La digitalisation des process de travail au service de la réussite de vos projets

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Depuis toujours, les entreprises doivent mener à bien une multitude de projets afin de rester compétitives. Pour y parvenir, elles mettent en place des process de travail. Ces derniers sont indispensables pour améliorer l’efficacité et la performance des collaborateurs.

Mais depuis une quinzaine d’années, la transformation digitale a considérablement bouleversé le fonctionnement des entreprises. Aujourd’hui, les entreprises ont tout intérêt à digitaliser leurs process de travail.

L’équipe de Visual Planning vous propose de faire le point sur la digitalisation des process de travail en entreprise.

En quoi consiste la digitalisation en entreprise ?

La transformation digitale est incontournable pour les entreprises d’aujourd’hui qui veulent rester compétitives. Si la société dans laquelle vous travaillez n’a pas encore fait le virage de la digitalisation, il est grand temps de trouver des solutions qui lui permettront de rattraper son retard.

Mais au juste, qu’est-ce que la digitalisation ? Il s’agit tout simplement d’un procédé dont l’objectif est de transformer un process, un outil ou même un métier en un code informatique.

Prenons l’exemple des process en entreprise. Ils ont toujours existé, car ce sont eux qui permettent de mener à bien les projets et d’atteindre les objectifs. Cependant, les process traditionnels, à l’ère du numérique, ne sont plus assez performants. Il est donc devenu nécessaire de transformer ces process afin de les rendre plus efficaces. Une fois la digitalisation des process enclenchée, votre entreprise sera en mesure d’optimiser le temps de travail de ses collaborateurs et pourra également automatiser certaines tâches.

L’arrivée d’Internet a été un véritable bouleversement dans le monde du travail. Les entreprises sont dans l’obligation de s’adapter si elles veulent continuer d’exister et d’atteindre leurs objectifs. C’est encore plus important lorsque l’on sait que la concurrence fait rage et que de jeunes start-up parviennent aujourd’hui à dépasser des entreprises qui existent depuis 25, 40 ou même 50 ans.

Quels sont les atouts de la digitalisation ?

Pour les entreprises, il peut sembler complexe d’amorcer la digitalisation de ses process de travail. Il est vrai que cette transformation digitale ne va pas se faire en un jour et que certains collaborateurs risquent de ne pas voir d’un bon œil ce changement.

Pourtant, la digitalisation est incontournable. C’est grâce à elle que vous pourrez améliorer la performance de votre entreprise.

Il faut voir la digitalisation comme une opportunité. Si vous ne parvenez pas à comprendre comment la digitalisation des process de travail peut aider vos collaborateurs à mener à bien plus efficacement leurs projets, voici quelques éléments de réponse :

• La digitalisation des process de travail favorise la collaboration entre les salariés. Ils peuvent partager des informations stratégiques beaucoup plus facilement. Ils ont également la possibilité de travailler en même temps sur un même document et ce, même s’ils ne sont pas tous dans le même bureau.
• Un autre point qui découle du précédent : la digitalisation des process est totalement adaptée aux nouveaux modes de travail. Ainsi, pour avancer sur un même projet, vos équipes n’ont pas toutes besoin d’être dans le même bureau : plusieurs services peuvent collaborer ensemble et les salariés qui font du télétravail ont également la possibilité de travailler sur le projet, même s’ils ne sont pas physiquement présents dans l’entreprise.
• Grâce à la digitalisation des process de travail, vous vous rendrez compte que certaines tâches peuvent être automatisées : un gain de temps et d’argent pour votre entreprise !
  

Comment digitaliser les process de travail de son entreprise ?

Vous souhaitez que votre entreprise mette à jour ses process de travail afin de les ancrer dans la transformation digitale qui est menée depuis quelques années au sein de votre société ? Cependant, vous ne voyez peut-être pas comment y parvenir avec succès.

Voici nos conseils pour faciliter la digitalisation des process de travail au sein de votre entreprise :

• Dans un premier temps, prévenez vos collaborateurs qu’il va y avoir du changement. Il est important de les prévenir et même de les impliquer pour que l’évolution des process se fasse en douceur. Quand on utilise certain process de travail depuis une quinzaine d’années, le virage vers la digitalisation peut se révéler un peu difficile. Pour éviter le phénomène de résistance au changement ou au moins le limiter, nous vous conseillons donc vivement d’accompagner vos collaborateurs : prévenez-les, expliquez-leur-en quoi ce changement est positif pour eux (gain de temps, automatisation des tâches répétitives…), n’hésitez pas à demander leur avis (même si la décision finale vous appartient) et si besoin, prévoyez des sessions de formation.
• Dans un second temps, choisissez un outil. Car oui, si vous sautez le pas de la digitalisation des process, vous ne pourrez pas continuer à utiliser un simple Excel pour le suivi de vos projets. Il va vous falloir trouver un logiciel performant et complet qui vous permette de suivre le planning de vos équipes, d’allouer des ressources à chacun des projets et même d’effectuer des reportings complets, nécessaires à la prise de décision en entreprise.
• Une fois l’outil choisi, vous pourrez établir de nouveaux process de travail. À ce stade, n’oubliez pas d’inclure vos collaborateurs qui auront sans doute besoin d’être formé à l’utilisation du logiciel.
• Enfin, si au fil des semaines, vous vous rendez compte que les nouveaux process ne sont toujours pas bien intégrés par votre équipe, il faudra que vous preniez le temps d’identifier les points bloquants afin de faire évoluer le process dans le bon sens. Avec la digitalisation, les process de travail ne sont pas figés, ils évoluent en permanence pour une performance toujours plus accrue.

Vous avez des questions sur la digitalisation des process de travail ? Vous voulez savoir comment Visual Planning peut vous aider à attendre votre objectif ? Contactez notre équipe sans plus tarder.