Visual Planning Société Blog Quelles sont les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de gestion de projet ?

Les chefs de projet le savent : plus que jamais, en entreprise, les équipes projet ont besoin d’avoir à leur disposition des outils performants pour mener leurs missions à la réussite. Dans votre société, la gestion de projet prend une importance de plus en plus grande et vous vous rendez compte qu’un logiciel pourrait aider votre équipe à se montrer plus efficace et plus performante ? Vous comptez donc acquérir un logiciel de gestion de projet.

Mais comment bien choisir un tel outil ? Sur quels critères faut-il se baser ? Et surtout, quelles sont les fonctionnalités incontournables qu’un logiciel de gestion de projet doit posséder ? C’est sur ce dernier point que nous allons nous concentrer aujourd’hui. De cette manière, il vous sera bien plus simple de faire le tri entre les nombreux outils disponibles sur le marché : certains sont beaucoup plus performants et complets que d’autres, c’est indéniable.

Voici donc les fonctionnalités clés qu’un outil de gestion de projet doit inclure pour être véritablement intéressant :

Un module de planification et de gestion des tâches

Un logiciel de gestion de projet ne serait pas complet sans un module de planification. Celui-ci est tout simplement incontournable, car il permet de mettre à plat toutes les étapes ainsi que toutes les tâches d’un projet. De cette manière, il vous sera bien plus simple d’allouer les ressources nécessaires à la réalisation de chaque tâche du projet, car vous aurez une vision d’ensemble. Vous pourrez également mieux anticiper les éventuels problèmes et prendre les décisions qui s’imposent.

Prenons un exemple. Vous savez qu’une tâche du projet risque d’être particulièrement complexe. Vous allez donc suivre l’avancée de cette dernière grâce au logiciel de gestion de projet. Si à un moment donné, vous avez l’impression que celle-ci prend du retard, vous pourrez analyser la situation plus facilement et décider par exemple d’allouer une ressource humaine supplémentaire pour rattraper le retard.

Un module de gestion du budget

Sans un budget parfaitement défini, bien des projets sont voués à l’échec. C’est pour cette raison qu’un logiciel de gestion de projet doit intégrer un module de gestion du budget performant. Grâce à cet outil, vous devez être en mesure de suivre le budget dans ses moindres détails, mais également de modifier la répartition des fonds si besoin.

Un module de gestion des ressources

Pour atteindre les objectifs fixés, le chef de projet doit donner un soin tout particulier à l’allocation des ressources. Et sans un logiciel de gestion de projet performant, ce n’est pas forcément évident. Grâce au module de gestion des ressources, vous pourrez faire le point sur ces dernières à tout moment. Et ce, que les ressources soient humaines, matérielles ou même budgétaires.

Prenons un exemple. Pour une tâche bien précise d’un projet, vous avez alloué 2 ressources humaines, pensant que cela serait suffisant. Malheureusement, la tâche s’avère bien plus complexe que prévue et le temps file… Cela risque de coûter cher d’un point de vue financier et en plus cela peut mettre à mal la suite du projet et donc sa réussite. Grâce au module de gestion des ressources, vous pourrez, en un seul clic, allouer une ressource humaine supplémentaire à la réalisation de cette tâche.

Un module de suivi du temps

Grâce au module de suivi du temps, vous pourrez agréger des informations particulièrement importantes. En effet, à tout moment, vous pourrez faire le point sur la durée réelle de chaque tâche et donc leur coût. Vous pourrez également prendre des décisions tout au long du projet : si un membre de l’équipe projet termine une tâche plus rapidement que prévu, vous pourrez lui demander d’aider un collègue qui éprouve des difficultés à tenir les délais pour sa tâche.

Bonus : n’oubliez pas l’aspect collaboratif du logiciel de gestion de projet 

Le logiciel de gestion de projet doit également posséder un module collaboratif pour que le travail puisse être effectué dans les meilleures conditions. À l’ère du télétravail et du flex-office, c’est incontournable. Votre équipe doit être en mesure de communiquer et de s’échanger des documents facilement pour mettre toutes les chances du côté de la réussite du projet : module d’échange sécurisé de documents, tchat, messagerie interne, module collaboratif…

Visual Planning est un logiciel très performant qui combine ces différentes fonctionnalités de base et bien d’autres encore qui faciliteront la vie de votre équipe projet. N’hésitez pas à vous rapprocher de notre équipe pour en savoir plus sur ce que Visual Planning peut faire pour vous !

Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
Manale KARROUM

Marketing & Communication Manager