Visual Planning Société Blog Gestion de planning : comment optimiser la durée des interventions terrain ?

Lorsque vous suivez un chantier, il est crucial de ne pas perdre de temps afin de garantir à vos clients une livraison dans les délais, en minimisant le risque de pénalités de retard. Pour cela, la planification des interventions doit être précise et optimisée. Mais comment s’y prendre pour organiser toutes les tâches au mieux et coordonner vos équipes dans un souci de gain de temps et de productivité, c’est ce que nous allons voir dans cet article.

Utilisez un outil de planification intelligent des interventions

Rien ne vaut les outils de planification professionnels pour éviter les erreurs de planning pouvant être particulièrement préjudiciables non seulement à vos clients mais aussi à l’entreprise. De plus, la plupart des logiciels de planification, utilisent la planification intelligente qui peut être réalisée sur un simple tableur Excel ou manuellement si vous n’avez que quelques techniciens.

Il est vivement conseillé de digitaliser votre planification dès lors que vous devez piloter au moins 10 intervenants.

Lorsque vous planifiez vos tournées, vous devez tenir compte de plusieurs paramètres pour anticiper vos besoins :

  • Le type d’intervention
  • Sa durée prédéterminée (ou prédictive)
  • Le temps de trajet en tenant compte de l’état du trafic
  • Les compétences du technicien
  • Sa disponibilité et sa localisation géographique
  • La disponibilité du matériel et de l’outillage dont il a besoin pour intervenir sur le chantier. Vous devez donc avoir une bonne visibilité de l’état de vos stocks.

En analysant toutes ces données, le logiciel va pouvoir vous proposer un planning optimal, tout en ayant la capacité de faire évoluer les plannings en temps réel en fonction des urgences et des imprévus..

Placez les bons intervenants au bon moment et à la bonne place

C’est bien tout l’intérêt d’un logiciel de planification intelligente que de tenir compte de la disponibilité, de la proximité et des compétences de chaque intervenant pour placer la personne idoine sur chaque intervention dans votre planning.

Vous gagnerez un temps fou et cela vous permet d’être ultra réactif en proposant des interventions rapides sur un chantier, notamment en cas d’incident ou en situation d’urgence. Plus vous serez en capacité de faire intervenir les bons techniciens le plus rapidement possible et pour un résultat efficace, plus vous augmenterez la satisfaction de votre client et renforcer la relation de confiance avec lui.

Utilisez les applis mobiles !

Avec la plateforme Visual Planning, vous pouvez offrir un accès mobile à l’équipe chantier pour consulter et mettre en jour les plannings en temps réel.

Ainsi, l’intervenant peut consulter l’état des stocks avec leur localisation et leur disponibilité en vue d’anticiper et de commander, via l’interface avec votre ERP, les pièces nécessaires en amont pour être prêt le jour de l’intervention.

En outre, le technicien peut voir un clin d’œil sa carte de tournée sur son appareil mobile (smartphone, tablette…) et suivre en temps réel toute modification apportée par le chef de chantier. Il lui suffira alors de renseigner plusieurs champs afin d’établir des rapports précis et personnalisés de ses interventions.

Cela permet au chef de chantier d’avoir un suivi optimal de ses indicateurs de budget, temps passés, frais etc.

Et d’une manière générale, la version mobile du logiciel permet de communiquer en temps réel sur l’avancement des chantiers avec tous les collaborateurs concernés.

En résumé, assurez-vous que votre logiciel de planification et de suivi de chantier est bien relié à une version mobile pour les intervenants terrain, car l’ensemble des données collectées vont alimenter la plateforme automatiquement.

Par exemple, la saisie des temps de travail réalisée par chaque intervenant permet à l’entreprise de générer les feuilles de paie et les rapports d’interventions permettent de générer les factures clients, automatiquement et sans risque d’erreurs.

Rassurez vos clients

N’hésitez pas à mettre en place un système de notifications pour informer vos clients de à chaque étape de vos interventions. Par exemple, vous pouvez lui envoyer une alerte automatique pour le prévenir qu’un sous-traitant sera disponible sur site sur un créneau horaire précis, puis qu’il est en route, etc. jusqu’à la fin de l’intervention.

Ces communications régulières avec vos clients permettent de les rassurer sur votre professionnalisme et le respect de vos engagements contractuels.

De plus, soyez entièrement transparent avec clients en leur offrant la possibilité d’accéder à certains indicateurs comme le taux d’interventions clôturées et résolues ou encore la garantie de temps d’intervention.

Ces éléments partagés permettront au client de contrôler l’état d’avancement des travaux en temps réel et en toute transparence.

 

Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
Manale KARROUM

Marketing & Communication Manager