Visual Planning Société Blog Gestion de projet : Pourquoi préférer un logiciel de planification à un tableur ?

Le logiciel de planification est une solution très polyvalente qui permet de gagner en efficacité en entreprise. En plus de favoriser le travail d’équipe et les échanges, il facilite bien d’autres choses au quotidien. Zoom sur les limites du tableur et les avantages du logiciel de planification.

Les limites du tableur (type Excel) dans la gestion de projets

Il est très courant d’observer dans beaucoup d’entreprises l’utilisation de feuilles Excel, notamment une par service pour planifier le travail. C’est en effet un outil gratuit que de nombreux collaborateurs connaissent bien. Or, bien souvent, non seulement les éléments contenus dans les différents fichiers ne sont pas centralisés, mais en plus les informations ne sont pas entièrement partagées. Avec Excel, la dimension collaborative n’est pas intégrée et les risques d’erreurs augmentent avec l’ajout de nouvelles informations. Voici quelques exemples de ce qu’un tableur de type Excel ne peut pas faire :

  • Bien qu’on puisse ajouter des commentaires au fil des mises à jour, ils ne sont pas datés automatiquement et il devient donc difficile à un commercial par exemple d’avoir un historique précis de suivi d’un prospect.
  • Il est impossible d’ajouter des pièces jointes au fichier Excel, telles que des devis ou encore des cahiers des charges.
  • Excel impose la création d’un nouveau fichier pour chaque nouveau besoin. Il n’est pas possible de tout centraliser sur un même fichier. Gestion de projets, gestion des devis, gestion des factures, gestion de planning, gestion des relances… Toutes ces tâches nécessitent à chaque fois de nouveaux fichiers, ce qui entraîne une perte de temps considérable pour retrouver les bons fichiers et des risques d’erreurs accrus.
  • Qui dit tableur, dit tableau. Toutes les informations ne peuvent figurer que sous forme de tableau / feuilles de calcul. Il est bien entendu possible d’y inclure des graphiques mais le tableur ne permet pas de proposer des statistiques et plus les feuilles se multiplient et moins la lisibilité est bonne.

Le logiciel de planification : un outil qui répond à vos problèmes

Utiliser un logiciel de planification est indispensable pour gérer plusieurs soucis au quotidien que l’on peut rencontrer lorsque l’on est chargé de projets.

Tout d’abord, le problème d’organisation : Par définition, un projet doit absolument être organisé. Mais si on n’a qu’une idée floue de ce que l’on devra faire à tel ou tel moment, le projet risque de ne pas aboutir ou bien de prendre beaucoup plus de temps que prévu et nous mettre face à de nouvelles difficultés.

La répartition des tâches est aussi à prendre en considération. Quand on mène un projet, il est très important de répartir correctement le travail entre les collaborateurs. Cela permet notamment d’éviter les retards, les découragements et les sentiments d’exclusion.

La réussite d’un projet passe en très grande partie par la communication entre les collaborateurs. Si chacun atteint ses objectifs de son côté sans en informer les autres, le projet voit ses chances d’aboutir drastiquement diminuées. D’ailleurs, si vous travaillez avec des personnes dispatchées dans le monde, le logiciel vous sera aussi très utile pour justement garder cette communication.

Autre souci courant : le partage des documents. Dans le cadre d’un projet, tous les collaborateurs doivent avoir accès en même temps à divers documents. On peut perdre du temps à les chercher dans l’arborescence des dossiers ; certains ne sont plus à jour, d’autres sont trop lourds pour être envoyés par mail… La meilleure solution est donc de tous les rassembler dans un même endroit, pour que chacun puisse y avoir accès rapidement et gagner en temps et en pratique. Mais attention à bien privilégier un outil permettant le partage en réseau sécurisé : il est très important que vous puissiez mettre des documents de la plus haute importance à la disposition des membres de l’équipe projet concernés. Stratégiques, ces documents ne doivent pas être visibles des autres personnes de l’entreprise.

Le logiciel de planification pour fluidifier les choses

Le logiciel de gestion de projet peut également être utilisé afin de faciliter la prise de décision des managers et autres chefs de projet. En effet, pour prendre les décisions qui s’imposent, il est important d’avoir toutes les cartes en main. Si le chef de projet se rend compte par exemple qu’une tâche importante prend plus de temps que prévu et que cela risque de mettre en péril la bonne avancée du projet, il pourra décider d’allouer une ressource supplémentaire à la réalisation de la tâche.

L’optimisation des coûts et des délais passe également par l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet performant. Si vous souhaitez respecter le triangle d’or en gestion de projet (le délai, le coût, mais aussi la qualité), l’utilisation d’un outil est indispensable ! En effet, ce logiciel vous aidera à réaliser des simulations qui vous permettront de caler au mieux le projet tout en maîtrisant les coûts et les délais.

En tout cas, il est clair que choisir un logiciel de planification est indispensable pour un meilleur suivi des projets communs dans une entreprise. Il est cependant très important de choisir le bon outil, qui correspond parfaitement aux attentes de l’entreprise et du type de projets que vous avez l’habitude de mettre en place au sein de votre entreprise.

En résumé, même si un tableur semble pratique pour des tâches simples et limitées, il est très vite dépassé par les logiciels professionnels comme Visual Planning, qui savent répondre spécifiquement à chaque besoin de l’entreprise au travers d’un seul outil qui automatise les calculs et génèrent rapidement et sans risque d’erreurs des documents nécessaires aux entreprises. Plus encore, les logiciels de planification peuvent adresser des notifications par mails ou encore faire ressortir les informations les plus intéressantes pour optimiser toutes les tâches de l’entreprise.

 

Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
Manale KARROUM

Marketing & Communication Manager