAV sont rapides et efficaces et plus vite vous pouvez facturer vos clients.
• Une limitation des risques d’erreur ou de perte d’informations.
• Un meilleur flux de trésorerie : plus vous intervenez rapidement et plus vos clients vous paient rapidement, et plus vous pouvez dégager du temps pour trouver de nouveaux clients et donc améliorer votre trésorerie.

Les fonctions essentielles d’un logiciel de gestion SAV

Vous ne voulez plus perdre votre temps à traiter des devis, des factures papier, à classer vos documents, à rechercher des informations dans des dossiers introuvables… Car vous réalisez qu’en gaspillant votre énergie à l’exécution de tâches chronophages, vous perdez un temps précieux pour exercer votre cœur de métier : la relation client.

Heureusement, il existe sur le marché des outils de gestion et de planification très performants qui automatisent les tâches simples et vous aide à vous concentrer sur l’essentiel de votre activité.

Pour vous aider à choisir l’outil digital qui convient le mieux à votre activité, voici quelques-unes des principales fonctions apportées par un logiciel de gestion des interventions.

La gestion du temps de travail et la planification des horaires

Finies les feuilles de temps au format papier ! Avec un logiciel de planification qui gère automatiquement les feuilles de temps, vous êtes en capacité de planifier vos roulements en hotline ou d’organiser vos tournées en fonction collaborateurs disponibles.

Le suivi précis du travail de vos équipes (heures de travail standard + heures supplémentaires) vous permet de calculer les salaires. Il permet également d’établir un planning entreprise optimal pour les congés, les arrêts maladie ou encore les périodes de formation.

Par ailleurs, vos équipes mobiles doivent pouvoir :

• Accéder facilement à leurs plannings, tournées et interventions sur le terrain pour aller plus vite
• Enregistrer toutes leurs activités sur l’outil planning durant son temps de travail.

Avec un logiciel de planification, vous pouvez gérer vos interventions à distance en affectant les ressources adéquates selon leur disponibilité ou leur localisation (la fonction drag & drop de l’outil Visual Planning est particulièrement efficace). Par exemple, vous pouvez affecter un deuxième technicien sur une intervention complexe afin d’aider le technicien déjà sur place à résoudre le problème dans les meilleurs délais. Avec l’outil planning, il vous sera aisé de trouver le collaborateur disponible, situé à proximité et ayant les compétences requises.

L’automatisation des tâches simples et chronophages

Qui dit logiciel, dit automatisation. Tout l’intérêt d’un outil de planification et de gestion sav est de vous faire gagner du temps en automatisant tous les processus d’un simple clic.

Relances clients, réaménagement des horaires, suivi des interventions en temps réel, suivi de la disponibilité de vos ressources, matériels, pièces détachées et outils, localisation des techniciens… Toutes ces tâches habituellement chronophages sont automatisées et exécutées en quelques secondes seulement. Vos processus sont plus fluides et plus rapides et vous pouvez davantage vous concentrer sur votre cœur de métier et améliorer la qualité de votre service et par conséquent, la satisfaction client.

Le reporting et l’analyse des performances

Lorsque vous organisez vos tournées avec des équipes sur le terrain, il est essentiel de pouvoir mesurer leurs performances et anticiper l’insatisfaction des clients grâce à des rapports précis : rapport d’intervention, pointage du technicien à son arrivée et à son départ du lieu de l’intervention… Les rapports doivent être émis rapidement afin d’être transmis instantanément et utilisés par les techniciens sur leur version mobile. Les rapports doivent également faciliter les prises de décision dans les domaines concernés (comptabilité, ressources humaines, service commercial…).

L’aide à la décision

Grâce aux outils de reporting et d’analyse de données, vous pouvez plus facilement de détecter les points d’achoppement de votre activité. Cela vous permet de prendre les bonnes décisions pour améliorer la situation tout en poursuivant vos efforts sur ce qui fonctionne déjà. Vous engagez votre entreprise dans une démarche de progression continue pour tirer votre activité vers le haut à l’aide de ces outils d’aide à la décision. En réduisant les risques de mauvais diagnostic, vous êtes sûrs de prendre les décisions les plus pertinentes pour chaque situation.

Pourquoi choisir Visual Planning pour la gestion de vos interventions terrain ?

Pour la gestion des Interventions, nous avons trouvé LE logiciel qu’il vous faut : Visual Planning Intervention

Vous souhaitez un logiciel de planning et de gestion, collaboratif, facile à utiliser, évolutif, connecté, avec un vrai suivi client et surtout qui vous apporte des résultats rapidement ?

Avez-vous essayé la plateforme Visual Planning, spécialement conçue pour la gestion des interventions SAV.

Ce logiciel de gestion CRM facilite et optimise vos interventions à chaque étape de vos interventions SAV.

Il vous permet notamment :

• De planifier toutes vos interventions : maintenance, résolution de problèmes dans un souci d’améliorer la relation client,
• De mettre en place des actions préventives pour réduire les incidents relatifs au SAV et donc améliorer votre productivité tout en augmentant la satisfaction client,
• De visualiser immédiatement l’ensemble de vos actions en cours selon les modules choisis : planification de projet, traçabilité des tâches, état d’avancement des intervention, gestion de production, etc. : ainsi vous bénéficiez de la Business Intelligence de notre logiciel pour plus de réactivité et une meilleure relation client,
• D’accéder à la plateforme à distance via une simple connexion internet.

Disponible en mode SAAS ou en mode achat de licence, notre solution logicielle a été conçue pour répondre spécifiquement aux besoins des responsables SAV et des équipes sur le terrain.