Comment optimiser la sécurité et la maintenance en gestion de parc ?

Avec l’avènement de la technologie au sein de la gestion quotidienne des entreprises ainsi que dans l’avènement des logiciels propres aux matérielles, il est nécessaire pour les entreprises d’uniformiser leur environnement web (autrement appelé, « Système d’Information »).

Créer des interfaces pour simplifier la communication entre vos solutions, intégrer et personnaliser vos processus opérationnels ou encore, mettre en place des protocoles de sécurité vous permettront de mieux prévenir tous types d’incident : gestion de la maintenance, faille de sécurité, gestion des droits d’utilisateurs, … et bien plus encore !

Vous l’aurez compris, optimiser la sécurité et la maintenance de vos parcs matériels est désormais essentiel pour avoir une gestion de parc matériel efficace. Découvrez avec Visual Planning des conseils pour y voir plus clair.

Comment sécuriser la gestion de parc et prévenir les risques en entreprise ?

En fonction des typologies de ressources étant concernées dans votre gestion de parc, les risques peuvent être différents les uns des autres :

• Gestion de parc informatique : fuite de données, maintenances des serveurs, pannes matérielles, …
• Gestion de parc locatif : vérification des états, disponibilité/indisponibilités des espaces, …
• Gestion de parc d’équipement : maintenance des matériels, doubles réservations, indisponibilités, pannes, réassort des ressources primaires, …
• Gestion de parc automobile : maintenance des matériels, pannes et révisions, disponibilités et indisponibilités, …

L’une des réponses les plus simples et directes à ces problème de sécurité de gestion de parc de ressources, est de créer différents protocoles permettant de suivre les utilisations, de former les utilisateurs, d’automatiser le signalement des pannes ou encore, anticiper les risques de coupure.

Identifiez les risques dans la gestion de parc

Prenons ici, l’exemple d’une entreprise devant gérer un parc informatique.

La gestion d’un parc informatique couplée à l’utilisation de matériel, expose les entreprises à divers risques : obsolescence du matériel, failles de sécurité, pannes, cyberattaques et erreurs humaines. Une identification rigoureuse est donc essentielle pour prévenir ces menaces et assurer la continuité des opérations.

Pour ce faire, un audit régulier permet de recenser les équipements et les logiciels utilisés par les membres d’une entreprise en identifiant ceux qui sont obsolètes ou non conformes et d’évaluer les droits d’accès des utilisateurs. Dans un autre aspect, une analyse des vulnérabilités, incluant des tests de sécurité, permet de détecter les failles exploitables par des cyberattaques.

La surveillance en temps réel est également indispensable pour anticiper les pannes et détecter les comportements suspects. En parallèle, la sensibilisation et la formation des utilisateurs aux bonnes pratiques réduit les erreurs humaines, qui sont souvent un vecteur d’attaques, de panne matérielle et d’oubli de maintenance préventive.

Finalement, un Plan de Reprise d’Activité (PRA) doit être testé régulièrement afin d’assurer la récupération rapide des données et la continuité des services en cas d’incident majeur.

En combinant audit, prévention, surveillance et formation, il est possible d’identifier et de réduire efficacement les risques liés à un parc informatique, garantissant ainsi une infrastructure fiable, performante et sécurisée.

Formez vos équipes à la sécurité et à la maintenance

L’une des facteurs clés de réduction des risques de panne dans la gestion de parc informatique et/ou matériel, consiste à former des les futurs utilisateurs afin qu’ils soient aux courants des risques sécuritaires et qu’ils puissent transmettre de manière autonome, l’information liée à l’utilisation des logiciels.

La formation des utilisateurs joue un rôle crucial dans la réduction des erreurs humaines et des coûts de maintenance, notamment dans le secteur industriel. Des études ont démontré que des programmes de formation continue peuvent entraîner une diminution de 20 % des coûts de maintenance et une augmentation de 15 % de l'efficacité globale de la production dans les six mois suivant leur mise en œuvre.

Par ailleurs, une entreprise ayant adopté une plateforme numérique pour le processus de verrouillage et d'étiquetage (LockOut/TagOut) a constaté une réduction de 20 % à 40 % du temps consacré à la maintenance, éliminant le papier et améliorant l'enregistrement des interventions. Cette initiative a également permis de réduire les accidents du travail à zéro.

Ces résultats illustrent l'impact significatif de la formation et de l'automatisation sur la réduction des erreurs humaines et des coûts de maintenance, contribuant ainsi à une amélioration notable de la productivité et de la sécurité au sein des entreprises.

Assurez une maintenance préventive et corrective pour optimiser la sécurité du parc

Une autre solution réside dans la maintenance préventive et corrective permettant de limiter les risques de panne, d’assurer une activité opérationnelle continue et de renforcer la sécurité de votre parc !

En fonction des capacités de votre entreprise et des solutions additionnelles proposées par vos fournisseurs, vous pourrez être amené à externaliser ou internaliser cette maintenance préventive.

Pourquoi faire le choix d’une maintenance préventive ?

La maintenance préventive est un élément clé pour garantir la performance et la continuité des opérations au sein d'une entreprise. Elle permet d'anticiper les problèmes et de réduire les coûts liés aux pannes imprévues, tout en optimisant l’utilisation des équipements et des logiciels.

Prenons l'exemple de la Tierce Maintenance Applicative (TMA) de Visual Planning, un logiciel de gestion de planning, pour comprendre comment une telle approche peut offrir des avantages concrets.

Réduction des coûts à long terme

En effectuant des contrôles réguliers et en intervenant avant qu’un problème ne survienne, les entreprises peuvent éviter des réparations coûteuses ou des arrêts prolongés des systèmes. Par exemple, avec la TMA de Visual Planning, une gestion proactive des incidents garantit une performance continue et une durée de vie prolongée des systèmes, permettant ainsi d'éviter des dépenses imprévues.

Optimisation de la disponibilité des systèmes

La maintenance préventive permet de garantir une disponibilité optimale des outils utilisés par l'entreprise. Dans le cas de Visual Planning, cela signifie que les utilisateurs peuvent compter sur une application de gestion de planning stable et fonctionnelle. En planifiant des interventions régulières sur le système, on minimise les risques d’interruption, ce qui assure que le logiciel reste opérationnel pour gérer efficacement les ressources et les plannings.

Une équipe dédiée à vos usages

Un des principaux avantages de la Tierce Maintenance Applicative est la mise à disposition d’une équipe dédiée, entièrement consacrée à vos besoins de maintenance applicative. Grâce à cette approche, vous bénéficiez de plusieurs experts, chacun intervenant dans son domaine de compétence. Cela permet une gestion plus fluide et personnalisée de vos applications. Qu'il s'agisse de corrections, de mises à jour ou d'améliorations, toutes vos demandes sont prises en charge via des canaux clairement établis, facilitant ainsi la communication, limitant les risques de confusion et accélérant le traitement des demandes.

Comment bien gérer les interventions correctives ?

Planification de la maintenance dans votre logiciel de gestion de parc, souscription d’un service de Tierce Maintenance Applicative, … nombreuses sont les possibilités assurer des actions corrections correctives efficaces.

Les avantages de la planification des interventions correctives

Planifier les opérations de maintenance permet à toute entreprise, de simplifier la planification des interventions correctives et d’assurer une activité continue autour de la gestion de son ou ses parcs. Prenons ici, l’exemple du logiciel de gestion de parc Visual Planning :

• Synchroniser les actions de maintenance dans les plannings afin de montrer une indisponibilité des ressources. En allant encore plus loin, vous pourrez également déterminer la durée d’indisponibilité de la ressource dans vos plannings mais également les ressources concernées par cette intervention corrective.
• Si les événements ont un répétition prévue en fonction d’un usage (critère journalier, horaire, …), vous pourrez également créer des événements répétitif de manière automatisé et ce, tout au long de l’année.
• Dans le cas d’une panne matérielle, d’un poste de travail, … vous pourrez rediriger la production vers d’autres ressources. En effet, grâce à la vue « Statistiques » ainsi qu’aux plans de charges de vos ressources, vous aurez une meilleure visibilité pour prendre une décision optimale.
• Accédez à l’ensemble de l’historique de la ressource : le dernier utilisateur, les anciennes « réservations » et utilisation, …

Les avantages d’un service de Tierce Maintenance Applicative

Outre l’avantage d’avoir une équipe pleinement dédiée à votre planning, vous pourrez opter pour un service de tierce maintenance applicative comme la TMA de Visual Planning. En prenant exemple sur le cas de Visual Planning, vous aurez plusieurs avantages pour :

• Un accès privilégié et prioritaire, quelque soit le canal utilisé (téléphone, email, partage d’écran).
• Un outil de Ticketing dédié.
• Une triple expertise métier, processus client et solution pour une compréhension approfondie de vos besoins.
• Une garantie contractuelle SLA (Service Level Agreement).

Optimisez la gestion de parc avec Visual Planning

Visual Planning est la solution idéale pour améliorer la gestion de vos équipements. Grâce à cette plateforme, vous pouvez optimiser la planification et renforcer la sécurité des parcs. Notre solution offre notamment les fonctionnalités suivantes :

Une centralisation des données pour une gestion simplifiée

Visual Planning vous permet de centraliser toutes les données relatives à vos équipements, simplifiant ainsi la gestion des stocks et de la maintenance. Pour ce faire, il est nécessaire pour le chef de projet d’intégrer toutes les informations disponibles (via VP Documentum) sur les ressources du parc en question : contrat, garantie, historiques d’utilisations, disponibilités et indisponibilités, caractéristiques techniques, …

En demandant une intégration de Visual Planning dans vos ERP, vous pourrez également permettre à votre logiciel de gestion de parc de centraliser les informations de vos autres logiciel de gestion. L’objectif est d’avoir une solution étant capable d’englober le tout et de traiter ce flux important d’information.

Une planification proactive

Outre l’intégration des données de vos ressources dans votre logiciel de gestion de parc, il est aussi nécessaire d’intégrer les processus opérationnel de votre activité (attribution des ressources, localisation, maintenance, …) ainsi que des règles de contraintes et de gestion opérationnelles.

Grâce à cela, vous pourrez :

• Déterminer la disponibilité d’une ressource depuis les filtres d’attribution,
• Empêcher la double affectation de ressource,
• Créer un système de notification et d’alerte propre à votre entreprise visant à vous informer de tout changement,
• Créer des vues personnalisées pour chacun de vos utilisateurs,
• Suivre les indicateurs clés de votre activité et de l’utilisation de vos performances, …

La gestion de la sécurité des équipements

La plupart des entreprises privilégient des solutions logicielles pouvant s’interfacer les unes aux autres afin de faciliter la circulation de l’information, uniformiser les formats des données et tout simplement, créer un système d’information.

La gestion de la sécurité des équipements est un enjeu crucial pour garantir la conformité, la fiabilité et la protection des collaborateurs. Avec Visual Planning, les entreprises disposent d’un outil puissant pour centraliser et automatiser le suivi des contrôles de sécurité, des maintenances préventives et des inspections réglementaires.

Ainsi, en fonction du format de réception d’une donnée d’une activité, de sa fiabilité ou de sa retranscription logicielle, vous pouvez avoir le choix de faire apparaître ou non des actions de maintenance grâce à la création de « contraintes » agissant comme outil de contrôle.

Le logiciel permet également de gérer les habilitations des techniciens (appelé « droit d’utilisateur »), d’assurer la traçabilité des interventions et de garantir le respect des normes en vigueur. En offrant une visibilité en temps réel et un historique détaillé des actions menées, Visual Planning contribue à une gestion proactive des risques, réduisant ainsi les incidents et optimisant la sécurité globale des infrastructures et des opérations.

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